Vytvořte nebo změňte výchozí e-mailová upozornění na ploše pro MS Outlook

Oznámení jsou způsob, jak dát lidem okamžitě vědět, že došlo k určité události. A těch jste na něm určitě zažili hodně webové stránky sociálních sítí. Osobně je považuji za velmi užitečné s e-maily.

Jako svůj používám MS Outlook e-mailového klienta a způsob, jakým je upozornění na mail funguje systém mi pomáhá udržet si přehled o svých e-mailech. Na první pohled poznám chuť zprávy a mohu se rozhodnout, co s ní udělám. Občas jsem se však přestal soustředit na důležité úkoly kvůli ne tak důležitým e-mailům.

Zvažoval jsem tedy deaktivaci výchozí funkce upozornění na e-mail a vytváření personalizovaných pravidel/alerts pro určité typy zpráv (s ohledem na věci, jako je odesílatel, předmět atd.). Zde je návod, jak můžete udělat totéž.

Kroky k deaktivaci výchozí funkce upozornění

Pokud chcete vytvářet upozornění pro konkrétní typ zpráv, měli byste deaktivovat výchozí nastavení. Jinak by pro každou takovou zprávu byla dvě upozornění.

Krok 1: Navigovat do Nástroje -> Možnosti spustit Možnosti dialog. Zde zvýrazněte Předvolby tabulátor a stisknout Možnosti e-mailu tlačítko pod E-mailem sekce.

Krok 2: Na Možnosti e-mailu klikněte na dialogové okno Pokročilé možnosti e-mailu.

Krok 3: Zrušte zaškrtnutí možnosti Zobrazit upozornění na novou poštu na ploše pro deaktivaci výchozího nastavení upozornění na ploše.

Kroky k vytvoření přizpůsobených pravidel výstrah

V této sekci definujeme pravidla pro zprávy, na které chceme dostávat upozornění e-mailem.

Krok 1: Klikněte pravým tlačítkem na zprávu (od osoby vašeho pravidla k mapování výstrahy) a vyberte Vytvořit pravidlo.

Krok 2: Zaškrtněte políčka u všech parametrů, které chcete použít, a poté zaškrtněte políčko Zobrazí se v okně upozornění na novou položku. Navíc byste mohli Přehrajte vybraný zvuk což by znamenalo, že můžete mapovat různé tóny na různé lidi.

Krok 3: Můžete také přejít na Pokročilé možnosti chcete-li použít více parametrů filtru a přidat výjimky do pravidla.

Pravidlo můžete také okamžitě spustit a zkontrolovat, zda funguje. Po dokončení bude vaše přizpůsobené pravidlo upozornění připraveno k použití.

Rychlý tip: Nemusíte vždy vytvářet nové pravidlo. Pokud již nějaké pravidlo máte (řekněme pro filtrování pošty), můžete toto pravidlo otevřít tak, že přejdete na Nástroje -> Pravidla a upozornění a zaškrtněte správná/povinná políčka.

Existuje však určitý rozdíl ve výchozím vyskakovacím okně a v přizpůsobeném okně upozornění. Zatímco výchozí vyskakovací okno se zobrazuje v pravém dolním rohu obrazovky, okno s upozorněním se zobrazuje nad vším, co spouštíte.

Závěr

Je to dobré gesto vyřizovat e-maily téměř okamžitě a také dobré reagovat na ně co nejdříve. V této činnosti do značné míry pomáhají notifikace na ploše. Ale pak, ne všechny e-maily jsou důležité a ne všechny vyžadují okamžitou odpověď a odklon od aktuálních úkolů.

Vytvoření přizpůsobených pravidel výstrah vám v tomto scénáři může skutečně pomoci. Řekněte nám, zda to považujete za užitečné.