10 utroligt nyttige værktøjer og tilføjelser til e-mailproduktivitet
Miscellanea / / December 02, 2021
Om noget fra internet-æraen i 90'erne, der på magisk vis har overlevet angrebet fra alle slags kommunikationsmedier sociale netværk, mobiltelefoner, chat-apps (alle slags) osv., og også blomstrede mens du gør det, er den ydmyge e-mail indbakke. Ja, e-mail er levende. Det er fortsat den mest eftertragtede – og nemme – måde for de fleste af os at røre ved base og tale.
Billede med høflighed - xJason Rogersx
Naturligvis har fremkomsten af e-mail som den primære måde at forbinde på også betydet, at vi er begyndt at over-stole på og overbesætte med dette stykke værktøj. Og sædvanligvis fører en sådan overtillid og overbesættelse til en produktivitetstræthed, som følgelig afføder et helt økosystem af apps, software og for ikke at nævne "guruens råd" (vi kalder det guru gyaan her i Indien) for at hjælpe dig med at blive mere produktiv med dette værktøj.
Jeg vil indrømme, at jeg selv har benyttet enhver lejlighed til at sprede guruen gyaan om e-mail-produktivitet via indhold og mund til mund. I betragtning af at jeg for det meste er ude af stand til at gøre andet end det, vil jeg fortsætte øvelsen i dag, dog denne gang med apps og tilføjelser.
Så hvis du stadig er med mig (og har tolereret min pludren med succes), så tjek denne liste over nogle seje værktøjer, der rent faktisk forbedrer din e-mail-oplevelse og gør dig mere produktiv. I modsætning til hvad jeg end siger eller tror, virker disse faktisk.
1. Rapporterende
Rapporterende er en browsertilføjelse til Gmail, der gør Gmails intetsigende sidebjælke (normalt fyldt med annoncer) til noget, som du kan drage fordel af næsten hver dag. Det viser grundlæggende oplysninger om afsenderen af e-mailen som hans billede, links til hans profil, seneste tweets osv. Som du kan se på skærmbilledet ovenfor (som jeg tog fra deres hjemmeside), har den fuldstændig profiloplysninger om deres administrerende direktør i Gmails sidebjælke.
Tilføjelsen er tilgængelig til Firefox, Chrome og Safari, gratis at bruge og integreres problemfrit med Gmail. Og det sikrer, at du ikke spilder tid på at søge efter baggrunden for den person på internettet, der lige har sendt dig en e-mail med det million-dollar-tilbud.
2. AwayFind
Hvis det er det du gør næsten hele dagen at tjekke e-mail, har du sandsynligvis brug for en service som AwayFind for at hjælpe dig med at få udført produktivt arbejde ved ikke længere at bekymre dig om presserende e-mails. AwayFind vil overvåge din e-mail-konto for vigtige beskeder og give dig besked via SMS, Twitter DM'er, IM-værktøjer som Gtalk/Yahoo eller via dens iPhone/Android-app, når en sådan e-mail rammer din indbakke.
Du kan opsætte filtre for at AwayFind kan bestemme meddelelsesprioritet på din konto, og også sætte dem på farten gennem deres e-mail-plugins. Deres gratis konto overvåger 1 konto (kun Gmail/IMAP) og planer starter ved $15 pr. måned, hvis du vil have mere af deres ting.
3. ActiveInbox
ActiveInbox tilføjer nogle fremragende opgavestyringsfunktioner i Gmail og gør e-mailadministration nemmere (ja, endnu en Gmail-tilføjelse..kontakttil Gmail hvis du ikke har endnu). E-mails kan omdannes til handlingsrettede opgaver, projekter og mål kan oprettes, og der kan tilføjes noter til hver e-mail.
Det er en gratis tilføjelse til Firefox og Chrome, der fungerer overalt, hvor disse browsere og Gmail fungerer.
4. NudgeMail
NudgeMail vil have dig til at vide, at den er der for dig, når du glem dine e-mail-opfølgninger. Så om din kone sendte en e-mail til dit kontors e-mail-id for at få mælk og frugt på vej tilbage (du vil ikke tro, hvor mange koner gør at) eller en ven bad dig tjekke et job ud til ham, NudgeMail kan sørge for, at du bliver påmindet på det rigtige tidspunkt for at få dem Færdig. Bare videresend en e-mail til adresser som "[email protected]" eller "[email protected]" og stop med at bekymre dig om det. Hele listen af kommandoer er her.
NudgeMail er gratis, mens det er i beta, fungerer med alle e-mail-udbydere, hvad enten det er på computer eller mobil, og integreres også med Google Kalender.
5. Grexit
Vi har tidligere talt om GrexIt i længden vores artikel på GT Resources, og jeg syntes også, det fortjener en omtale på denne liste. Det er et nyttigt værktøj for teams og kan være utroligt tidsbesparende, når først e-maildatabasen for dig og dine kolleger begynder at vokse.
Konceptet er enkelt - du skulle ikke behøve at videresende den samme e-mail, der havde instruktioner om, hvordan du gør xyz til en nyansat, efter at du allerede har talt om det for 3 dage siden med en eksisterende medarbejder. Der bør være et centralt sted, hvor teammedlemmer kan få adgang til sådanne e-mails, og GrexIt giver præcis det. Men kun beregnet til Google Apps.
6. NutshellMail
NutshellMail er ikke ligefrem et e-mail-produktivitetsværktøj..i stedet er det, hvad jeg vil kalde produktivitet via e-mail. Ovenstående skærmbillede viser et glimt af de e-mails, jeg modtager fra NutshellMail hver dag. Det sender en oversigt over dine sociale netværkskonti som Facebook, Twitter LinkedIn osv. og inkluderer vigtige oplysninger i resuméet kan meget vel tage sig af de mange besøg, du foretager på disse websteder hver anden time, bare for at holde dig opdateret med små ting betydning.
7. Skriv det. Navn
Skriv det. Navn er et unikt værktøj, der automatisk holder dine Google-kontakter (eller Gmail-adressebog) opdateret med de seneste detaljer som telefonnummer, e-mailadresser osv. Den scanner signaturen fra e-mail-afsendere og kører den mod dine kontakter for at se, om detaljerne for en eksisterende kontakt skal opdateres. Så ikke mere manuel tilføjelse af nye telefonnumre og e-mailadresser til adressebogen.
8. Automatiseringsværktøjer
Vi skriver e-mails hver dag uden at være klar over, at mange af de sætninger og sætninger, vi bruger, er gentagne. Det er klart, et tab af produktivitet og gevinst ved kedsomhed (hvis du indser, at det er kedeligt altså). Så løsningen bruger automatiseringsværktøjer, der kan sætte sætninger på kommando af en tast eller to. Eksempler på sådanne værktøjer er Gmails standardsvar, AutoHotKey, og Lifehackers pæne lille hjælpeprogram kaldet Tekster. Der findes mange flere sådanne automatiseringsscripts, du skal bare finde det rigtige og bruge det så ofte som muligt.
9. Xobni
Xobni er en kraftfuld tilføjelse til e-mail-produktivitet til Outlook, der kombinerer funktionaliteterne i et værktøj som Rapportive til at vise kontaktprofiler, og som også automatisk opretter brugerens adressebog. Det forbedrer også Outlook-søgning i høj grad. Værktøjet kommer i både gratis og pro-versioner og tilbyder også en pæn BlackBerry-app.
10. Bedre Gmail 2
Sidst, men ikke mindst, har vi Bedre Gmail 2 til Firefox (Chrome-brugere kan tage et kig på Bedre Gmail til Chrome). I årenes løb har Gmail inkorporeret en masse funktioner, der først blev introduceret af denne tilføjelse, men den er stadig relevant og har tonsvis af tilpasninger tilgængelige for de mere teknisk kyndige partier blandt Gmail brugere.
Din holdning?
Så ser e-mail ud til at overtage dit liv igen og igen? Hvordan har du taklet det indtil videre? Hvad har været dine yndlingsværktøjer/tricks?