Sådan bruges filterdataværktøjet i MS Excel

Jeg bor hos mine venner, og af samme grund opretholder vi et excel-ark for vores husholdningsudgifter. I slutningen af ​​hver måned sidder vi og analyserer vores udgifter på tværs af forskellige kategorier for at adskille det forfaldne og allerede betalte beløb.

Da der er mange data, har vi en hård tid med at scanne gennem rækkerne og kolonnerne for at adskille alle muligheder. Dette fortsatte, indtil jeg udforskede Filter værktøj det MS Excel tilbud. Og tro mig, siden er tingene blevet meget nemmere. Det er præcis, hvad vi skal tale om i dag.

Bruger Filter værktøj gør det virkelig nemt at analysere og beregne ting. Lad os se på, hvad det kan. Til at begynde med skal du have et excel-ark med data. Du skal også finde ud af kriterier og kolonneværdi som du vil filtrere.

For eksempel har jeg kolonne B (Due and Paid) som en base for filtrering af mine data. Det Filter værktøj ligger under Data fanen.

Når du har navigeret til den nævnte fane, skal du vælge den kolonne, du vælger at filtrere. Du kan vælge flere kolonner eller endda hele dokumentet. Tryk på

Filter ikon, når du har foretaget dit valg.

Du vil bemærke, at et tragtlignende ikon vises på den kolonneoverskrift og tilbyder en rullemenu at træffe valg. Udvid denne menu og fjern markeringen i de felter, som du ikke ønsker at se i resultatsættet. Med andre ord, marker kun de felter/værdier, som du vil se og trykke på Okay.

I vores eksempel vil du bemærke, at rækkerne har På grund under kolonne B udgør en del af resultatsættet. Alle andre rækker er blevet filtreret fra. Du vil også se, at række 1 stadig viser betalt, og årsagen er, at excel betragter række 1 som kolonneoverskrifter og ikke en værdi.

På lignende måde kan du anvende flere filtre baseret på andre kolonneværdier. For at rydde filteret kan du trykke på værktøjsikonet igen eller klikke på Klar udover det.

Der er en anden måde at anvende filtrene på, og den kan anvendes mod en valgt celleværdi. Vælg en celle, og højreklik for at navigere til Filter. Der er fire typer valg, du kan foretage her. Udforsk alle for at forstå, hvad de betyder.

Konklusion

Hvis du har brug for at vedligeholde excel-ark og også kræver konsolidering af resultater fra tid til anden, vil du finde filterværktøjet nyttigt. Det er ikke svært at mestre. Jo mere du bruger det, jo mere vil det få dig til at tænke på, hvordan du levede uden det.

(øverste billedkredit: Microsoft Sverige)