Sådan spores ændringer, brug kommentarer i et delt MS Word-dokument
Miscellanea / / December 02, 2021
På kontoret er vi nogle gange nødt til at skabe en delt dokument dvs. ét dokument, der skal bruges af flere personer. Når dette er tilfældet, er det også åbenlyst, at de privilegerede vil foretage ændringer i dokumentet; og til tider lave ændringer, som andre ikke kan finde ud af.
Derfor er det en god idé at holde styr på de ændringer, der er foretaget i et delt dokument. Den grundlæggende måde at gøre det på er at tilføje en kommentar efter en ændring, du foretager, eller give samarbejdspartnerne besked, når du har redigeret. Men det er ikke altid for bekvemt, især hvis dokumentet er stort. Heldigvis har MS Word din ryg her.
MS Word giver to fremragende værktøjer kaldet Kommentar og Spor ændringer under dens Anmeldelse fanen. Selvom jeg har set meget få mennesker bruge dem, ved dem, der bruger, hvor nemt det kan blive, når du først får fat i disse to fremragende funktioner. Og i dag vil vi guide dig gennem det grundlæggende i at praktisere dem.
Brug af kommentarer i MS Word
Denne funktion vil hjælpe dig med at lade andre brugere (dem der har adgang til dokumentet) kende din feedback eller forslag til bestemte ting. Vælg for eksempel noget tekst (som jeg gør i min artikel) og tryk på
Ny kommentar ikon. Bemærk etiketten (s1) og tilsvarende kommentar, der er tilføjet til den i venstre rude.Nu, når andre brugere åbner dokumentet, kan de se kommentaren, acceptere din feedback eller efterlade deres egne kommentarer. Fra båndværktøjerne kan du evt Slet kommentarer eller endda hoppe til Forrige Næste kommentar.
Brug af spor ændringer i MS Word til at spore dokumentredigeringer
Som navnet antyder, hjælper dette sæt dig spore ændringer der bliver lavet på dokumentet. Øjeblikket du rammer Spor ændringer, hvad end du skriver nyt vises med rødt og bliver understreget. Og hvad end du sletter får slog igennem ( sådan her ) i stedet for at blive slettet.
Det lodret linje til venstre strækker sig gennem hele længden indeholdende enhver ændring. Sammen med dette Gennemgangsrude (kan bringes frem fra båndet) vil vise detaljer om de ændringer, der foretages. På denne måde vil ejeren have et grundigt kendskab til de redigeringer, der blev foretaget i dokumentet.
Disse ændringer kan nu accepteres eller afvises ved at vælge højreklik.
Desuden kan du vælge at se revisionerne i ballonformat (billede nedenfor) eller tjek forskellige revisioner af dokumentet (skift indstillinger på rullemenuen, hvor der står Endelig viser markup; vist på det første billede).
Der er en masse andre formaterings- og farveændringsaktiviteter, som du kan følge. Og jeg er sikker på, at du vil udforske disse muligheder, når du mestrer det grundlæggende.
Konklusion
Formålet med denne artikel var at dække det helt grundlæggende, så du kan komme i gang med disse to vidunderlige værktøjer i MS Word. Hvis du har brugt dem før, vil du måske dele nogle få tricks og tips, som du kender til, med vores andre læsere. Til dem, der skal starte, fortæl os om dine erfaringer med at bruge det for første gang.