Bedste SharePoint-praksis for dokumenthåndtering – TechCult
Miscellanea / / May 01, 2023
SharePoint er et af de bedste værktøjer for virksomheder til at kommunikere med deres medarbejdere og administrere deres data. Så hvis du er en lille virksomhedsejer eller en af Fortune 500-virksomhederne, kan dette værktøj hjælpe meget! Vi skal også huske på, at Microsoft SharePoint har mange funktioner, og hvis det bruges rigtigt, kan vi gøre vores daglige arbejde effektivt. Så i denne artikel vil vi dele med dig SharePoint bedste praksis for dokumenthåndtering for at bruge værktøjerne til deres fulde potentiale. Er du begejstret for at kende bedste praksis for SharePoint-videnstyring? Hvis ja, så er denne følelse gensidig, da vi også er glade for at dele denne viden.
![sharepoint bedste praksis for dokumenthåndtering](/f/9e4d54a914ce228605f8544c71ffa0c7.png)
Indholdsfortegnelse
Bedste SharePoint-praksis for dokumenthåndtering
Denne artikel indeholder nogle af de bedste fremgangsmåder, som du kan bruge til mere effektiv administration på SharePoint. Så hvis du er en nybegynder, der stadig prøver at finde rundt, så fortsæt med at læse til slutningen for at få flere nyttige ting om
SharePoint bedste praksis for dokumenthåndtering.Hvad er SharePoint?
Før vi kommer ned til SharePoints bedste praksis for dokumenthåndtering, lad os læse lidt om SharePoint. SharePoint bruges hovedsageligt til at oprette websteder. Det er et af de bedste værktøjer, der nogensinde er skabt af Microsoft til at dele, administrere og få adgang til oplysninger med flere enheder. Den blev udviklet i år 2001 og har som mere end 200millionaktive brugere. Selvom SharePoint ikke får opdateringer ofte. Men alligevel er det et af de mest berømte værktøjer i Microsoft 365.
![sharepoint webside](/f/f498627b0c0f705e2ede5d7ce89d3a74.png)
En ting mere, som du skal huske er, at det ikke er en app, men det er en platform. Den største forskel mellem en app og en platform er, at en app udfører specifikke opgaver, mens en platform er, hvor en app eller et websted kan bygges på. For at forenkle er en app eller hjemmeside produktet, og platformen er fabrikken, hvor produktet fremstilles.
Læs også:Sådan løses SharePoint Edit Web Part ikke tilladt
Bedste SharePoint-praksis
Denne Microsoft-platform bruges hovedsageligt til lagring, analyse og deling af data. Så du skal forstå den bedste praksis, du kan følge for at gøre det mere effektivt. For at give dig en klarere forklaring opdelte vi tipsene i to forskellige sektioner, SharePoint best practices for dokumenthåndtering og SharePoint store dokumentbibliotek best practices. Så lad os kende hver af dem i detaljer.
Bedst SharePoint Øvelser til Videnshåndtering
Så først vil vi dele nogle af de bedste SharePoint-videnstyringsbestemmelser, der bør implementeres.
1. Samarbejde med andre
![Samarbejde med andre](/f/184676afbfde6e4dbafb0ff8d5aa1c4a.jpg)
For en virksomheds vækst er det nødvendigt at samarbejde med andre. Uden samarbejde er det ikke muligt at have en sund arbejdskultur, og dermed vil det forårsage stagnation. Så glem ikke, at SharePoint ikke kun er et fantastisk informationsstyringssted, men det har også værktøjer til at samarbejde med teamet. Brug dem og hold forbindelsen. Så det løste din forespørgsel efter bedste praksis for SharePoint-mappestruktur.
2. Brug af metatags
Mange brugere har spørgsmål som best practices for SharePoint-mappestruktur. Men vi vil anbefale dig at bruge metatags i stedet for mapper. Det er meget vigtigt at bruge tags til at sortere forskellige oplysninger effektivt. Mange mennesker bruger stadig mapper til klassificeringer, men i de fleste tilfælde er det mere effektivt at bruge metatags. Hvis du ikke bruger SharePoint online, er du måske ikke bekendt med metatags, og det er ok. Men nu som du ved dette, vil vi bede dig om at bruge denne funktion. For ved kun at bruge mapperne begrænser du dig selv fra at have mere fleksibilitet.
Vi siger ikke, at du overhovedet skal bruge mapper, men tags giver bedre tilgængelighed til information, og du kan hurtigt få adgang til dem. Dette er det første punkt, du bør følge for bedste praksis for SharePoint-struktur.
3. Tildeling af tilladelser
Dette er endnu en god SharePoint-best practice til dokumenthåndtering. Som sagt er det vigtigt at samarbejde. Så hvis du vil følge dette tip, så er en ting at gøre at tildele tilladelser. Uden at give ordentlig tilladelse begrænser du teamet i at udføre bestemte opgaver, hvilket forsinker mange processer undervejs. Derfor skal du huske på dette; arbejd som et team og tildel den rigtige tilladelse til de rigtige personer, så du ikke behøver at udføre alle opgaver alene. Det er dog også vigtigt at bemærke, at man ikke bør give autoritet til alle, og begrænse sig selv fra at tillade hvert medlem at bruge hvert værktøj og redigere alt. Det kan skabe forvirring.
4. Bruger AAR
AAR eller blot After Action review er et anmeldelsessystem, der først er udviklet af den amerikanske hær. Du kan bruge dette system i din organisation, især i SharePoint-platformen. I AAR-sagen gives ekspertvurderinger til medarbejdere for at forbedre deres beslutningsevne.
Eksperter giver deres mening om, hvordan og hvorfor en bestemt handling udføres, og hvad der kan gøres bedre. De hjalp medarbejderne med at udbedre fejlene og rette manglen. Dette system giver teams en bedre måde at træffe informerede beslutninger på og øger til gengæld produktiviteten.
5. Oprettelse af informationsarkitektur
At skabe en informationsarkitektur er også meget vigtigt. Uden en klar vision kan din klassificering af vigtig information være ret rodet. Derfor skal du først læne dig tilbage og tænke over, hvordan du vil dele oplysningerne, og derefter kun tilføje dem til webstedet.
Det kan gøres i SharePoint som lister filer og afhænger udelukkende af dit behov. Som vi sagde tidligere, er dette et ret kraftfuldt værktøj med mange funktioner, med specifik brug. Du bør også undgå at bruge alle funktioner, da dette kan gøre tingene mere rodede. Så det er meget vigtigt at tænke på dine primære mål, når du deler information og derefter skabe en informationsarkitektur. Det er et andet meget vigtigt punkt i SharePoint-strukturens bedste praksis.
6. Beskyttelse af følsomme data
![Beskyttelse af følsomme data](/f/4e2d9964fc634f844710173c06c485f9.jpg)
Det er meget vigtigt at holde vigtige følsomme oplysninger sikre, så kun autoriserede medlemmer kan få adgang til dem. Uden at gøre dette, risikerer du, at du ofrer din organisations privatliv og sikkerhed.
Læs også: Hvad er ulemperne ved SharePoint?
Bedst SharePoint Øvelser til Stort dokumentbibliotek
Når du håndterer en stor organisation, kan du også stå over for store datafiler. Så hvis du vil vide, hvordan du organiserer disse store dokumenter effektivt, så er her nogle bedste fremgangsmåder for SharePoint-stort dokumentbibliotek.
1. Brug af dokumentversioner
![Brug af dokumentversioner](/f/a746e05f862bc85d7b1d3ed8f615c796.jpg)
Når du redigerer eller opretter noget, i dette tilfælde et dokumentbibliotek, kan der ske fejl. Især når filerne er ret store. Det er derfor, for at løse dette problem, introducerede Microsoft funktionen dokumentversioner. Med dens hjælp kan du nemt rejse til fortiden! Dette er en kreativ måde at sige, at du kan gendanne de tidligere data før redigering.
Derfor vil vi foreslå, at du aktiverer indstillingen for dokumentversioner i SharePoint. På denne måde kan du bringe den ændrede version af en fil tilbage.
2. Brug af visninger
Vi har allerede fortalt dig at bruge metatags i stedet for filer. Og en grund til dette tip er, at hvis du bruger meta-tags, så kan du bruge visninger til at finde og finde en fil nemmere. Da visninger giver dig adgang til grupper, filtre og sorteringsfunktioner. Så for at gøre din søgeoplevelse problemfri, brug tags og se funktionalitet.
3. Undgå mellemrum
Dette kan virke som en meget lille ting at overveje, men du skal ikke ignorere dette punkt. Da SharePoint-URL'er ikke tillader dig at inkludere mellemrum. Mange mennesker bruger tegn som &,* og # i stedet for mellemrum, men det kan også forårsage nogle problemer med at finde en bestemt fil. Men hvis du ikke bruger plads, kan filnavnet være svært at læse. Så her er hvad du kan gøre, giv ikke navn til et bibliotek som Duck Duck Go. Navngiv det i stedet som dette, DuckDuckGo. Brug store bogstaver for at gøre navnet læsbart.
4. Brug af Content-Type
Ligesom tags er det også vigtigt at bruge indholdstyper. Brug én indholdstype pr. dokumentbibliotek, og det vil være mere bekvemt at klassificere oplysninger.
5. Aktivering af advarsler
Når der er mange brugere på et websted, er det meget svært at spore hver ændring, de foretager. Så hvis der er mange medarbejdere på et websted, der har tilladelse til at redigere eller flytte oplysninger, og du vil vide, hvornår de gør det, så slå advarsler til. SharePoint sender dig en meddelelse, hver gang nogen ændrer noget. Det bedste ved denne særlige funktion er, at den ikke begrænser sig til kun administratorer. I stedet kan enhver bruger indstille en advarsel for at vide om ændringen.
Anbefalede:
- Sådan bruger du ChatPDF til at analysere og få svar fra din PDF
- Hvad er fordelene ved SharePoint?
- Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og tricks
- Sådan løses SharePoint Edit Web Part ikke tilladt
Vi håber efter at have læst denne artikel dit problem, SharePoint bedste praksis for dokumenthåndtering, er nu løst. Hvis du stadig har problemer, så glem ikke at bruge kommentarsektionen, og vores team vil tage sig af det. Du kan også anbefale os et nyt emne i kommentarerne, og vi vil gøre vores bedste for at skrive en dedikeret artikel om det. Gem vores hjemmeside i bogmærket til fremtidig reference. Tak fordi du læste.
Alex er drevet af en passion for teknologi og spilindhold. Uanset om det er ved at spille de seneste videospil, holde sig ajour med de seneste tekniske nyheder eller engagere med andre ligesindede online, Alex' kærlighed til teknologi og spil er tydelig i alt det, han gør.