Send Word 2010-dokumenter direkte til PowerPoint 2010

Gør du lav dine præsentationer direkte på PowerPoint fra bunden? Der er mere end en sandsynlig mulighed for, at de data, din chef har bedt dig om at inkludere i præsentationen, ligger i en nærliggende Microsoft Word-fil. Nu er der to måder at bringe disse data ind i en PowerPoint-præsentation. Den første er den ofte fulgte måde at kopiere og indsætte information fra Word til PowerPoint. Det er manuelt arbejde.

Her hos Guiding Tech hader vi faktisk manuelt arbejde af den simple grund, at der ofte er en bedre måde at gøre tingene på, når det kommer til interoperabilitet af programmer i Microsoft Office-pakken.

Du kan afkorte den tid, det tager at lave en præsentation fra bunden ved at bruge Send til Microsoft PowerPoint kommando i MS Word.

Kommandoen Send til Microsoft PowerPoint er skjult som standard, og hvis du bruger den regelmæssigt, kan du inkludere den i værktøjslinjen Hurtig adgang. Her er de enkle trin til at aktivere funktionen...

Trin 1. Klik på den lille dropdown-pil ved siden af ​​værktøjslinjen Hurtig adgang, og klik på Flere kommandoer…

Trin 2. Vælg Alle kommandoer fra de tilgængelige valg under Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang. Rul ned til Send til Microsoft PowerPoint og føj det til værktøjslinjen Hurtig adgang.

Trin 3. Du vil se den nye funktion tilføjet til de resterende på værktøjslinjen Hurtig adgang.

Trin 4. Indstil nu det indhold, du vil inkludere i præsentationen. Du vil opdage, at indtastning af natur er hurtigere i MS Word end i PowerPoint, fordi vi ikke bekymrer os om formateringen endnu. Men som du kan se på skærmbilledet, har jeg været opmærksom på indrykning og brug af punkttegn for strukturelt at tilpasse indholdet i de to Office-værktøjer.

Den anden fordel ved at bruge Word her er, at hver hovedoverskrift i Word-dokumentet automatisk vil blive transporteret til et nyt nyt dias. Sådan opfatter PowerPoint overskriftsniveauerne:

• Tekst formateret med overskrift 1 bliver titelteksten i PowerPoint.
• Tekst formateret med overskrift 2 konverteres til 1^st niveau punkttegn.
• Tekst, der er formateret med overskrift 3, konverteres til underpunkt (2. niveau punkttegn), overskrift 4 vil blive konverteret til punkt 3. niveau, så videre og så videre.

Trin 5. Klik på knappen Send til PowerPoint på værktøjslinjen Hurtig adgang for hurtigt at oprette præsentationsdiasene med al tekst kopieres automatisk til det. Hovedoverskrifterne får også deres egne slides, som du kan se.

Det Send til Microsoft PowerPoint funktionen giver dig mulighed for hurtigt at konstruere rygraden af ​​diaset i MS Word (for eksempel bare oprette omridset) og derefter springe til at designe den endelige præsentation med formatering og grafik.

Er du enig i, at dette er en hurtigere og mere effektiv måde at skabe dine præsentationer på? Har du brugt det indtil videre?