Top 15 seje Outlook til iOS-tip til at bruge det som en professionel
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft har en uhyggelig evne til konsekvent at komme med fantastiske mobilapps. Det får dig ofte til at spekulere på, hvordan i alverden de forkludrede Windows Phone, ret? Og ikke overraskende er Outlook til iOS ikke en undtagelse.
Hvis det ufrugtbare funktionssæt i Apples indfødte Mail-app bare ikke gør det for dig længere, så burde Outlook være et frisk pust. Uanset om det er opsætning af automatiske svar eller planlægning af modtagne e-mails til senere, bryder Microsofts e-mail-app bare formen.
På grund af det store antal funktioner, der er indbygget, kan tingene blive overvældende. For eksempel, hvad fanden er Focused Inbox? Eller kan du endda udføre et normalt svar? Hvis du lige har installeret Outlook til iOS, er du sikker på at blive forvirret.
Heldigvis er det bare at grave lidt rundt for at blive fortrolig med denne fantastiske app og tæmme den, som du vil have den til at fungere. Og disse smarte tips burde hjælpe dig med at gøre det endnu hurtigere.
1. Træn din fokuserede indbakke
Den fokuserede indbakke er irriterende. Det er det i hvert fald første gang, når du starter Outlook til iOS. Men når du først får at vide, hvordan tingene fungerer, er det bare fænomenalt.
Betragt det som en slags filter, der kun viser vigtige beskeder. Appen bruger forskellige maskinlæringsalgoritmer til en række ting - såsom svar og meddelelsesfrekvens - for at bestemme, hvad der dukker op i den over tid.
Selvfølgelig er den fokuserede indbakke ikke perfekt, og du vil se ubrugelige e-mails snige sig ind i den fra tid til anden. Eller værre, find vigtige e-mails henvist til Anden indbakke.
Heldigvis kan du spole appens indlæringshastighed frem ved manuelt at klassificere forkert kategoriserede e-mails.
For at gøre det skal du åbne en e-mail, trykke på ikonet Horisontal Ellipsis i øverste højre hjørne af skærmen og derefter trykke på enten Flyt til anden indbakke eller Flyt til fokuseret indbakke afhængigt af, hvilken indbakke du faktisk ønsker, at lignende e-mails skal gå til i fremtid.
Efter at have gjort dette i et stykke tid, bør du finde en meget 'fokuseret' oplevelse med dine indgående e-mails.
2. Rediger standardmeddelelser
Du har lige lært at træne den fokuserede indbakke til at fungere bedre. Men selvfølgelig vil du stadig gerne vide i det mindste, at du også har ny mail i din anden indbakke. Og i betragtning af, at Outlook til iOS potentielt kan fejlkategorisere vigtige e-mails fra nyligt tilføjede kontakter, er det altid bedst at holde sig opdateret.
Som standard giver appen kun push-meddelelser til den fokuserede indbakke. Du kan dog også modtage lignende meddelelser for mail, som du modtager i Anden indbakke.
Start med at trykke på det hamburgerformede ikon i øverste venstre hjørne af skærmen.
På menuen, der vises, skal du trykke på det tandhjulsformede Indstillinger-ikon.
Du er nu i indstillingspanelet. Rul ned til sektionen Mail, og tryk derefter på Notifikationer.
På skærmen Mail Notifications skal du trykke på Fokuserede og andre indbakker.
Du bør nu modtage push-beskeder for alle e-mails, du modtager. Du kan selvfølgelig også vælge at deaktivere push-meddelelser - tryk på Ingen - hvis du udelukkende vil stole på badge-ikoner og -lyde.
Tip: Outlook giver dig mulighed for fuldt ud at tilpasse meddelelsesindstillingerne separat for hver e-mail-konto, du føjer til den.
Og når vi taler om lyde, så kan du ændre standardlydmeddelelserne for både indgående og udgående e-mails, lige fra skærmbilledet Mail Notifications.
3. Planlæg modtaget e-mail til senere
Har du en vigtig e-mail fra arbejdet? I stedet for blot at læse og glemme det hele bagefter, har Outlook en smart funktion kaldet e-mail-planlægning, der lader dig modtage den samme e-mail på et senere tidspunkt.
Hvad med efter frokost i dag? Eller måske i morgen, lige når du ankommer på arbejde? Ikke et problem. Lad os ændre, hvordan du kan modtage sådan en e-mail senere.
Når du har åbnet e-mailen, skal du trykke på ikonet Horisontal Ellipsis i øverste højre hjørne af skærmen og derefter vælge Tidsplan.
Hvis det er din første gang, skal du oprette en mappe til midlertidigt at opbevare dine planlagte e-mails. Når du har gjort det, skal du blot vælge en forudindstillet tid - eller indstille din egen tid - og derefter trykke på Planlæg.
Det er det. Du bør nu modtage den samme e-mail i din indbakke på det angivne tidspunkt. Du skal ikke længere bekymre dig om at glemme ting eller tilstoppe din huskeliste. Og selvfølgelig ikke flere undskyldninger.
Bemærk: Når du har planlagt en e-mail, vil du ikke finde den i din indbakke, før du modtager den på det planlagte tidspunkt. Du kan selvfølgelig stadig få adgang til den via den mappe, du har oprettet for at gemme dine planlagte e-mails.
4. Aktiver automatiske svar
E-mail-planlægning er en fandens fin funktion at have. Men hvad nu hvis du er på ferie - eller bare slapper af derhjemme - og ikke vil have noget med det samme på arbejdet? Løsning — automatiske svar.
Du skal bare oprette et automatisk svar med en hvilken som helst grund eller undskyldning, du tænker på. Og så vil enhver, der sender dig en e-mail, modtage et automatisk svar med det samme. For at gøre det skal du vælge din e-mail-konto i afsnittet Konti i Outlook-indstillinger.
På den efterfølgende skærm skal du trykke på Automatiske svar.
Slå kontakten ud for Automatiske svar til, og tilføj dit svar. Outlook til iOS skulle nu bruge det til at svare på alle indgående e-mails automatisk.
Bemærk: Deaktiver blot kontakten ved siden af Automatiske svar, når du vil stoppe med at bruge funktionen.
5. Udførelse af normale svar
Outlook til iOS er meget intuitivt, men der er kun én stor fejl, der kan gøre enhver gal. Hvis du har brugt appen i et stykke tid, har du måske undret dig over, hvor fanden Svar-knappen er, ikke? Outlook bruger som standard en Quick Reply-funktion, der bare ikke skærer den til tider, især når det kommer til at tilføje CC- eller BCC-adresser til dine svar.
Heldigvis har appen en fuldgyldig svarmulighed. Det er dog skjult.
Når du har åbnet en e-mail, skal du trykke på ikonet Horisontal Ellipsis under tidsmærket. Der er et andet lignende ikon øverst på skærmen. Så bliv ikke forvirret.
Og der har du det.
Mens tankeprocessen bag Quick Reply er ret god, burde Microsoft have gjort standardsvar-indstillingen lidt mere synlig. Her håber vi, at Microsoft løser det i en fremtidig opdatering.
Også på Guiding Tech
6. Skift standard swipe-handlinger
Standard swipe-handlingerne for modtagne e-mails er ret kedelige - hvem ønsker egentlig at planlægge og arkivere hele tiden? Hvis du ønsker en anden funktionalitet med venstre og højre swipe-handlinger, giver Outlook til iOS dig mulighed for nemt at ændre dem.
Start med at gå ind i panelet Outlook-indstillinger. Når du er inde, skal du trykke på Swipe Options.
Du bør nu se to muligheder - Stryg til højre og Stryg til venstre.
Tryk på en, og du kan vælge en masse handlinger, som du kan skifte til - Markér læst, Slet, Flag osv.
Eller hvis du vil forhindre utilsigtede strygehandlinger, skal du bare trykke på Ingen.
7. Tid til at tage afsted
Vil du gerne modtage påmindelser, når du kommer tættere på vigtige kalenderbegivenheder? Og ikke kun almindelige meddelelser, men dem, der tager højde for din nuværende placering, transittider, og omkringliggende trafik bare så du kan nå hvorhen du vil med tilstrækkelig tid? Nå, det er ret simpelt takket være Time To Leave-funktionen i Outlook til iOS.
Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig for Outlook.com, Office 365 og Gmail-konti.
Når du har aktiveret Time to Leave for din e-mail-konto via panelet Indstillinger, kan du forvente at modtage push-beskeder på det mest optimale tidspunkt for at komme til planlagte begivenheder.
Og for nemheds skyld trækker Time To Leave endda et kort frem til dig, komplet med rutevejledning til begivenheden. Ret seje ting, ikke?
8. Skift din standardbrowser
iOS er meget ubøjelig, når det kommer til at beholde Safari som standardbrowseren til at se websider i apps på iPhone og iPad. Men Outlook til iOS lader dig ændre det.
Hvis du kan lide at bruge Chrome eller Microsofts egen Edge-mobilbrowser, så kan du ændre standardbrowseren, som Outlook bruger til at åbne links i modtaget e-mail.
For at gøre det skal du trykke på Åbn links med på skærmen med Outlook-indstillinger.
Nu er det bare et spørgsmål om at vælge din yndlingsbrowser.
9. Forskellige apps til retninger
Så du ændrede standardbrowseren, men hvad med den korttjeneste, som Outlook til iOS bruger som standard? Hvis du ikke kan lide at bruge Apple Maps over Google Maps, kan du også ændre det. Og hvis du bor uden for USA, så burde du virkelig.
For at gøre det skal du gå til panelet Indstillinger og derefter trykke på Åbn rutevejledning med.
Du kan nu vælge en tredjepartsapp såsom Google Maps eller Waze.
10. Skift standard Outlook-signatur
For en større e-mail-app er standardsignaturen, der vises på dine sendte e-mails, ganske enkelt latterlig. Få Outlook til iOS? Kom nu, Microsoft!
At sætte noget bedre ind, tryk på Signatur på skærmen Indstillinger.
Du kan nu tilføje dit navn, erhverv eller hvad det nu er, du hader at skrive, hver gang du sender en e-mail.
Helt ærligt, næsten alt burde fungere i stedet for den dumme Outlook-annonce, ikke?
Også på Guiding Tech
11. Øg sikkerheden
Hvad hvis nogen trækker en hurtig en på dig i det korte øjeblik, mens din iPhones skærm er låst op? Hvis du ofte modtager meget følsomme eller personlige e-mails, og overvej derefter at tilføje et ekstra sikkerhedslag til Outlook til iOS.
På skærmen Indstillinger bør du have en indstilling mærket Touch ID eller Face ID.
Bare slå det til, og Outlook til iOS er nu sikret mod uautoriseret adgang.
12. Opstart med tilføjelser
Outlook til iOS er fyldt med funktioner, og det giver dig også mulighed for at pifte tingene yderligere op ved at forbinde tilføjelser. Uanset om det er direkte at overføre en besked til Evernote eller svare til en person med en GIF, disse tilføjelser gør det virkelig sjovt at sende e-mail.
For at få adgang til tilgængelige tilføjelser skal du blot trykke på Tilføjelser på skærmen Indstillinger.
Ser du noget nyttigt? Bare tryk på '+'-ikonet ved siden af det for at aktivere tilføjelsen med det samme.
Aktiverede tilføjelser er opført alfabetisk og tilgængelige ved at trykke på ikonet Horisontal Ellipsis under tidskoden for en modtaget e-mail.
13. Aktiver Outlook-widget
Time to Leave kan redde din dag. Men vil du ikke holde styr på kommende begivenheder i god tid for at planlægge i overensstemmelse hermed? Så bør du virkelig aktivere Outlook-widgetten.
For at gøre det skal du blot trykke på Rediger-ikonet på startskærmen længst til venstre.
Tryk derefter på '+'-knappen før Outlook-ikonet for at få Outlook-widgetten på din låseskærm. Du bør nu se de kommende begivenheder på widgetten, og dermed spare betydelige mængder af tid brugt på manuelt at tjekke Outlook-kalenderen.
14. Søg konti efter hvad som helst
Outlook til iOS er et udyr, når det kommer til at søge efter ting. Og i modsætning til iOS Mail-appen, lader Outlook dig finde hvad som helst - det være sig e-mails, vedhæftede filer eller kontakter - på praktisk talt ingen tid. Det scanner også alle tilføjede e-mail-konti for relevante ting, hvilket er sindssygt nyttigt, når du ikke har nogen idé om, hvor du skal begynde at lede først.
Så hvordan gør man det? Kan du se søgeikonet nederst på skærmen? Bare tryk på den for at komme i gang.
Indtast derefter din forespørgsel, og Outlook skulle straks trække alle matchende elementer ud. For at filtrere e-mails med vedhæftede filer skal du trykke på den lille knap mærket 'Vedhæftede filer' til højre på skærmen.
15. Fortæl din tilgængelighed
Ikke alle kan lide at stole på synkroniserede kalendere eller svar at planlægge møder. Hvad hvis en potentiel erhvervskunde - eller nogen for den sags skyld - ønsker at møde dig på den gammeldags måde?
I stedet for at fumle rundt og muligvis blande dine datoer og tidspunkter, har Outlook til iOS en smart funktion til at hjælpe dig i netop disse tilfælde.
Ser du det lille kalenderikon, når du skriver eller svarer på en besked? Bare tryk på det, og vælg derefter Send tilgængelighed.
Outlook-kalenderen skulle derefter starte. Bare tryk på de tidsintervaller, du vil vælge, og du skal se dem indsat direkte i e-mailens brødtekst.
Meget praktisk, ikke?
Også på Guiding Tech
Tid til at frigive Outlook til iOS
Nå, det er det. Tid til endelig at begynde at bruge Outlook til iOS for at blive misundt af alle. Selvfølgelig skal du stadig finde et væld af andre nyttige muligheder inde i appen. Outlook holder ikke op med at forbløffe dig før, så stop ikke med at eksperimentere.
Bruger du andre seje tips og tricks med Outlook-appen, som du vil dele? Du er velkommen til at skrive en kommentar og fortælle os det.