6 bedste Microsoft Outlook-kalendertips og tricks til at administrere det bedre

Microsoft Office-kalenderen er en del af Microsoft 365-produkter og er ikke et selvstændigt program. For at få adgang til Microsoft Office-kalenderen skal du bruge Microsoft Outlook.

Ved at integrere begge apps er det praktisk at administrere din tidsplan både fra et digitalt og fysisk perspektiv. Men hvis du ønsker at styre din Microsoft Outlook-kalender, bør du prøve nogle af tipsene nedenfor.

1. Sådan indstilles arbejdstider på Outlook-kalenderen

Indstilling af din arbejdstid på Outlook sikrer, at alle, der ser din kalender, kender dine tilgængelige arbejdstider. På denne måde er aftaler og møder fastsat af de ledige perioder.

Trin 1: Start Outlook-appen.

Også på Guiding Tech

Trin 2: Når du har startet Outlook, skal du klikke på fanen Filer.

Trin 3: Klik på knappen Indstillinger.

Trin 4: Vælg Kalender.

Trin 5: Under menuen for Arbejdstid skal du indtaste detaljer om din starttid, sluttid, arbejdsuge, ugens første dag og årets første dag.

Trin 6: Klik på OK for at gemme ændringer.

2. Genskabelse af et møde

Genoprettelse af et møde er en måde at booke et nyt møde på ved hjælp af oplysninger fra et tidligere møde. På denne måde sparer du tid og kræfter ved at genskabe et gammelt møde i stedet for manuelt at indtaste detaljer om mødedeltagere, tid, sted osv. Sådan gør du det.

Trin 1: Start Outlook-appen.

Trin 2: Vælg kalenderikonet til venstre på skærmen

Trin 3: Naviger din kalender til den forrige mødedato.

Trin 4: Klik på det pågældende møde, hold Ctrl-tasten nede, og træk mødet hen til den dato eller det tidspunkt, hvor det nye møde skal finde sted.

Trin 5: Dobbeltklik på det nye oprettede møde, og alle relevante detaljer vises som udfyldt. Klik på Send for at sende invitationen ud.

3. Oprettelse af et møde fra en e-mail

Når du modtager en e-mail om en begivenhed, og du vil oprette et møde med afsenderen af ​​e-mailen, skal du følge trinene nedenfor.

Trin 1: Dobbeltklik på den e-mail, som du vil bruge til at indstille aftalen, så et nyt vindue åbner sig.

Trin 2: Klik på ellipse-knappen (...) til højre på din skærm blot ved e-mail-afsenderens navn.

Trin 3: Vælg Mødeindstillingen, og dette skulle åbne et nyt mødevindue.

Trin 4: E-mail-afsenderens navn eller adresse bør allerede være automatisk udfyldt i feltet Påkrævet. Du skal dog udfylde andre detaljer såsom mødested og -tidspunkt.

Trin 5: Klik på knappen Send.

4. Dato Navigator

Hvis du ønsker at få overblik over dine aftaler eller møder i en uge eller måned, kan datonavigatoren på kalenderen sørge for det.

Trin 1: Vælg kalenderikonet til venstre på din Outlook-skærm.

Trin 2: Øverst på din skærm skulle der være muligheder for at se din kalender for i dag, næste 7 dage, arbejdsuge eller måned. Vælg din foretrukne visning.

Også på Guiding Tech

5. Brug af naturligt sprog til at booke mødestarttider

Når du booker et møde eller en aftale, kan du vælge at bruge Dato Navigator for at få et overblik over din kalender for perioden. Et alternativ til at bruge indstillingen Dato Navigator i Outlook er Natural Language. Sådan bruger du det.

Trin 1: På fanen Hjem i Outlook skal du vælge Nye elementer.

Trin 2: Vælg Møde eller Aftale afhængigt af dine præferencer.

Trin 3: I feltet for Starttid i stedet for at vælge en dato fra kalenderen, skal du blot skrive et foreslået tidspunkt i ord. f.eks. 7 uger, jul, Thanksgiving osv. Outlook skal bringe en dato frem.

6. Visning af flere kalendere

Hvis du gerne vil oprette et møde med enkeltpersoner i Outlook, kan du se deres kalendere for at se efter et passende tidspunkt til at planlægge et møde eller en chat. Dette afhænger dog af, om du har fået tilladelse til at gøre det på Exchange, eller om personen er en del af din organisation. Sådan fungerer det.

Trin 1: Vælg kalenderikonet til venstre på din Outlook-skærm.

Trin 2: Øverst på skærmen skal du klikke på indstillingen Åbn kalender.

Trin 3: Hvis du har fået tilladelse til at se kalenderen via Exchange, skal du vælge Åbn delt kalender. Men hvis personen er i din organisation, skal du vælge Fra adressebog. Hvis du har et link til en kalender på internettet, kan du også vælge Fra internettet.

Trin 4: Indtast navnet eller linket (afhængigt af den valgte mulighed) på den enkelte, og vælg OK. Du bør få et overblik over den enkeltes kalender.

Også på Guiding Tech

Indstilling af svar fra kontoret

Tipsene ovenfor skulle hjælpe dig med at administrere din Outlook-kalender bedre. De er dog ikke udtømmende, da der er andre tricks, du kan udføre på Outlook, såsom indstilling Ikke til stede-svar og Serielle påmindelser.