Sådan bruger du forskellige signaturer i Outlook Desktop

En e-mailsignatur er en smart måde at gøre modtageren opmærksom på din tilstedeværelse på sociale medier, kontaktoplysninger eller din rolle i en virksomhed. E-mail-udbydere som Outlook og Gmail tillade brugere at oprette en unik signatur med hver e-mail, de sender ud. Problemet opstår, når du vil bruge flere signaturer med forskellige formål. Sådan kan du bruge forskellige signaturer på Outlook-skrivebordet.

Lad os sige, at du sender en personlig e-mail til venner og familie, og i så fald ønsker du ikke at vedhæfte en signatur med forretningsoplysninger. På samme måde, når du vil svare på en arbejdsmail, vil du ikke bruge en signatur med personlige profiler på sociale medier.

Du kan altid bruge forskellige e-mail-id'er til forskellige formål, men det er ikke en holdbar løsning til at bruge forskellige signaturer. Heldigvis giver Outlook dig mulighed for at oprette forskellige signaturer for at bruge dem baseret på modtager- og e-mail-konteksten. Sådan sætter du dem op.

Også på Guiding Tech

Brug forskellige signaturer i Outlook-appen på Windows

Muligheden for at bruge forskellige Outlook-signaturer i en enkelt Outlook-konto er kun begrænset til desktop-apps. Det betyder, at du ikke kan oprette og bruge flere Outlook-signaturer fra Outlook mobile apps eller web.

I eksemplet nedenfor vil vi bruge Microsoft 365 Outlook-appen til at bruge forskellige signaturer. Følg nedenstående trin.

Trin 1: Åbn Outlook på en Windows-computer.

Trin 2: Klik på Filer i menulinjen.

Trin 3: Vælg Indstillinger fra venstre sidebjælke.

Trin 4: Gå til Mail og vælg Signaturer.

Trin 5: Du vil se dine nuværende signaturer, som du kan redigere.

Trin 6: Du kan foretage ændringer i den eksisterende signatur og bruge knappen Ny til at oprette en ny.

Trin 7: Indtast et navn til denne signatur, og klik på OK.

Trin 8: Opret en ny signatur ved hjælp af Rich Text-editoren og tryk på knappen Gem nederst.

Fra menuen Vælg standardsignatur kan du vælge din standardsignatur for nye beskeder samt svar/videresendelser. Bare rolig, du kan stadig bruge en anden signatur, mens du skriver en ny e-mail. Sådan gør du.

Når du skriver en ny e-mail, kan du vælge signaturmenuen øverst. Vælg derefter en relevant signatur fra rullemenuen og begynd at udarbejde din e-mail. Hvis du ikke bruger signaturmenuen, fortsætter Outlook med at bruge standardsignaturen, som du indstiller fra menuen Indstillinger.

Selv når du besvarer eller videresender en e-mail, har du mulighed for at bruge en anden signatur på Outlook.

Lad os skifte til Outlook til Mac og diskutere, hvordan man bruger forskellige signaturer i e-mailen.

Også på Guiding Tech

Brug forskellige signaturer i Outlook Mac App

Microsoft har for nylig redesignet en fuldstændig fornyet app på Mac. I fremtiden, Microsoft planlægger at frigive en enkelt Outlook-app på tværs af alle OS. Men det er langt fra slut, og den nuværende Outlook-app er, hvad vi får for nu.

For at gøre dette klart. Outlook synkroniserer ikke dine e-mail-signaturer på tværs af forskellige operativsystemer. Det betyder, at dine oprettede Outlook-signaturer på Windows forbliver på Windows. Samme tilfælde med Mac-appen og Outlook-mobilapps.

Vi vil ikke betragte det som en fejl. Det er en forståelig beslutning at holde e-mailsignaturer adskilt baseret på den enhed/det OS, du bruger.

Med det ude på vores måde, lad os lære at bruge forskellige e-mail-signaturer i Outlook på Mac.

Trin 1: Åbn Outlook-appen på Mac.

Trin 2: Klik på Outlook i menulinjen, og åbn menuen Præferencer.

Trin 3: Gå til E-mail > Signaturer.

Trin 4: Fra menuen Signaturer vil du se alle dine nuværende signaturer fra venstre side. Klik på +-ikonet.

Trin 5: Det åbner en lille dialogboks med en rig tekst-editor.

Trin 6: Giv signaturen et relevant navn og opret en signatur til e-mailen.

Trin 7: Luk dialogboksen og tryk på knappen Gem.

Fra menuen Vælg din standardsignatur kan du vælge din foretrukne konto og en e-mailsignatur, der skal bruges med nye e-mails og svar/videresendelser.

Vælg din ofte brugte e-mail-signatur, og luk menuen.

Klik på knappen Ny besked i øverste venstre hjørne og komponer en ny e-mail fra Outlook-hjemmet. Du kan vælge menuen Signatur øverst og vælge en relevant signatur til brug i Outlook-mail fra højre side.

Også på Guiding Tech

Brug den rigtige signatur på det rigtige sted

Du skal bruge en relevant signatur med e-mail-konteksten og modtageren, som vi nævnte tidligere. Det gør et bedre indtryk på den modtagende person. Vi bruger for det meste 3-4 forskellige e-mail-signaturer med Outlook på Windows baseret på e-mail-emnet. Hvordan planlægger du at bruge forskellige signaturer i Outlook? Del dine synspunkter i kommentarfeltet nedenfor.