Sådan sender du e-mail baseret på svar i Google Forms

Google Forms giver dig mulighed for at indsamle svar og meninger fra dine respondenter på forskellige måder, uanset om det er en simpel quiz eller et langt spørgeskema. Selvom det har flere praktiske indbyggede funktioner, tillader Google Forms dig endnu ikke at sende e-mail-notifikationer til dig selv eller respondenten.

Sidstnævnte kommer til billedet, hvis du vil takke brugeren for deres svar og tid. På den anden side, hvis din formular henvender sig til et bredt publikum og har flere afdelinger involveret, er det tidskrævende at gennemgå alle formularsvarene.

Heldigvis er der et par løsninger, hvormed du kan sende e-mails til ejeren eller enkeltpersoner. Nu er der to måder at gå videre med dette på.

Du kan enten affyre en e-mail baseret på ethvert svar på din formular. Eller du kan sende en afhængig af de svar, som brugerne har valgt. Og som tidligere nævnt har begge metoder brug for hjælp fra en ekstern tilføjelse. Da du vil skyde en e-mail fra din konto, skal du give de relevante tilladelser til tilføjelsen eller funktionen.

Nu hvor vi har afgjort det, så lad os komme i gang, skal vi?

Også på Guiding Tech

Sådan sender du en generisk e-mail ved hjælp af Google Forms

At sende en generisk e-mail enten til brugeren eller til ejeren er heldigvis ingen raketvidenskab. Den passende navngivne Form Notifications-tilføjelse lader dig sende enkle tak-e-mails til brugerne.

Få formularmeddelelser

Trin 1: Når du har oprettet formularen, skal du klikke på menuen med tre prikker til højre og vælge Tilføjelser fra listen. Dette fører dig til Google Marketplace.

Trin 2: Søg nu efter formularmeddelelser og klik på den for at installere den.

Opret derefter formularen. Hvis du vil sende e-mails til respondenten direkte, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml e-mails under Indstillinger.

Ellers kan du indstille et formularspørgsmål, der beder om e-mailen fra brugeren og markere det som påkrævet som vist nedenfor.

Trin 3: Når du er færdig, skal du klikke på det lille tilføjelsesikon og vælge formularmeddelelser. Du vil se en prompt i nederste højre hjørne.

Skift knappen for tak-e-mail.

Som nævnt tidligere kan du enten gå med feltet Automatisk eller formularfeltet. Vælg den, der passer bedst til dit behov. Samtidig kan du også tilføje en Bcc til e-mailen ved at udfylde feltet 'Send en kopi til'.

Trin 4: Tilføj derefter emnet og brødteksten i e-mailen, og det er det hele! Gem indstillingerne, og klik på Preview-ikonet øverst for at se, om de aktuelle konfigurationer fungerer for dig.

Dette er en simpel tilføjelse, og konfigurationen er enkel og ligetil. Og udgivet af Google Cloud-tagget gør det også en smule pålideligt.

Udover ovenstående kan du også sende en e-mail til dig selv (eller til skaberen), når formularen rammer et fast antal svar.

For at gøre det skal du skifte til knappen for 'Underret ved formularsvar'. Opretterens e-mail vil automatisk blive udfyldt i modtagerfeltet. Det er ikke hårdkodet, og du kan også indtaste andre e-mailadresser.

Når du er færdig, skal du tilføje meddelelsestærsklen og trykke på knappen Gem. Fra nu af skyder din formular en e-mail, når den passerer svargrænsen.

Også på Guiding Tech

Sådan sender du svar baseret på svar

Lad os sætte det lige der. Hvis du vil sende svar baseret på svarene på din formular, er det ikke let som processen ovenfor. Her bliver du nødt til at pille ved App Scriptet i det tilsluttede regneark.

Heldigvis, hvis du har en simpel formular, burde den være let gennemførlig. I vores tilfælde har vi en simpel formular, hvor vi spørger respondenterne om deres foretrukne feriested.

Og afhængigt af de svar, de giver på formularen, vil en e-mail blive udløst til en indstillet e-mailadresse. Naturligvis kan koden justeres i henhold til kravet i din formular.

Trin 1: Når din formular er oprettet, skal du klikke på fanen Svar og trykke på det lille regnearksikon til højre. Dette vil forbinde din formular til et regneark.

Trin 2: Gå over til regnearket og klik på Værktøjer > Script Editor.

Indsæt følgende kodelinjer i Script-editoren,

function checkLocation (e) { var subject=""; var værdier = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Indtast værdier) { var label = Key; var data = værdier[Nøgle]; præfLocation=data; Logger.log (data); } }

Her e er den hændelse, der udløses, når formularen indsendes, mens den e.namedValues objekt vil bringe formulardataene til dig i form af et array.

Når disse data er fanget, vil For-sætningen cykle gennem arrayet for at bringe dig dataene. I sidste ende vil formulardataene for det pågældende svar blive tildelt til præfLocation variabel.

Trin 3: I mellemtiden skal du klikke på det lille ur-ikon i venstre panel for at få adgang til triggere og vælge Tilføj triggere.

Vælg her Fra regneark som hændelseskilde og Ved formularindsendelse som hændelsestype.

Ovenstående vil sikre, at den funktion, vi har skrevet ovenfor, først bliver udløst, når formularen indsendes. Og ved indsendelse trækker den kun data fra det tilsluttede regneark.

Trin 4: Gå nu tilbage til Script Editor for at ændre koden i henhold til dit krav.

I vores tilfælde ønsker vi, at en e-mail skal skydes af til et bestemt e-mail-id, når en respondent svarer på Hills, og så videre.

Så vi har tilføjet en simpel If and Else-If-betingelse til koden,

function checkLocation (e) { var subject=""; var værdier = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Indtast værdier) { var label = Key; var data = værdier[Nøgle]; præfLocation=data; Logger.log (data); if (prefLocation=="Hills"){ subject="Du har en e-mail til Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', emne, præfLocation); }else if (prefLocation=="Strande"){ subject="Du har en e-mail til Beaches Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', emne, præfLocation); } else if (prefLocation=="Cities") { subject="Du har en e-mail til Cities Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', emne, præfLocation); } } }

Du skal naturligvis give tilladelse til GmailApp.sendEmaiJeg fungerer for at arbejde. Det er dog en engangsproces.

Trin 5: Nu hvor alt er på plads, gem din kode ved at klikke på Gem-ikonet som vist nedenfor.

Kør nu koden. Desværre, i mangel af en begivenhed, vil du ikke være i stand til at køre koden direkte fra Script Editor.

Indsend din formular for at få din kode til at køre. Hvis alt er på det rigtige sted, er oddset, at du får en e-mail.

Når det er gjort, kan du tilpasse koden efter dit krav og tilføje individuelle If-Else-betingelser. På samme tid kan du også udarbejde e-mailens brødtekst i henhold til dataene.

Sådan tjekker du for fejl

At køre en kode uden fejl ved første gang er sjældent, og for at være ærlig er der masser af ting, der kan gå galt. For at tjekke for fejl, gå over til fanen Udførelser, og du vil se alle de tilfælde, funktionen er blevet kaldt.

Klik for at se fejlene. Her kan du også se, hvordan funktionen er blevet kaldt. Et Trigger-tag oversættes til en formularindsendelse, mens et Editor-tag betyder, at funktionen blev kørt gennem Editoren.

På samme tid, hvis du vil krydstjekke værdien af ​​funktionen, skal du blot tilføje Logger.log (variabel) for at logge dataene.

For eksempel havde vi påkaldt Logger.log (prefLocation) inde i de individuelle If-Else-betingelser, og vores log så ud som ovenstående.

Også på Guiding Tech

At kode eller ikke at kode

Den anden metode kan se en smule kompliceret ud. Men når du først har fået styr på, hvordan de enkelte funktioner kaldes, bliver oddsene lidt lettere.

Men i slutningen af ​​dagen, hvis du ikke ønsker at få dine hænder beskidte, kan du tjekke ud Formularer til e-mailmeddelelser tilføjelse. Denne er designet til at sende e-mails baseret på betingede svar. Funktionen Betinget formatering er dog ikke gratis og koster cirka 4 USD om måneden for en enkeltbrugerlicens.

Så hvis du har brug for at sende svar til dine formularer lejlighedsvis, kan du indsætte koden ovenfor i App Script-editoren.