Top 8 Microsoft Teams-tip til at bruge det som en professionel
Miscellanea / / November 29, 2021
Slap ændrede beskedspillet siden debuten i august 2013. Det har erstattet e-mail til intern kommunikation i mange teams og organisationer. I mellemtiden, Microsoft Teams overhalede Slack med over 13 millioner brugere ved at kombinere det med Office 365-tjenesten.
Plus, det drager fordel af Microsofts robuste økosystem bygget gennem årene. Hvis din kontoropsætning eller organisation har Office 365-abonnementet, bliver det nemt at kommunikere og samarbejde over Teams.
Lad os tage et kig på nogle af de bedste tips og tricks til Microsoft Team-brugere til at øge deres produktivitet og bruge det som en professionel.
1. Tastaturgenveje
Tastaturgenveje kan spare meget tid, især når du bruger en app som Teams. Du vil højst sandsynligt bruge det hele dagen til at kommunikere med kolleger. Der er kun to genveje, du skal huske som nybegynder indtil videre.
- / — skråstreg-tasten vil afsløre alle de kommandoer, du kan give ved hjælp af forskellige tastaturgenveje.
- /keys — en liste over alle de tastaturgenveje, du kan bruge. Listen er ret lang til at dele her. Find og husk dem, der er nyttige for dig.
Som det ses på skærmbilledet, vil du skrive disse to genveje i søgefeltet øverst for at finde det, du leder efter.
2. Gruppe navn
Chat er en primær funktion i Microsoft Teams, men det kan være svært at søge efter en bestemt samtale inde i en kanal. Du kan løse dette problem ved at give chatvinduet eller gruppen et meningsfuldt navn. Hvis du f.eks. diskuterer en ny vejledning om produkt A, kan du navngive chatvinduet Produkt A-fejl. Gør det lettere at søge i fremtiden.
For at gøre det skal du blot klikke på blyantikonet øverst i chatvinduet for at redigere og derefter give det et navn. Fungerer kun til gruppechats og ikke private.
3. Videresend e-mails
Hos GT bruger vi næsten ikke e-mails og er mest afhængige af, at Slack kommunikerer med hinanden. Det virker for os, men betyder ikke, at du kan gøre op med e-mails helt. E-mails er kommet for at blive. Microsoft ved det, og det er derfor, det giver brugere mulighed for at videresende e-mails med vedhæftede filer til Team-kanaler fra alle hvidlistede e-mail-domæner.
Ikke nok med det, hvis du klikker på Avancerede indstillinger på det næste skærmbillede, kan du kontrollere, hvem der kan sende e-mails, og det også fra specifikke domæner, for at reducere uopfordrede e-mails.
4. Opret GIF'er
Det er sjovt at dele GIF'er, men skabe dem er det endnu mere. Jeg er glad for, at Teams lader medlemmerne skabe deres egne GIF'er, så de kan være kreative og reducere stress for at balancere de seriøse diskussioner.
Teams integrerer Giphy, en populær GIF-destination, for at dele dit kunstværk med andre teammedlemmer.
5. Bots
Automatisering af de gentagne opgaver sparer tid, og bots kan være nyttige. Teams har en række bots, som du kan bruge til din fordel. Who-botten er nyttig til at finde teammedlemmer på tværs af organisationen baseret på deres roller og ansvar. Hvem er f.eks. den førende produkt X-marketing?
Bots fungerer ligesom teammedlemmer, hvilket betyder, at du kan chatte med dem, stille dem spørgsmål, og de vil svare.
Andre bots inkluderer Kalender-bot til at finde en åben plads i dine såvel som teammedlemmers kalendere og planlægning aftaler, Polly til at oprette afstemninger og indsamle feedback, og YellowAnt til at forbinde med over 40 apps for at skabe intelligente arbejdsgange. Her er hvordan du kan lav dine egne bots.
6. Faner
Teams kommer med en unik funktion kaldet Tabs. Du kan dedikere hver fane til en enkelt ressource, som kan være en video, et websted eller en app. Det afhænger af, hvad du vil opnå med det. Jeg tror, det er bedst egnet til apps, som du vil bruge, mens du arbejder med Teams.
Tabs gør det virkelig nemt at administrere workflow og forhindrer, at vigtige dele af processen overlapper hinanden. For eksempel kan du oprette en fane til Trello, så alle på holdet nemt kan få adgang til den. Bare klik på '+'-ikonet for at vælge en app. Bemærk, at der allerede er en fane til deling af filer.
7. Bogmærke
En lille, men ofte overset funktion ved Teams er bogmærkeindstillingen. Hvis du modtager en vigtig besked, men gerne vil vende tilbage til den senere, kan du blot bogmærke den og behandle den senere.
Klik på menuikonet ved siden af beskeden for at gøre det.
8. Fordybende læser
Delte nogen et dokument med dig? I stedet for at læse den i sin helhed, kan du bruge muligheden Immersive Reader til at gøre to ting. Fjern alle forstyrrelser, så kun teksten er synlig. Gør det nemt at fokusere på dokumentet eller beskeden.
Du kan også lytte til dokumentet med ord fremhævet i realtid. En anden cool funktion er oversættelse. Du kan vælge en besked og oversætte den til over 60 sprog ved hjælp af Microsoft Translator.
Teamwork hele vejen
Microsoft Teams er et fantastisk samarbejdsværktøj, og en problemfri, hvis du allerede arbejder med andre Microsoft-produkter som Office 365. Håber nogle af de tips, vi delte ovenfor, vil hjælpe dig med at blive mere produktiv.
Næste: Er din Outlooks indbakke ved at komme ud af kontrol? Klik på linket nedenfor for at lære, hvordan du bruger regler til at administrere Outlook 365.