Sådan opretter du e-mail-skabeloner i Microsoft Outlook

En af de bedste måder at spare tid på gentagne opgaver er ved at oprette skabeloner. Skabelonen hjælper med at give en struktur eller form for ethvert indhold. For eksempel kan brugere i Microsoft Outlook oprette e-mail-skabeloner i stedet for at oprette e-mails fra bunden hver gang.

Disse e-mail-skabeloner er nyttige, når de udgående e-mails har samme indhold eller lignende struktur. For at oprette en e-mail-skabelon på Microsoft Outlook kan brugere enten bruge Quick Parts funktion eller tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner. Sådan fungerer det:

Også på Guiding Tech

Opret e-mail-skabelon ved hjælp af hurtige dele i Microsoft Outlook

Quick Parts er et galleri i Microsoft Outlook, der indeholder genanvendeligt indhold såsom tekst og billeder. Brugere kan nemt vælge disse elementer og indsætte dem i e-mails, mødeindkaldelser, opgaver osv. Sådan bruger du Quick Parts til at oprette en e-mailskabelon:

Bemærk: Microsoft introducerede Quick Parts i Outlook 2007 for at erstatte AutoText, der var til stede i tidligere versioner.

Trin 1: Start Microsoft Outlook på din computer.

Trin 2: Fra båndet skal du vælge Ny e-mail for at oprette e-mailen, der skal gemmes som en skabelon.

Trin 3: Fremhæv teksten i mailen.

Trin 4: Klik på fanen Indsæt og på tekstgruppen, klik på rullemenuen Hurtige dele.

Trin 5: Fra de angivne muligheder skal du vælge Gem valg til Quick Part Gallery for at starte en dialogboks.

Trin 6: I dialogboksen skal du udfylde de relevante detaljer for felterne nedenfor:

• Navn: Dette er den unikke identifikator for hver post. Quick Parts viser navnene i alfabetisk rækkefølge. Du vil finde dette meget nyttigt, når du har flere poster.
• Galleri: Outlook hjælper dig med at gemme dit Quick Parts-indhold i specifikke gallerier. Dette er meget nyttigt, når du har masser af skabeloner gemt.
• Kategori: Du bør holde dig til Generelt, undtagen når du har brug for yderligere gruppering til dine skabeloner. Kategorier er ligesom undermapper, og de tilhører gallerier.
• Beskrivelse: Dette er en kommentar, der hjælper med at beskrive hver post eller skabelon. Du ser aldrig denne egenskab, så der er ingen grund til at bekymre sig om det.
• Gem i: For at sikre, at indholdet er tilgængeligt til brug i Outlook-e-mails, skal du bruge NormalEmail.dotm. Du kan også isolere dine poster efter skabelon.
• Muligheder: Denne egenskab hjælper med at bestemme, hvordan du indsætter hver post.

Trin 7: Klik på OK for at gemme detaljerne for din nye post. Du kan altid få adgang til denne post til forskellige formål, herunder oprettelse af e-mails.

Trin 8: For at bruge den nye skabelon skal du gå til den del af e-mailen, hvor du skal have skabelonen til at blive vist.

Trin 9: Vælg Quick Parts og klik på skabelonen, der skal bruges.

Bemærk: Enhver genstand gemt i Quick Parts er kun tilgængelig lokalt på pc'en.

Også på Guiding Tech

Opret e-mail-skabelon ved hjælp af tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner

Mine skabeloner er et tilføjelsesprogram leveret af Microsoft for at lette en tekstindtastning med et enkelt klik. Med denne funktion kan brugere gemme ofte brugte sætninger og tilføje dem til e-mails, når det er nødvendigt. Denne funktion kommer forudinstalleret på Outlook; brugere skal dog have en e-mail-konto med en Microsoft Exchange-server.

Sådan bruger du tilføjelsen Mine skabeloner:

Bemærk: Mine skabeloner tilføjelsesprogrammer er tilgængelig på Microsoft Outlook 2019, 2016 og 2013 samt Microsoft 365.

Trin 1: Start Microsoft Outlook.

Trin 2: Vælg Ny e-mail fra båndet.

Trin 3: På fanen Meddelelser og i gruppen Mine skabeloner skal du klikke på Vis skabeloner.

Bemærk: Hvis tilføjelsesprogrammet Vis skabeloner ikke er forudkonfigureret på Outlook-båndet, skal du vælge Filer og administrere tilføjelsesprogrammer for at installere det.

Trin 4: Klik på Skabelon i den nye dialogboks.

Trin 5: Angiv en titel og e-mailens brødtekst i de tomme tekstfelter.

Trin 6: Klik på Gem for at sikre, at skabelonen er tilgængelig, når som helst du har brug for den.

Trin 7: Klik på den nyoprettede skabelon for at overføre den til e-mailens brødtekst.

Bemærk: Skabeloner oprettet ved hjælp af tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner gemmes i din postkasse og kan tilgås hvor som helst.

Også på Guiding Tech

Oprettelse af e-mailskabeloner i Gmail

Uanset om du bruger funktionen Hurtige dele eller tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner, kan du nemt oprette enkle skabeloner i Microsoft Outlook. Du kan også oprette skabeloner på andre mail-apps som f.eks Gmail ved hjælp af Gorgias.