Outlook 2013: Tildel specifikke kontakt-e-mail-alarmlyde

Outlook 2013 kan tilpasses, så den passer præcis til dine behov, og at tildele en specifik notifikationslyd til beskeder fra en bestemt kontakt er en fantastisk måde at gøre det på.

Jeg har for nylig talt om at bruge en signatur i Outlook 2013, nu er det tid til at tilpasse, hvordan du bliver advaret, når din kone, forretningspartner eller bedste ven sender dig en e-mail.

Outlook 2013 brugerdefinerede meddelelseslyde

Som jeg har sagt før, tilpasse meddelelseslyde for dine vigtigste kontakter kan gøre tingene meget nemmere, især i et virksomhedsmiljø, hvor du skal reagere hurtigt på vigtige beskeder.

For eksempel vil du måske læse nyhedsbrevene fra din foretrukne sportsforhandler, når du har tid, men du har ikke råd til at ignorere beskeder fra din chef. Brug af en brugerdefineret notifikationslyd, som kan afspilles når e-mails fra ham ankommer, kan løse dette problem én gang for alle. Det er heller ikke svært at gøre; det gøres via Regler funktion i Outlook 2013.

Trin 1: Find en e-mail fra den vigtige kontakt, du vil tildele en tilpasset meddelelse til. Jeg vil bruge min Guiding Tech-e-mail som et eksempel.

Højreklik på den besked, ligesom jeg gjorde på det skærmbillede, du ser nedenfor. En menu vises; gå til Regler.

Trin 2: Klik på i menuen, der vises Opret regel...

Trin 3: Lad os nu beslutte, hvad den nye regel vil gøre (nemlig afspille en bestemt lyd, når en bestemt kontakt sender dig en besked).

Sørg for, at den første boks, den der vedrører den kontakt, du indstiller en lyd til (i mit tilfælde, mig) er afkrydset.

Så kan du også sætte kryds i feltet om, at beskeden kun sendes til dig. Måske vil du ikke have lyden til at spille, når du får almindelige memoer, men du har helt sikkert brug for den for at give dig besked, når e-mailen er adresseret direkte til dig.

Trin 4: Du har bestemt, hvornår lyden skal afspilles, men du har ikke indstillet den lyd, du ønsker. Det er ret nemt at gøre; sørge for at Afspil en valgt lyd er afkrydset, og tryk derefter på Afspil-knap, for at høre det og sikre dig, at det er det, du har brug for.

Hvis standardlyden ikke er, hvad du havde i tankerne (og det vil den sandsynligvis ikke være), skal du klikke Gennemse for at finde den lyd, du vil have spillet.

Trin 5: Som standard sender Outlook 2013 dig til lydmappen i Windows-lydskemaet, der er valgt på dit system. Du kan dog gennemse lyde for alle de lydskemaer, du har i din Windows-installation.

Du er dog ikke begrænset til det; du kan bruge enhver lyd, du har gemt på din harddisk, forudsat at den er i WAV-format. Jeg aner ikke, hvorfor Microsoft ikke tænkte på et mere populært format, som MP3, men så er det…

Fedt tip: Prøv ikke at bruge for lang lyd, da du skal huske, at du vil høre det hele, hver gang den specifikke person sender dig en e-mail.

Trin 6: Når du er færdig, skal du klikke Okay. Din regel vil blive oprettet, og et vindue vil poppe op, der bekræfter dette og spørger dig, om du vil have det anvendt på alle de beskeder, du allerede har modtaget, som det gælder for. Da det ikke gælder for denne særlige situation, er det lige meget, om du vælger det eller ej.

Det er det! Fra nu af, når den person sender dig en e-mail, afspilles den lyd, du har valgt.