En komplet guide til at organisere Gmail for at bruge det effektivt
Miscellanea / / November 29, 2021
Gmail er stadig meget relevant og vigtig, selvom apps f.eks Slap og Hold har reduceret vores afhængighed af e-mail. Ifølge en McKinsey rapport, bruger en gennemsnitlig person stadig op til 28 % af arbejdsugen på e-mails. Derfor giver det mening at organisere Gmail for at reducere rod og forbedre produktiviteten.
![Komplet guide til at organisere Gmail for at bruge det effektivt](/f/909c391c15c9b975768c523bf0563caa.jpg)
Antallet af e-mails, vi modtager, kan være svimlende, især fra kilder, som vi ikke engang husker at abonnere på. Så er der gamle, men vigtige e-mails, der bliver væk i et hav af friske e-mails. Her er nogle hurtige tips og tricks til at organisere Gmail-e-mails og bringe fornuft til dit arbejdsliv.
Lad os begynde.
1. Organisering af Gmail-indbakke
De fleste e-mails ender i indbakken, hvilket er den primære årsag til, at det er så rodet og overvældende på samme tid. En måde at finde vigtige e-mails hurtigt er at ændre indbakketype for at vise vigtige e-mails øverst.
Trin 1: Klik på Indstillinger og vælg Alle indstillinger.
![Komplet vejledning til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 1](/f/5bb21dcccb3acedcc0af142f2d5e49dd.png)
Trin 2: Gå over til fanen Indbakke, hvor du kan vælge standardvisningen ud for Indbakketype.
![Komplet guide til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 2](/f/022f3e1a00da36794c5099ab41f79756.png)
Jeg foreslår, at du prøver et par alternativer og kontrollerer, hvilken der passer til dine behov:
- Standard: Viser e-mails efter dato og klokkeslæt
- Vigtigt først: Gmail bruger kunstig intelligens til at afgøre, hvilke e-mails der er vigtige for dig
- Ulæst først: Organiser Gmail, så ulæste e-mails vises først
- Stjernemarkeret først: E-mails, der blev stjernemarkeret af dig, vises først. Brug stjerner til at markere vigtige e-mails/id'er
- Prioriteret indbakke: Google er opmærksom til e-mails, som du interagerer mest med og bruger disse oplysninger til at vise relevante e-mails først
Der er andre indstillinger, du bør tjekke ud.
Også på Guiding Tech
2. Organisering af Gmail efter mapper/etiketter
Gmail kalder det etiketter, men det betyder det samme. Et sted at filtrere og gemme dine e-mails, så det ikke roder indbakken. Jeg anbefaler at holde det samlede antal etiketter lavt og ikke gå amok med dem. Det kan du også oprette indlejrede etiketter i Gmail, hvilket betyder etiketter inde i en etiket. Det fungerer næsten som en undermappe.
Vi opretter et filter, der fortæller Gmail om at sende en bestemt e-mail eller gemme den på den etiket.
Trin 1: Åbn den e-mail, du vil oprette et filter for. Klik på etiketter-ikonet øverst for at se en liste over eksisterende etiketter. Det ligner en pil, der peger til højre.
![Komplet vejledning til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 3](/f/5eff1256123a6ab52ee4a3743997c7ff.png)
Trin 2: Du kan vælge fra en eksisterende liste over etiketter eller oprette en ny ved direkte at skrive navnet øverst. Du kan også administrere etiketindstillinger herfra.
![Komplet guide til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 4](/f/1e0aff158931885ed428a70cb3b20455.png)
Opret for eksempel en etiket kaldet Reading Digest for alle e-mails, som du modtager fra Medium eller Quora eller nyhedsbreve, som du har abonneret på. Disse e-mails vises ikke i din indbakke nu og går direkte til etiket eller mappe. Du kan også flytte e-mails til etiketter fra denne menu, hvis du ikke vil oprette en ny etiket til den ulige e-mail.
![Komplet vejledning til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 6](/f/4cd5778f13416f4856d22179ca0e8613.png)
Du kan også farvekode etiketter. Rul gennem listen over etiketter i sidebjælken, og klik på menuikonet med tre prikker ved siden af for at vælge en farve.
3. Organiser Gmail efter størrelse
Google tilbyder 15 GB ledig plads til alle Google-apps inklusive Gmail. Mangler du plads eller vil du gerne gøre rent i huset? Sorter e-mails efter størrelse for at finde og slette e-mails, der optager plads, men tjener intet formål nu.
Søgeoperatøren er størrelse: bytes. Det betyder at søge efter e-mails, der bruger mere end 15 MB plads, skal du indtaste størrelse: 15728640. Kommandoen størrelse: mb virker også.
![Komplet guide til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 5](/f/822c815d76ab92b5dd9a6d4e8116ea5d.png)
Du kan være kreativ på dette tidspunkt og tilføje flere søgeparametre for yderligere filtreringsresultater som:
- størrelse: mb har: vedhæftet fil
- størrelse: 10mb har: vedhæftet fil filnavn: doc
- størrelse: 10mb større_end: 5m mindre_end: 8M
Prøv et par kombinationer for at se, hvilken slags resultater du får, og tag det så derfra. Gmail vil foreslå nogle flere søgeparametre lige under søgelinjen som dato og klokkeslæt for at hjælpe dig med at finde det, du leder efter.
Pro tip: Du ved, hvordan vi kan oprette etiketter til filtrere e-mails. Vidste du, at du kan bruge #GoogleDrive-etiketten til at gemme vedhæftede filer direkte i en mappe i Drev? Sletning af e-mailen efterfølgende sletter heller ikke den gemte fil i Drev.
Også på Guiding Tech
4. Administrer faner
Gmail kommer med mange faner, der er aktive som standard. Du behøver ikke eller har muligvis ikke brug for alle disse faner.
![Komplet guide til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 7](/f/523b153579cde9ac07bc64020b3476b6.png)
Gå tilbage til Indstillinger, og under fanen Indbakke vil du bemærke kategorier. Det er her, du nemt kan slå disse faner til/fra. Der er ingen måde at oprette nye faner eller tildele en etiket som en fane. Det ville dog have været så fedt.
5. Organiser Gmail efter afsender
Søger efter at finde alle e-mails fra en bestemt afsender. Det er nemt, og du behøver ikke engang at åbne e-mailen for at det virker.
![Komplet vejledning til at organisere Gmail for at bruge det effektivt 8](/f/b69cc2c12d79cfd86d989a5dd3d6db13.png)
Højreklik på e-mailen og vælg 'Find e-mails fra navn' for at starte søgningen. Du bør se alle e-mails inden for få sekunder.
Google Mail Rocks
Gmail er en af de bedst designede e-mail-udbydere i verden. Der er flere måder at tilpasse det lige som du ønsker. Der er også skjulte funktioner, tastaturgenveje, og søgeoperatorer, som du kan bruge til at få det, du leder efter. Jeg håber, at ovenstående tips hjalp dig med at organisere din indbakke bedre. Måske endda nå indbakke nul? Med krydsede fingre.
Næste: Har du mistet dine Gmail-e-mails? Her er nogle måder at gendanne mistede Gmail-e-mails og forberede sig på fremtidige katastrofer. Du vil aldrig miste en anden e-mail.