Sådan bruger du Gmail-filtre som en professionel til at reducere stress

Hver morgen du vågner, og de fleste gange, selv før du tænker på at børste tænder, begynder du at tjekke din telefon. Og lo og se, din Gmail-konto er oversvømmet med snesevis af mails, der kræver muligvis din opmærksomhed eller ikke. Selvfølgelig kan du altid tjekke dem senere, men mails bliver ved med at hobe sig op, og snart er det et jordskred.

Ingen kan lide at beskæftige sig med unødvendige mails, og det er præcis, hvad vi vil hjælpe dig med at reducere stress ved at håndtere mængden af ​​mails. Da Gmail er den foretrukne klient for et flertal af mennesker, lad os se, hvordan de smarte filtre kan hjælpe med at holde vores blodtryk i skak.

Begynderguide: Hvis du er i tvivl om nogen af ​​disse vilkår, skal du sørge for tjek vores guide om tags, filtre og etiketter til Gmail.

1. Det giver ingen mening at læse ALLE e-mails

De fleste af de irriterende mails, jeg får, er simpelthen bekræftelser. Til tider en ny hjemmeside eller tjeneste, du tilmelder dig (som du ikke kan forudse mails fra) og til tider velkendte adresser, der bombarderer din indbakke. Til de bekendte har jeg lavet et filter, som automatisk markerer, at disse mails er læst, og du kan endda gå videre og tilføje etiketter som 'autoread' for at holde din indbakke ryddelig.

Som du kan se, har jeg tilføjet Amazon-bekræftelsesmailen til dette brugerdefinerede filter, og du kan endda tilføje det til hele 'amazon.com' (amazon.in i mit tilfælde) domænenavn. Lav disse filtre til alle sådanne e-mails, der er virkelig ingen mening i at læse dem alle alligevel.

2. Har du nogensinde hørt om Boolean?

Ganske enkelt, Boolean er det udtryk, der ligner det engelske sprogs 'konjunktion' meget. Du kan bruge ord som OG, ELLER eller IKKE til at søge i din Gmail. På samme måde vil du måske ignorere de fleste af de automatiserede e-mails undtagen nogle få vigtige fra visse domæner. For eksempel, mens du har blokeret alle dine ordrebekræftelsesmails fra Amazon, gør du sandsynligvis det IKKE ønsker at autolæse dem, der har ordet 'problem' i dem.

3. Filtre + etiketter går hånd i hånd

Tilføjelse etiketter til sorterede e-mails vil give dig en meget bedre visuel idé om, hvad der foregår med alle disse e-mails, der ankommer i din indbakke. De vigtige mails med ovenstående filtre kan have en mere slående rød (eller lignende) farvet etiket, hvorimod den uvigtige kan stå i fred.

4. Lysende Stjerner

At tilføje stjerner til de vigtigste mails, der kræver din øjeblikkelige opmærksomhed, er en god måde at holde prioriteterne i orden. Den nemmeste måde at gøre dette på ville være at åbne den mail, som du synes er virkelig vigtig, og vælge Filtrer meddelelser som disse.

På den næste velkendte Gmail-filterskærm skal du vælge Opret filter med denne søgning og på det næste skærmbillede skal du markere afkrydsningsfeltet for Stjerne den. Du kan endda markere boksen nedenfor for Anvend også filter på x matchende samtaler, som automatisk vil stjernemarkere eksisterende samtaler med det valgte filter.

5. Bulk op

Nå, ikke bogstaveligt! Gmail lader dig oprette massefiltre til den samme handling. Så for den samme handling ovenfor, hvis du allerede kender mailadresserne på folk (eller de er en del af din kontaktliste) bare gå videre og opret et filter med den boolske ELLER og den samme regel kan anvendes på alle deres e-mails fra nu af.

Du er selvfølgelig velkommen til at tjekke disse kasser for Har tilknytning og Inkluder ikke chats for yderligere adskillelse.

At påføre etiketter på massemail-id'er fungerer også fint og er en god idé, hvis du vil adskille dit arbejde og afspille mails med forskellige farveetiketter.

Overkomplicer ikke

Uanset hvad du vælger at gøre med disse tips, så prøv ikke at gå overbord. Du ønsker at holde tingene enkle ved at anvende enkle regler, der fungerer for at holde orden på dine mails. Hvis du har spørgsmål eller spørgsmål, kan du slutte dig til os i vores fora. Vi vil meget gerne høre, hvordan du ønsker, at dine Gmail-filtre skal fungere.