En begyndervejledning til Gmail-etiketter, filtre og brug af dem sammen

Vi kategoriserer alle ting i vores daglige liv for at lette vores opgaver. Det inkluderer ting både offline og online. Hvis du har din garderobe pænt stablet, med forskellige stativer, der indeholder forskellige sæt tøj så vil du aldrig spilde tid på at søge i de par sokker om morgenen, før du går på arbejde du? Det samme gælder for din e-mail-indbakke.

E-mails er en ting, de fleste af os bruger meget hver dag. Dengang havde vi begrænset postkassekapacitet med en håndfuld mails at forholde sig til, i modsætning til i dag, hvor begrebet e-mail er synonymt med ’smerter i nakken’ for mange. Organisation er nøglen her, og det er der Gmail-etiketter og filtre komme i spil. Hvis du ved, hvordan du bruger dem produktivt, dine e-mail problemer vil reducere betydeligt.

I dag vil vi se, hvordan du kan bruge Gmail-filtre sammen med etiketter til en stressfri e-mail-organisering i Gmail. Dette er en begyndervejledning, så Gmail-veteraner blandt jer kan frit springe dette over.

Hvad er Gmail-etiketter, og hvordan man opretter dem

For bedre forståelse kan du sammenligne etiketter i Gmail til mapper i dit OS. For eksempel opretter vi mapper som musik, billeder, software osv. at kategorisere flere typer filer. På samme måde kan etiketter i Gmail bruges til at kategorisere e-mails fra forskellige kilder eller baseret på deres indhold.

For at oprette en ny etiket skal du udvide postkassenavigationssidebjælken og klikke på linket Opret ny etiket.

Giv etiketten et navn, og klik på knappen Opret. Du kan også oprette indlejrede etiketter ligesom du opretter undermapper i dit OS for bedre organisering.

Når du nu vil flytte en e-mail til en etiket manuelt, skal du klikke på etiketten eller mappeknappen øverst og vælge etiketten fra listen.

Nå, det var sådan, du kan gøre tingene manuelt, lader os nu se, hvordan man opretter et filter til at flytte e-mails til etiketter automatisk.

Oprettelse af filtre i Gmail

Det er meget nemt at oprette et filter i Gmail. Bare gå over til Gmail-indstillingerne øverst til højre og klik på filterfanen. Klik på linket i filterfanen Opret et nyt filter at begynde.

Mens du opretter et filter, vil Gmail spørge dig, hvilken type e-mails du vil filtrere, f.eks. fra eller to adresser, e-mails med specifikke ord osv. For eksempel, hvis du vil filtrere alle Facebook-meddelelses-e-mails, skal du tilføje facebookmail.com domæne i fra-feltet.

For at sikre, at det filter, du har oprettet, er målrettet mod de korrekte sæt af e-mails, skal du klikke på Test søgning knap. Du kan nu enten foretage nogle ændringer i filteret afhængigt af testresultaterne eller bekræfte filteret.

Dernæst vil Gmail spørge dig om, hvad du gerne vil gøre med de filtrerede mails. Der er muligheder som at springe indbakken over, markere som læst, starte dem osv. For at flytte den pågældende mail direkte til en etiket, skal du markere Anvend etiketten og vælge etiketten fra rullelisten. Du kan også oprette en ny etiket og indlejre den med eksisterende etiketter for at lave en trælignende struktur.

Det er alt, fra denne dag og fremefter vil de bestemte e-mails blive filtreret automatisk og vil blive flyttet til den ønskede etiket og derved spare din indbakke for rod.

Nu er her en interessant idé! Hvad med at abonnere på vores daglige e-mail-opdateringer (du finder linket i vores sidebjælke til højre) og derefter oprette et filter som Guiding Tech. Denne øvelse hjælper dig ikke kun med at øve dig i, hvordan du opretter filtrene, men vil også holde dig opdateret med vores seneste tips og tricks.