Top 9 Google Sheets tips og tricks til at bruge det som en professionel

Jeg kunne næsten ikke finde på at bruge et regnearksprogram andet end Microsoft Excel. Det var før Google besluttede at udgive Sheets som en del af sin kontorpakke af webapps. Google Sheets har hjulpet mig med at være uafhængig af platformen og computeren. Da jeg har brugt en anstændig tid på at bruge det, har jeg samlet nogle af de bedste og mest brugte Google Sheets tips og tricks.

Selvom Excel er langt mere kraftfuldt, kommer Google Sheets med en masse funktioner og pakker masser af punch. Du skal vide, hvad du skal gøre, og hvordan du gør det. Det er her, vi træder til med en masse nyttige måder, som kan hjælpe dig med at bruge Sheets som en professionel.

Lad os begynde.

1. Sådan låser du en række i Google Sheets

Låsning af en række eller kolonne vil gitterlåse den. Det betyder, at den (række eller kolonne) forbliver øverst, når du ruller ned eller til siden. I et Google Sheets-dokument skal du vælge den række, du vil fryse, ved at klikke på det tilsvarende tal eller alfabet.

Vælg Frys under menuen Vis, og du vil se en masse muligheder.

Indstillingen Ingen rækker vil frigøre de valgte rækker. Derefter vil en række fryse den valgte række, mens to rækker også vil fryse rækken under den. Op til nuværende række (1) vil fryse alle rækker, indtil hvor din markør er på arket. Herunder er de samme muligheder, men for kolonner i stedet for.

2. Sådan flettes celler i Google Sheets

Vælg de rækker og kolonner, du vil flette i arket.

Klik på Formater og vælg Flet celler for at se alle tilgængelige muligheder.

Du kan flette vandret eller lodret. Merge alle vil gøre det begge. Når du vælger en mulighed, vil du se denne pop-up.

Afhængigt af den indstilling, du har valgt, vil fletning af celler bevare værdien øverst til venstre. Altid.

I vores tilfælde er kun A1 og A2 celler bevaret, mens resten er blevet slettet. Så husk det, før du flette celler.

3. Sådan laver du en graf i Google Sheets

Data kan være svære at fortolke, og derfor tyr vi til grafer. Google Sheets leveres med mange forskellige diagramtyper. Før du vælger en, skal du sørge for at have dine data klar. Vælg alle de celler, du vil repræsentere grafisk, og klik på Diagrammer under Indsæt.

Du skulle nu se et søjlediagram som standard med nogle muligheder til højre. Du kan ændre diagramtypen fra søjle til tærte eller andet, farvelægge, vælge celler, tilføje titel og forklaring og endnu mere her.

Jeg vil foreslå, at du bruger nogle dummy-data og leger, indtil du får styr på det. Opretter grafer og diagrammer er ikke så svært alligevel.

4. Sådan ombrydes tekst i Google Sheets

Du skriver en lang tekststreng, og den flyder over i den næste celle og blokerer værdien der, eller den forsvinder simpelthen ind i cellevæggen. Vælg cellen, og klik på Tekstombrydning under Format. Det er her, du vælger Wrap-indstillingen.

Hvis du vælger indstillingen Overløb, vil teksten fortsætte ind i den næste celle, mens Clip vil klippe den kort, som vi så i ovenstående skærmbillede.

5. Sådan summerer du en kolonne i Google Sheets

Google Sheet kan nemt udføre matematiske beregninger. Addition er en formel, som de fleste bruger ofte. Vælg cellerne i den kolonne eller række, du vil lave en total af, og vælg indstillingen Sum under matematikikonet.

Har du bemærket alle de andre formler, der er tilgængelige der? Google Sheets kan fungere som en ret god lommeregner.

6. Sådan tilføjer du kolonner og rækker i Google Sheets

Når du administrerer mange data på et enkelt ark, er det ikke en god idé at flytte rundt på dem bare for at tilføje en enkelt række eller kolonne. Heldigvis er der en nem måde. Vælg blot den række eller kolonne, hvor du har brug for en ny tom række/kolonne, og vælg Indsæt 1 over eller under mulighed.

Du bør se den tomme række nu. Indeksnummeret/alfabetet ændres automatisk på tværs af arket.

Du kan også bruge den samme metode til at tilføje kolonner.

7. Sådan låser du celler i Google Sheets

Låsning af en celle vil forhindre utilsigtede ændringer af den samme. Forveksle det ikke med en sikkerhedsforanstaltning. Folk kan stadig tage et skærmbillede, udskrive eller endda kopiere og indsætte indholdet af cellen.

Vælg de celler, du vil låse, og vælg Beskyttede ark og områder under Data.

Du kan ikke kun låseceller her men også hele arket. Indtast en beskrivelse, der vil gøre det lettere at genkende låste celler i fremtiden, hvis du har mere end ét sæt. Vælg Indstil tilladelser, når du er færdig. Du kan nu vælge, hvem der alle har tilladelse til at få adgang til de låste celler.

8. Sådan opretter du en drop-down i Google Sheets

Rullelister sparer meget plads, hvilket gør det nemmere at vælge værdier og udfylde formularer eller lege med variabler. Vælg den celle, hvor du vil oprette en rullemenu, og klik på Datavalidering under Data.

Du kan nu vælge kriterierne for den pågældende celle. For eksempel kan du oprette en liste over datoer, numre, navne, afkrydsningsfelter eller elementer. Du kan derefter vælge et interval og bestemme, hvad der sker, når ugyldige data indtastes.

Jeg har valgt et tal fra 10 til 100. Så når jeg indtaster 5 i den pågældende celle, viser Google Sheets et rødt mærke for at angive en fejl.

Oprettelse af en liste med flere valgfrie værdier vil indsætte en nedadgående pil for at markere rullelisten.

9. Sådan mærker du forklaring i Google Sheets

Du kan sagtens tilføje tekst- og formatforklaringer i Google Sheets. Processen er enkel og nem at gøre dine data let identificerbare, især hvis du deler arket med flere andre mennesker.

Spred det godt

Google Sheets er kraftfuldt, alsidigt og gratis for livet uden bindinger. Det faktum, at det er tilgængeligt på alle platforme og fungerer direkte fra en browser, gør det endnu mere populært. Del dine tips og tricks med os i kommentarfeltet nedenfor.

Næste: Arbejder du med Google Sheets hele tiden? Her er nogle af Google Sheets-skabelonerne for at spare tid og øge produktiviteten.