Sådan gemmer du nemt Google-formularsvar på forskellige ark

Google Forms er måske en af ​​de mest populære tjenester til at indsamle undersøgelser, og det er nemt at se hvorfor. Fra tilføjelse af betinget logik til uploade filer, Forms er en velsignelse for landmålere og lærere. Men som superbrugeren i du skal vide, er det en smerte at sortere og analysere gennem hvert eneste svar på arket, især hvis du har en horde af svar.

Ville det ikke være nemmere, hvis du automatisk kunne gemme hvert Google Form-svar på forskellige ark baseret på svaret?

Nå, det er næsten 2020, og det ville være en nederdel, hvis du skal udføre alt sorteringen og analysere manuelt. Takket være Google Sheets' nemme formler og funktion er det en enkel opgave at gemme alle formularsvar på individuelle ark.

Alt du skal gøre er at finde ud af, hvordan du gerne vil have svarene adskilt. Når du har fundet ud af betingelserne (enkelt tilstand eller flere tilstande), er de næste trin en leg.

Lad os komme igang.

Metode 1: Brug af forespørgsel

Denne metode bruger forespørgselsfunktionen i Google Sheets. For dem, der ikke er klar over det, bruger denne funktion simple SQL-lignende forespørgsler til at sortere gennem tabeldataene efter dine præferencer.

Fra matematiske formler som Sum og Avg til at bruge klausuler som Indeholder og Like, du kan eksperimentere med en masse. Og du kan selvfølgelig vælge det dataområde, hvor du ønsker, at disse betingelser skal være opfyldt.

Når du er færdig, kan du lægge svarene på forskellige ark.

Så hvis vi skal finde gennemsnittet af kolonne A, vil forespørgslen se nogenlunde sådan ud:

=Forespørgsel (A1:A12,"vælg gennemsnit (A)")

Nedenfor er nogle af de betingelser, der skal være opfyldt,

• Forespørgslen skal enten være omgivet af anførselstegn.
• Hvis ikke, skal forespørgslen indeholde en reference til celleværdierne.
• Kolonneværdierne skal være enten Boolean, String eller Numeric.

Denne metode kræver blot en indledende opsætning baseret på din formulars værdier. Når du er tilfreds med de første resultater af din test, kan du dele formularen med offentligheden.

Sådan bruger du Sheets' forespørgselsfunktion til at gemme Google-formularsvar

Trin 1: Åbn Google Forms, og opret din formular. I vores tilfælde har vi lavet en formular med multiple-choice spørgsmål (MCQ), da vi ønsker at adskille dataene i henhold til bynavnet.

Når du er færdig, skal du gå over til fanen Svar og klikke på menuen med tre prikker ved siden af ​​det lille Sheets-ikon.

Vælg Vælg svardestination i menuen, og klik på Opret et nyt regneark. Giv arket et navn, der er let at huske.

Når linket til det nævnte regneark er etableret, skal du åbne det via Google Sheets. På dette tidspunkt vil du bemærke, at det første arks navn er ændret til Form Responses 1.

Trin 2: Åbn nu et andet ark, og indsæt følgende formel på den første celle,

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Mumbai'")

Som du kan se, går arknavnet først, derefter celleområdet og derefter din betingede forespørgsel. Efter at have ændret betingelsen i forespørgslen, gentag det samme for alle de andre faner.

I vores tilfælde så det tredje og fjerde ark ud,

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Delhi'")

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Kolkata'")

Trin 4: Nu skal du blot indsende et par testsvar og se magien udfolde sig.

Pro tip: Hvis du blot vil vælge en kolonnes værdi, skal du erstatte * med kolonnenavnet.

Juster forespørgslen yderligere

Det gode er, at arket håndterer navngivning af overskrifterne, og du behøver ikke bekymre dig om dem.

Du kan også justere forespørgslen yderligere, så den passer til din formulars betingelser. Hvis du f.eks. vil matche en respondents svar med en strengværdi, vil 'Where'-sætningen blive erstattet af 'Indeholder' eller 'Like'-sætning. Og hvis du sammenligner strengværdier, er det altid klogt at konvertere strengen ved hjælp af Upper-funktionen.

=query('Formularsvar 1'!A: E,"Vælg * Hvor E indeholder 'god'") =query('Formularsvar 1'!A: E,"Vælg * Hvor E kan lide 'god'")

Desuden er Google Sheets forespørgsler ikke så avancerede som SQL-sætninger. For det første kan du ikke bruge parameteren '%' til at matche svar med den givne strengværdi. Det virker kun for et nøjagtigt match. Så selvom nogen har svaret 'goood' i svaret, vil ovenstående forespørgsel ikke opfange det.

På samme måde kan du også lege med datoer.

Bemærk: Du skal rulle til højre for at se eller vælge hele formlen, der tilbydes nedenfor.

Sheets forstår kun datoformatet 'åååå-mm-dd', så du skal muligvis indstille formatet for kolonnen til at begynde med for at få bedre resultater.

=forespørgsel (Formularsvar 1'!A: D,"vælg C, B hvor B > dato '"&TEXT(DATEVALUE("1/1/2000"),"åååå-mm-dd")&"'",1 )

Du kan også tilføje mere end én betingelse på dine ark. Alt du skal huske er at adskille de to tilstande med enten 'Eller' eller 'Og'.

Metode 2: Filtrer

En anden alternativ funktion, som du kan bruge, er Filter, for enkel tilstand og kan bruges til at få specifikke resultater.

For eksempel vil følgende filtrere gennem række 1 til række 7, når værdien af ​​kolonne D1 til D2 har navnet Mumbai.

=filter('Form Responses 1'!A1:E7,'Form Responses 1'!D1:D7="Mumbai")

Denne formel kan dog mislykkes, hvis du leder efter automatisk formularindsendelse, hvor antallet af rækker muligvis overstiger dine forventninger.

Arbejd smart

Så det er sådan, du nemt kan adskille Google Forms-svar til forskellige ark. Det bedste er, at stamdataene altid vil være på det første ark, som du kan referere til senere.

Den eneste begrænsning er, at du ikke vil være i stand til at kopiere indholdet af et ark direkte via 'Kopiér til'-funktionen. I dette tilfælde kopierer Sheets formlen i stedet for indholdet til det nye regneark, hvilket igen gør det nye regneark ubrugeligt.

Den gode nyhed er, at du stadig kan kopiere og indsætte indholdet manuelt.

Næste: Skal du droppe Google Forms for Jot Forms? Læs følgende artikel for at finde ud af, hvilken tjeneste der er bygget til dig.