Sådan opretter du regler baseret på e-mail-emner i Outlook 2013

Bruger du MS Outlook som en desktop-e-mail-klient? Og bruger du det kun med det formål at sende og modtage e-mails? Vidste du, at du kunne bruge det til andre formål, f.eks organisering af to-do-lister og påmindelse om opgaver?

Nå, jeg gør meget mere med min. Jeg bruger den som en automatisk e-mail-svar, som et værktøj til organisere mine e-mails og meget mere. En af mine favoritter er at bruge MS Outlook til gennemføre undersøgelser. Klienten kan smukt og automatisk sortere e-mail-undersøgelsesstatistikker. Faktisk kan det trick, der er nødvendigt for at få dette gjort, anvendes i mange andre tilfælde. Vi taler om at oprette regler for e-mails baseret på deres emnelinjer.

Lad os fortsætte med undersøgelseseksemplet. Lad os sige, at du er i en organisation og formodes at sende en massebegivenhedsinvitation til medarbejderne, mens du indsamler data om, hvor mange der ønsker at deltage. Det er nemt, du skal blot tilføje en stemmeknap og bede modtagerne om at svare med et Ja eller Ingen ved at klikke på afstemningsknappen.

Bemærk: Vores tutorial er baseret på MS Outlook 2013. Men opsætningen gælder også for lavere versioner. Den eneste forskel ville være brugergrænsefladen.

Nu er problemet at indsamle statistikker. Skal du rulle gennem din indbakke og tælle hvert svar og adskille det Ja og Nej manuelt? Der er bedre måder; vi vil vise dig en.

Jeg sender en mail med emne Afgiv din stemme og en afstemningsknap, som kan bruges til at svare med Ja eller Nej. Klik på Brug afstemningsknapper mulighed for at indsætte knapperne.

Inden jeg sender det ud, vil jeg konfigurere værktøjet til at være klar til at lytte til svar og tælle statistikken på egen hånd. Her er hvad jeg skal konfigurere.

Oprettelse af statistikmapper

Jeg ville navigere til min Indbakke, højreklik på den i venstre rude og opret en ny mappe. Jeg ville navngive det Stemte ja.

På samme måde ville jeg oprette en anden ved navn Stemte nej. Resultatet er vist på billedet nedenfor.

Opret lytterregler

Nu skal jeg oprette regler, så outlook kan anvende regler på meddelelser, når de ankommer, og skubbe dem i deres respektive mapper. Følg trinene for at oprette regler.

Trin 1: Naviger til Hjem fanen. Under Bevæge sig sektion, svæv på Regler og klik derefter på Administrer regler og advarsler.

Trin 2: Start med at klikke på Ny regel.

Trin 3: På den Regel Wizard, Start fra en tom regel ved at vælge Anvend regler på beskeder, jeg modtager. Klik på Næste.

Trin 4: Vælg en betingelse. Den bedste vej er at gå med specifikke ord i faget. Du kan vælge at have flere betingelser.

Trin 5: Klik på i den nederste rude i det samme vindue specifikke ord. Tilføj en søgestreng som Ja: Afgiv din stemme. Klik på Næste.

Trin 6: Vælg en handling. Den ønskede hensigt med et indkommende svar er at flytte den til en bestemt mappe.

Trin 7: Klik på i den nederste rude i det samme vindue specificeret. Vælg nu mappen Stemte ja og klik på Okay.

Trin 8: Tilbage på Regel Wizard, Klik på Afslut. Følg trin 2 til trin 7 igen. Denne gang med søgestrengen (trin 5) som Nej: Afgiv din stemme og mappe (trin 7) som Stemte nej.

Det er det. Gå tilbage til den e-mail, der er under kladde, tilføj din liste over modtagere og Sende. Når svarene er ankommet, skal du bare tjekke antallet i hver mappe.

Bemærk: Som tidligere nævnt er reglen baseret på e-mailens emne. Svaret ville foranstille det afstemte svar til emnelinjen. Og derfor er reglerne tilpasset på den måde. Med de valgmuligheder, du bruger, vil dine regler variere.

Lyder det interessant? Betyder det også meget reduceret arbejde? Prøv det og fortæl os, hvor godt det fungerede.