Doo til Mac-gennemgang: Kraftfuld tilgang til dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering er fortsat en af ​​de hellige grale i den moderne teknologiverden, og alle større teknologivirksomheder ser ud til at have en anden løsning til det. Apples iCloud, med sin enkle, men utilgængelige tilgang helt giver afkald på filstrukturen. Så har vi Google med Google Drev og dens "del med alle"-tilgang, som til gengæld ligner meget Dropbox, en anden ekstremt populær platform til deling af filer og dokumenter på tværs af internettet og forskellige computere.

Som en konsekvens af at have alle disse tjenester, har vi højst sandsynligt alle dokumenter spredt ud over dem alle, hvilket kan gøre det noget af en opgave at finde og organisere dem. Læg dertil det faktum, at de fleste af os stadig har fysiske dokumenter, som vi også kæmper for at organisere, og du har den perfekte opskrift på kontorkaos.

For at løse dette, Doo.net startede et projekt for et par måneder siden, som de endelig er begyndt at rulle ud i form af native apps til Mac, Windows 8 og mobile enheder (de kommer snart).

Navnet blot DOO, giver appen en ganske unik tilgang til den måde, vi organiserer dokumenter på, ved hjælp af en serie af smarte værktøjer og algoritmer til at bringe orden i ikke kun digitale dokumenter, men også fysiske dem.

Idéen bag DOO

På Mac, den gratis app kan downloades fra Mac App Store. Når den er installeret, vil DOO bede dig om at oprette en mappe til appen, hvor den vil centralisere alt dit indhold.

Det er på næste trin, hvor vi kommer til at se appens smarte tilgang til dokumenthåndtering: I stedet for bare at prøve at være et andet dokument synkroniseringstjeneste, DOO forbinder til dine eksisterende og trækker dataene indeholdt i hver uden at rode med deres egen organisation og/eller struktur.

Understøttede tjenester inkluderer Dropbox, Google Drev, dine lokale mapper og endda dine e-mail-konti, som den får nogen af dokumenter vedhæftet dine e-mails.

Sådan fungerer DOO

Når dine mapper og konti er blevet knyttet til appen, begynder den at læse dem og indeksere dem. Det er her, nogle af DOO’s mest innovative værktøjer kommer i spil: Appen bruger en række smarte algoritmer til at identificere al relevant information i dine dokumenter og bruge den til at klassificere dem.

Bemærk: DOO bruger OCR (Optical Character Recognition) til at udtrække de vigtigste oplysninger fra dine scannede fysiske dokumenter, hvilket gør dem nemme at klassificere og finde også.

Selvfølgelig ville denne app slet ikke være nyttig, hvis du ikke var i stand til nemt at finde det dokument, du ønsker. Heldigvis, når DOO's søgefunktion er indekseret, er den øjeblikkelig og ekstremt nøjagtig. Resultaterne vises lige mens du skriver og kan filtreres efter tags.

Derudover kan du bruge appens tidslinjesøgningsfunktion, som hjælper dig med at indsnævre din søgning efter dato.

Resten af ​​appen fungerer som forventet, så du kan sortere dokumenter på enhver måde, du vil, det være sig ved at synkronisere tjeneste, efter type, efter arbejdsområde og mere.

DOO tilbyder også sin helt valgfri cloud-tjeneste (påkrævet konto), som kan gemme alle dine dokumenter på virksomhedens egne cloud-servere, hvilket gør dem tilgængelige på alle andre enheder, hvor du har applikationen installeret.

Ligesom de fleste af de tjenester, det fungerer med, tilbyder DOO også en gratis tjeneste med en række opgraderingsmuligheder. Disse er ikke tilgængelige endnu, men deres priser virker rimelige.

Konklusion

Mens jeg var i tvivl i begyndelsen, endte jeg med at kunne lide DOO og hvad den forsøger at opnå. Altomfattende løsninger har en tendens til at ende med at blive et rod eller alt for komplicerede, men i dette tilfælde er udviklerne af DOO har lavet en app, der er enkel og nem at bruge, og som perfekt udnytter den kraftfulde service, der ligger bag det. Jeg er stadig nødt til at se, hvordan det udvikler sig, når det er fuldt tilgængeligt på tværs af alle enheder, men indtil videre ser det ud til, at det vil leve op til sit løfte.