Die vollständige Anleitung zum Archivieren von E-Mails in Outlook 2010

Die meisten von uns, die beliebte webbasierte E-Mail-Dienste verwenden, wie Gmail und Outlook.com Machen Sie sich wahrscheinlich nie Sorgen um die Archivierung, wenn man bedenkt, dass wir es haben GB Cloud-Speicher zur Verfügung. Wenn Sie jedoch in einer Organisation arbeiten, oder Sie haben ein E-Mail-Konto für Bildungszwecke, auf dem Sie nur über begrenzten Serverspeicherplatz zum Speichern von E-Mails verfügen, müssen Sie diese von Zeit zu Zeit archivieren.

Deshalb erzählen wir Ihnen heute alles, was Sie über die Archivierung von E-Mails im Outlook 2010-E-Mail-Client wissen müssen, der auch in seinen anderen Versionen problemlos implementiert werden kann.

Beginnen wir also mit dem Erstellen eines E-Mail-Archivs in Outlook 2010.

Erstellen einer Archivdatei

Als erstes müssen Sie eine neue Archivdatei erstellen, in der alle E-Mails lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden. Um es zu erstellen, klicken Sie auf das Dateimenü An Ausblick 2010 und wähle die Option Bereinigungstools. Keine Sorge, wir werden keine Ihrer E-Mails löschen.

In den Bereinigungstools sehen Sie eine Option namens Archiv. Klicken Sie darauf, um das Fenster Archiv erstellen zu öffnen. Wählen Sie im Fenster die Ordner aus, die Sie archivieren möchten. Sie können auch den gesamten Posteingang auswählen, wenn Sie möchten. Um alte E-Mails gleich beim Erstellen des Archivs einzubeziehen, wählen Sie den entsprechenden Datumsbereich aus.

Geben Sie abschließend den Speicherort an, an dem Sie die Dateien archivieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie können auch Ihre geteilte Ablage auswählen wenn es auf Ihrem Computer abgebildet ist. Outlook erstellt eine PST-Datei, um alle E-Mails als Archiv auf Ihrem System zu speichern.

Sobald das Archiv erstellt wurde, sehen Sie ein Archivbereich unter den Postfachordnern im linken Bereich. Die anfängliche Archivierung kann je nach Anzahl der E-Mails, die Sie in das Archiv aufgenommen haben, einige Zeit dauern.

Die archivierten E-Mails haben die gleiche Struktur wie Ihr Online-Postfach mit allen Ordnern und Unterordnern. Wenn Sie nur bestimmte Ordner für die Archivierung ausgewählt haben, werden automatisch alle Unterordner eingeschlossen.

E-Mails ins Archiv verschieben

Sie können eine E-Mail ins Archiv verschieben, indem Sie sie einfach im Archivbereich in der linken Leiste ablegen. Um E-Mails in großen Mengen zu verschieben, wählen Sie die E-Mails aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie hier die Archiv Ordner unter dem Ordnerbereich und klicken Sie auf OK, um die E-Mails zu verschieben.

Sie können auch Einstellungen für die automatische Archivierung der E-Mails erstellen. Wenn Sie nur für einen bestimmten Ordner in Ihrem Postfach eine automatische Archivierung erstellen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften.

Hier navigieren Sie zu Autoarchivierung und wählen Sie die Einstellungen aus, die am besten zu Ihnen passen. Um die automatische Archivierungsregel für Ihr gesamtes Postfach zu implementieren, öffnen Sie das Outlook-Option aus dem Menü und wählen Sie die Erweiterte Einstellungen.

Klicken Sie hier auf die AutoArchivierungseinstellungen und erstellen Sie Regeln für die automatische Archivierung der E-Mails in Ihrem Postfach.

Verschieben einer Archivdatei

Manchmal müssen Sie von einem Computer zu einem anderen wechseln (von einem alten aktualisieren) oder der Speicherplatz auf dem freigegebenen Laufwerk der Organisation wird knapp. Unter diesen Umständen müssen Sie Ihre Archivdateien verschieben und erneut mit Outlook verknüpfen. Schauen wir uns also an, wie das geht.

Verknüpfung aufheben und Archivdatei verschieben

Bevor Sie die Archivdatei verschieben, müssen wir den Link aus Outlook entfernen. Öffnen Sie dazu das Dateimenü und wähle die Option Account Einstellungen.

Navigieren Sie in den Kontoeinstellungen zu der Abschnitt Datendateien und Sie sehen die Archivdatei, die Sie auf dem aktuellen System verwaltet haben.

Jetzt müssen Sie nur noch die Archivdatei auswählen und auf das Entfernen Taste. Keine Sorge, Sie löschen die Archivdatei nicht, sondern nur den Link in Outlook.

Verschieben Sie nun die Datei mit einem der verfügbaren Speicherlaufwerke an den neuen Speicherort.

Verknüpfen der Archivdatei

Um die Archivdatei mit Outlook zu verknüpfen, öffnen Sie das Abschnitt Datendatei erneut aus den Kontoeinstellungen in Outlook und klicken Sie auf das Schaltfläche hinzufügen. Importieren Sie nun die PST-Datei des gesicherten Archivs und öffnen Sie die E-Mails aus dem Archivbereich.

Komprimieren der Archivdatei

Wenn Sie die Archivdatei auf Ihrer lokalen Festplatte speichern, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Gedanken über die Größe der Archivdatei machen, aber wenn es sich um ein freigegebenes Laufwerk handelt In einer Organisation oder einem Cloud-Konto mit begrenztem Speicherplatz ist es ratsam, die Archivdatei zu komprimieren, um Speicherplatz zu sparen tun.

Um die Archivgröße zu komprimieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt Archiv im rechten Bereich und wählen Sie Datendateieigenschaften. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Erweitert" um die Outlook-Datendatei zu öffnen. Jetzt müssen Sie nur noch auf klicken Jetzt kompakt Schaltfläche, um die Größe der Archivdatei zu reduzieren.

Abschluss

Das war also so ziemlich alles, was man über das Archivieren von E-Mails in Outlook 2010 wissen muss, und ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie diese Schritte auch in Outlook 2013 verwenden können. Wenn Sie weitere Zweifel an der Archivierung von E-Mails haben, hinterlassen Sie einfach einen Kommentar und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Top-Bildnachweis: David Boyle