So erstellen und verwenden Sie eine Verteilerliste in MS Outlook

Haben Sie Kontaktgruppen, denen Sie ständig E-Mails und Besprechungsanfragen senden? Und geben Sie jede E-Mail-Adresse jedes Mal neu ein, wenn Sie dies tun möchten? Wenn Sie jetzt verwenden MS Outlook als Ihr E-Mail-Client und immer noch das Gleiche tun, vermissen Sie etwas wirklich Cooles.

Outlook ermöglicht das Erstellen von Verteilerliste die nichts anderes sind als Teilmengen Ihrer Kontakte oder benutzerdefinierte Gruppen, wie Sie es nennen können. Also, nächstes Mal eine Gruppe haben von Personen, an die Sie häufig E-Mails senden möchten, erstellen Sie eine Verteilerliste wie unten beschrieben.

Schritte zum Erstellen einer Verteilerliste

Bevor Sie beginnen, empfehle ich (und gehe davon aus), dass Sie die meisten Kontakte bereits in Ihrem Kontakte aufführen. Das macht es Ihnen nur leichter.

Schritt 1: Klicken Sie auf die Kontakte Registerkarte unten im linken Bereich. Jetzt drück die Aktionen Tab auf der Multifunktionsleiste und folgen Sie zu Neue Verteilerliste. Tastaturliebhaber finden vielleicht Strg+Umschalt+L als bessere Option.

Schritt 2: Es öffnet sich ein neues Fenster Verteilerliste Registerkarte auf Hervorheben. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen und fügen Sie ihr Mitglieder hinzu aus Mitglieder auswählen unter dem Mitglieder Sektion.

Schritt 3: Doppelklicken Sie auf die Namen, die Sie hinzufügen möchten, oder wählen Sie sie aus und klicken Sie auf das Mitglieder Taste.

Sie können auch die Neue hinzufügen Symbol, um Mitglieder hinzuzufügen, die sich nicht in Ihrer Kontaktliste befinden. Aktualisieren und Entfernen Kontakte sind komplementäre Optionen.

Schritt 4: Sobald Sie Mitglieder hinzugefügt haben, gelangen Sie zurück zum Fenster von Schritt 2. Klicke auf Speichern & schließen um Ihre erste Verteilerliste zu verwenden.

Schauen Sie sich das Bild oben an. Ich habe meine Liste für einige Guiding Tech-Mitglieder erstellt und dies ist der Name, den ich verwende, um alle E-Mails zu gruppieren.

Notiz: Sie können die Liste jederzeit bearbeiten, indem Sie zu navigieren Kontakte > Gruppe auswählen und befolgen Sie die Schritte 2 bis 4 oder wie Sie es für geeignet halten.

Wie verwende ich eine Verteilerliste?

Beginnen Sie mit einer neuen E-Mail. Erstellen Sie Ihre Nachricht und im Zum Feld Geben Sie den Namen ein, den Sie Ihrer Gruppe gegeben haben. In meinem Fall ist es Guiding-Tech. Wenn der Name eingegeben wird, werden Sie sehen, dass er zu wird fett und unterstrichen zeigt an, dass Outlook die Adresse erkannt hat. Wenn nicht, versuchen Sie es mit einem Strg+K. Wenn dies immer noch nicht der Fall ist, haben Sie den Vorgang vermasselt und müssen möglicherweise zu Schritt 1 zurückkehren.

Klicken Sie auf die + sign teilt den Listennamen in einzelne E-Mail-Adressen auf (nützlich, wenn Sie manchmal Ausnahmen entfernen möchten).

Abschluss

Einfacher geht es nicht, wenn Sie hin und wieder Gruppenmails verschicken müssen. Sie können beliebig viele Listen erstellen und flexibel einsetzen. Eine Liste kann als Obermenge oder Untermenge einer anderen betrachtet werden. Es gibt noch viel mehr zu verstehen und Sie werden es tun, sobald Sie mit der Erkundung der Funktion beginnen.