Die 8 wichtigsten Tricks zur Verwendung von OneNote als Projektmanagement

OneNote ist für Notizenfunktionen weit verbreitet. Sie können OneNote jedoch problemlos als Projektmanagement mit intelligenter Organisation, OneNote-Vorlagen, Freigabefunktionen und intelligenter Integration mit Outlook verwenden.

Vielleicht möchten Sie kein anderes Projektmanagement-Tool verwenden und möchten den ganzen Tag von einer einzigen Oberfläche aus arbeiten. Sie haben bereits alle Daten im OneNote-Notizbuch, und die Verwendung derselben Software für das Projektmanagement sollte ein nahtloses Erlebnis bieten. Befolgen Sie die folgenden Tipps und erledigen Sie Ihre Arbeit mit OneNote.

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1. Verwenden von OneNote-Notizbüchern, -Abschnitten und -Seiten

OneNote verwendet eine einzigartige Methode zum Organisieren von Notizen. Im Gegensatz zu Evernote und Apple-Notizen, Sie sind nicht darauf beschränkt, Tags zum Anordnen von Notizen zu verwenden. Sie können sich auf Abschnitte und Seiten verlassen, um Gedanken zu organisieren.

Sie können für das anstehende Projekt ein separates Notizbuch erstellen und verschiedene Abschnitte dafür erstellen. Sie können beispielsweise ein neues Notizbuch als Anwendungs-/Softwarenamen erstellen und Abschnitte wie UX, UI, Kommunikation, Softwareentwicklung und Testen hinzufügen.

Fügen Sie notwendige Notizen oder Seiten hinzu und erstellen Sie das perfekte Notizbuch, das zum Teilen bereit ist.

2. Nehmen Sie eine helfende Hand von OneNote-Vorlagen

Das Erstellen jeder OneNote-Seite von Grund auf ist zeitaufwändig. Schließlich wählen Sie OneNote als Projektmanagement-Tool, um Zeit zu sparen. Sie nicht?

Sie können sich für eine der integrierten OneNote-Vorlagen entscheiden und schnell loslegen.

Schritt 1: Öffnen Sie OneNote auf Ihrem Computer.

Schritt 2: Wählen Sie das entsprechende Notizbuch und den entsprechenden Abschnitt aus.

Schritt 3: Fügen Sie eine neue Seite hinzu und klicken Sie oben auf das Menü Einfügen.

Schritt 4: Wählen Sie Seitenvorlagen aus.

Schritt 5: Es öffnet sich ein spezielles Vorlagenmenü.

Schritt 6: Wählen Sie Ihre bevorzugte Vorlage aus der Liste aus und sehen Sie die Magie.

Sie müssen nur hier und da ein paar Anpassungen vornehmen. Sie können sogar benutzerdefinierte OneNote-Vorlagen erstellen, um in Zukunft mehr Zeit zu sparen. Lesen Sie unseren speziellen Beitrag, um zu lernen So erstellen Sie Vorlagen in OneNote.

3. Outlook-E-Mails zu OneNote hinzufügen

In einigen Situationen müssen Sie wichtige Client-E-Mails zu Referenzzwecken an OneNote senden.

Outlook bietet eine direkte Integration mit OneNote. So können Sie es verwenden.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook unter Windows.

Schritt 2: Wählen Sie eine E-Mail aus, die Sie an OneNote senden möchten.

Schritt 3: Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie OneNote aus.

Outlook fragt Sie, wo Sie die E-Mail in OneNote speichern möchten. Wählen Sie den Abschnitt in einem Notizbuch aus, und Sie können loslegen.

4. Relevante Dateien zu OneNote hinzufügen

Bevor Sie ein OneNote-Notizbuch für andere freigeben, müssen Sie einer Seite relevante Dateien und Tabellen hinzufügen. Es ist ganz einfach, dies zu tun.

Wählen Sie auf einer OneNote-Seite Einfügen aus. Sie erhalten eine Option zum Integrieren der Excel-Datei in die Seite. Wenn Sie Audio oder Video aufnehmen möchten, können Sie dies ganz einfach über dasselbe Menü tun.

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5. OneNote-Notizbuch teilen

Nachdem Sie nun ein perfektes OneNote-Notizbuch mit Vorlagen, E-Mails, Dateien und mehr erstellt haben, ist es an der Zeit, teile das Notizbuch mit anderen Teammitgliedern, um das Projekt zu verwalten.

Schritt 1: Klicken Sie in einem OneNote-Notizbuch in der oberen linken Ecke auf Datei.

Schritt 2: Wählen Sie Teilen.

Schritt 3: Geben Sie die E-Mail-Adressen anderer Mitglieder ein und erteilen Sie ihnen die Berechtigung zum Bearbeiten.

Schritt 4: Klicken Sie unten auf Teilen und lassen Sie andere am Notizbuch teilnehmen.

6. Verfolgen Sie die letzten Änderungen

Sobald Ihr Team einem OneNote-Notizbuch beitritt, möchten Sie Änderungen nachverfolgen, die von anderen vorgenommen wurden.

Wechseln Sie in einem OneNote-Notizbuch oben zum Menü Verlauf. Wählen Sie Letzte Bearbeitungen aus und überprüfen Sie die von anderen auf einer Seite vorgenommenen Änderungen. Sie können auch über das Menü Nach Autor suchen nach Änderungen eines bestimmten Autors suchen.

7. Master-Tags zum Verfolgen des Aufgabenstatus

OneNote wird mit Dutzenden von integrierten Tags geliefert, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Von einer OneNote-Seite aus können Sie zur Startseite wechseln und Tags überprüfen.

Sie können verschiedene Tags hinzufügen, z. B. Projekt, Mit Person X besprechen, Kundenanfrage, Wichtig, Rückruf, E-Mail senden und mehr.

8. OneNote-Seite mit Passwort schützen

Sie möchten nicht, dass jedes Teammitglied Zugriff auf alle OneNote-Seiten hat, oder? Einige OneNote-Seiten können vertrauliche Informationen wie Quartalsergebnisse, hartes Kundenfeedback, endgültiges UI-Design und mehr enthalten.

Um diese Seiten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, können Sie sie im Abschnitt "Überprüfen" mit einem Kennwort schützen.

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Auf diese Weise haben nur Sie und ausgewählte Mitglieder des Teams Zugriff auf die Seite.

Beherrschen Sie die OneNote-Projektmanagementfunktionen

Warum extra für ein dediziertes Projektmanagement-Tool bezahlen, wenn Sie die Arbeit von OneNote selbst erledigen können? Sicher, dedizierte Tools bieten Dutzende von Funktionen, aber fragen Sie sich, werden Sie sie nutzen? Wenn nicht, kann OneNote die ideale Lösung sein, um kleine Projekte unterwegs zu verwalten.