Die 10 besten Funktionen von Microsoft Teams

Microsoft Teams wird von mehr als 15 Millionen Benutzern verwendet und rund 1300 Benutzer stellen jede Sekunde eine Verbindung zu Teams her. Der Pandemieeffekt von 2021 und 2022 hat zu einem plötzlichen Wachstum der virtuellen Verbindung von Menschen bei Remote-Arbeiten und -Meetings geführt. Das Engagement der Anwendung und die Anzahl der aktiven Benutzer in Teams ist einfach unglaublich und erreicht die Himmelsgrenze. Es ist der beste Ersatz für Skype for Business und Sie können unglaubliche Funktionen darin genießen. Zu den wenigen bemerkenswerten Funktionen und Vorteilen von Microsoft Teams gehören Gruppenchat, Video-/Sprachanrufe, Bildschirmfreigabeoptionen, Mega-Meetings, Online-Klassenzimmer und vieles mehr. Als Teil der Microsoft 365-Umgebung kombinieren die Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams die Rolle von Outlook, SharePoint und anderen Microsoft-Anwendungen. Mit einfachen Worten, Sie können eine Menge Funktionen und Vorteile von Microsoft Teams genießen, von denen die besten Sammlungen unten aufgeführt sind. Ich hoffe, dieser Artikel hilft Ihnen sehr!

Die 10 besten Funktionen von Microsoft Teams

In diesem Abschnitt haben wir eine Liste von Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams zusammengestellt, die Ihnen heutzutage verborgen bleiben. Lesen und teilen Sie diese mit Ihren Freunden, die sie nützlich finden.

1. Teilen Sie E-Mails mit Teams

Manchmal kann es erforderlich sein, Inhalte aus Ihrer Outlook-Mail zu kopieren und in den Teams-Chat einzufügen. Kopieren und Einfügen wäre eine gute Wahl, die von vielen von Ihnen bevorzugt wird. Dies ist jedoch nicht erforderlich, da die Microsoft Teams-Funktion von Teilen von E-Mails mit Teams wird unglaublich hilfreich sein. Mit einer integrierten Funktion zwischen Outlook und Teams können Sie dies tun.

• Diese Microsoft Teams-Funktion wird für diese hilfreich sein Organisationen, die mit externen Kunden, Anbietern, Kollegen und vielem mehr zu tun haben.
• Du kannst Senden Sie all diese E-Mails an einen einzigen Teams-Kanal und dies vermeidet falsche Antworten und hält Mails sauber.
• Um Outlook-Mails für Teams freizugeben, benötigen Sie eine Outlook-Add-In. Dieses Add-In wird für Benutzer von Teams automatisch auf Ihrem PC installiert. Beachten Sie, dass diese Funktion für Benutzer von mobilen Teams nicht unterstützt wird.

Befolgen Sie diese Schritte, um E-Mails mit Teams zu teilen.

1. Wenn Sie eine Desktop-Anwendung verwenden, können Sie einfach auf klicken Für Teams freigeben Schaltfläche im Symbolleistenband und wenn Sie eine Webanwendung verwenden, klicken Sie auf die Mehr Aktionen … Symbol in der oberen rechten Ecke der E-Mail.

2. Geben Sie hier den Namen einer Person, Gruppe oder eines Kanals ein, für die bzw. den Sie die E-Mail freigeben möchten.

Wenn Sie Anhänge in der E-Mail haben, werden diese automatisch eingeschlossen, wenn Sie sie an Teams senden. Wenn Sie sie entfernen möchten, können Sie das Häkchen entfernen Fügen Sie Anhänge hinzu Möglichkeit. Genießen Sie das direkte Senden von E-Mails an Teams, ohne die normale herkömmliche Methode zu verwenden.

2. Verwenden Sie Breakout-Räume

Beachten Sie, dass diese Microsoft Teams-Funktion nur für Meeting-Organisatoren von Desktop-App-Benutzern (Microsoft und Mac) verfügbar ist. Sie können diese Funktion nicht verwenden, wenn Sie mehr als 300 Personen in der Besprechung haben und wenn Sie Teams-Arbeitsräume vor Besprechungen erstellen, können Sie nicht mehr als 300 Personen hinzufügen.

• Wenn Sie sich in einem Breakout-Raum befinden, Sie können aus dem Teilnehmerbereich keine Personen zum Meeting hinzufügen, keine weiteren Personen zum Chat hinzufügen, die Funktion „Mich anrufen“ nicht verwenden und die Inhalte des Meetings beitreten nicht kopieren. Ansonsten können Sie alle anderen Funktionen zum Chatten und Austauschen von Informationen genießen.
• Du kannst Erstellen Sie Teams-Breakout-Räume, wenn Sie eine Besprechung einleiten oder mitten in Ihrer Besprechung um es einer kleineren Gruppe von Teilnehmern zu ermöglichen, zu diskutieren und zusammenzuarbeiten.
• Du kannst Erstellen Sie rund 50 Teams Breakout Rooms für ein einziges Meeting. So können Sie Benutzer in Meetings in mehrere Gruppen aufteilen, um spezifische/allgemeine Inhalte des Meetings zu diskutieren.

Wenn Sie der Organisator/Moderator des Meetings sind, können Sie Breakout-Räume in Teams erstellen, indem Sie die unten aufgeführten Schritte ausführen.

1. Erstellen Sie wie gewohnt eine Besprechungseinladung und starten Sie die Besprechung.

2. Klicken Sie nun auf die Breakout-Räume Option wie unten hervorgehoben.

3. Im nächsten Fenster können Sie aus dem Dropdown-Menü die Anzahl der Räume auswählen, die Sie erstellen möchten, und schließlich auf klicken Räume erstellen wie gezeigt.

Nachdem Sie Breakout-Räume erstellt haben, können Sie sie umbenennen und ihnen manuell oder automatisch Teilnehmer zuweisen. Das ist es. Als Breakout-Room-Manager können Sie Räume hinzufügen und löschen, Teilnehmer im Raum verwalten und allen beitreten Räume verlassen und Räume öffnen, Zeitlimits für Räume zuweisen, Ankündigungen senden und Räume neu erstellen, wenn notwendig. Wenn Sie es nicht schaffen Breakout-Räume, können Sie auch einen Teilnehmer oder Moderator mit der Verwaltung beauftragen.

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3. Virtuelles Whiteboard

Microsoft Teams hat eine Verbindung mit Microsoft-Whiteboard über die Sie Ihre Meinung teilen können, indem Sie in einem Meeting gemeinsam zeichnen, schreiben und skizzieren. Diese Whiteboard-Zusammenarbeit steht allen Teilnehmern des Meetings zur Verfügung. Um Whiteboard in Teams Meet zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie Microsoft Whiteboard auf Ihrem Gerät haben.

Sie können schreiben, indem Sie einen Buchstaben ziehen, Text hinzufügen, eine Notiz hinzufügen, ein Bibliotheksbild, ein Bing-Bild oder eine Kamera hinzufügen Bild, Einfügen eines Dokuments, Hinzufügen eines PDF-/Word-/PowerPoint-Dokuments und viele weitere Funktionen, die Sie amüsieren werden a viel. Sie können Ihr Whiteboard für alle Teilnehmer sichtbar machen, indem Sie die unten aufgeführten Schritte ausführen.

1. Nachdem Sie ein Meeting gestartet oder einem Meeting beigetreten sind, klicken Sie auf Freigabefach öffnen Symbol wie unten gezeigt.

2. Klicken Sie nun auf der rechten Seite auf Microsoft-Whiteboard wie dargestellt.

Jetzt wird Microsoft Whiteboard auf dem Bildschirm geladen, und wenn Sie fertig sind, erscheint der Bildschirm wie unten gezeigt.

Jetzt können die Teilnehmer des Meetings ihre Gedanken mit dieser erstaunlichen Funktion von Microsoft Teams eintragen. Teilnehmer, die demselben Mandanten angehören, können gerne am Whiteboard zusammenarbeiten, während Fremde, verbundene oder anonyme Benutzer dies nicht können. Beachten Sie, dass, wenn Sie Whiteboard zum Teilen von Inhalten in einer Teams-Besprechung verwenden, die aufgezeichnet wird, dies nicht Teil der Aufzeichnung ist. Diese Funktion befindet sich in der Entwicklungsphase und Microsoft wird Sie bekannt geben, sobald die Änderungen erfolgreich sind.

Das Interessante ist, dass die Microsoft-Whiteboard Die Funktion steht allen Teilnehmern des Meeting-Chats auch nach Beendigung des Meetings zur Verfügung.

4. Live-Transkription in Meetings

Wenn Sie sich in einer Teams-Besprechung befinden, können Sie Live-Transkriptionen des Inhalts in Form von Text sehen, der neben demselben Besprechungsbildschirm angezeigt wird. Dies ist eine der besten Funktionen und Vorteile von Microsoft Teams, von der Benutzer profitieren, die gehörlos sind oder Schwierigkeiten beim Hören haben oder Sprachbarrieren haben. Auch wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, das zu laut ist, wird diese Funktion sehr nützlich sein. Live-Transkription in Besprechungen ist nur für die Desktopversion von Teams verfügbar.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Live-Transkription in Teams-Besprechungen zu aktivieren.

1. Treten Sie dem Meeting bei und klicken Sie auf Symbol für weitere Aktionen Wie nachfolgend dargestellt.

2. Wählen Sie nun die aus Transkription starten Option aus der Dropdown-Liste, wie oben gezeigt.

Anschließend erhalten alle Teilnehmer der Besprechung eine Benachrichtigung, dass die Inhalte der Besprechung abgeschrieben werden. Sie können auch die Sprache der Transkription ändern und beachten, dass eine Änderung der Sprache alle Benutzer betrifft.

Sie können die Transkriptionssprache wie unten aufgeführt wechseln.

Englisch (US), Englisch (Kanada), Englisch (Indien), Englisch (UK), Englisch (Australien), Englisch (Neuseeland), Arabisch (Arabische Emirate) (Vorschau), Arabisch (Saudi Arabia) (Vorschau), Chinesisch (Kantonesisch), Chinesisch (Mandarin), Dänisch, Niederländisch (Belgien) (Vorschau), Niederländisch (Niederlande), Französisch (Kanada), Französisch (Frankreich), Finnisch (Vorschau), Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Koreanisch (Vorschau), Norwegisch, Polnisch (Vorschau), Portugiesisch (Brasilien), Russisch (Vorschau), Spanisch (Mexiko), Spanisch (Spanien), schwedisch.

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5. Slash-Befehle

Wie lange verwenden Sie Teams schon? Wusstest du schon Slash(/)-Befehle könnte Ihre Produktivität und Ihr Engagement mit der App vereinfachen?

Jawohl. Sie können zu Ihrem Lieblingskanal wechseln, Ihren Status ändern, nach der letzten Nachricht suchen oder mit Slash-Befehlen zu gespeicherten Nachrichten navigieren.

Navigieren Sie zu Suche Balken und Typ / drin. Eine Liste der empfohlenen Befehle wird wie folgt angezeigt.

Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Befehle in Teams.

Nutzen Sie diese interessante Befehle und optimieren Sie die Team-Einstellungen innerhalb einer Sekunde.

6. Menschen ins Rampenlicht rücken

In Teams ist dies möglich Scheinwerfer bestimmte Videos, um sie unter all den Teilnehmern hervorzuheben. Wenn Sie der Meeting-Gastgeber oder -Moderator sind, können Sie etwa 7 Benutzer im Meeting hervorheben. Sie können Personen nicht hervorheben, wenn Sie dies aktiviert haben Große Galerie oder Together-Modus Ansicht. Hier sind einige Anweisungen, um Personen in Microsoft Teams-Meetings hervorzuheben.

1. Nehmen Sie an der Besprechung teil und gehen Sie in Richtung der Teilnehmer Liste.

2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers, den Sie hervorheben möchten, und wählen Sie die aus Rampenlicht für alle Option wie unten gezeigt.

3. Bestätigen Sie anschließend die Abfrage mit einem Klick auf Rampenlicht für alle aufs Neue.

Jetzt wird das Video des ausgewählten Teilnehmers im Meeting hervorgehoben. Wenn Sie das Spotlight beenden möchten, befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte.

4. Klicken Sie wie zuvor mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers und wählen Sie nun den aus Scheinwerfer verlassen Option wie unten gezeigt.

5. Bestätigen Sie abschließend die Abfrage mit einem Klick auf Scheinwerfer verlassen Wie nachfolgend dargestellt.

Notiz: Um Ihr Video hervorzuheben, können Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Video klicken und auf klicken Bring mich ins Rampenlicht Option oder gehen Sie zur Teilnehmerliste, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Namen und wählen Sie die aus Bring mich ins Rampenlicht Möglichkeit.

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7. Presenter-Modus

Der Moderatormodus wird das Publikum stärker in das Meeting einbeziehen, da der Moderator auch in der Präsentation sichtbar ist. Anstatt nur das Fenster oder den Bildschirm zu teilen, wird diese erstaunliche Funktion zu einem integralen Bestandteil des Meetings Auffallen (löscht Ihren Hintergrund und zeigt Ihren Präsentationsinhalt), Seite an Seite (Sowohl Ihr Feed als auch Ihre Inhalte werden daneben angezeigt) und Reporter (Die Präsentation läuft rechts von Ihrer Schulter, als ob Sie sie in Fernsehberichten sehen würden). Hier sind einige Anweisungen zur Verwendung des Moderatormodus in Teams.

Notiz: Wenn Sie die Web-App oder die mobile Version von Teams verwenden, werden der Moderator und die Präsentation separat angezeigt. Es wird empfohlen, die Desktop-Version der App zu verwenden, um davon Gebrauch zu machen Presenter-Modi-Funktion.

1. Sobald das Meeting begonnen hat, klicken Sie auf Inhalte teilen Möglichkeit wie abgebildet.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kamera eingeschaltet und ausgewählt haben Moderatormodus Sie verwenden möchten. Sie können Ihren Hintergrund anpassen, Computergeräusche ein- oder ausschließen und anderen die Kontrolle geben, wenn Sie diesen Modus verwenden.

3. Um die Freigabe zu beenden, können Sie auf klicken Hör auf zu präsentieren Option in der Präsentationssymbolleiste.

8. Tastatürkürzel 

Die unten aufgeführten Tastenkombinationen helfen Ihnen, effizient in Teams zu arbeiten. Diese Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams sind sehr hilfreich für Benutzer mit visionären Problemen. Hier ist eine Liste von Tastenkombinationen, die Ihnen helfen, auf Teams zuzugreifen, ohne eine Maus zu verwenden.

Notiz: Verwenden Sie für Tastenkombinationen mit numerischer Eingabe die Zahlentasten über den Buchstabentasten.

• Allgemeine Tastaturkürzel

• Tastaturkürzel für die Navigation

• Tastenkombinationen für Nachrichten

• Tastaturkürzel für Besprechungen und Anrufe

Also, worauf wartest Du? Zeige deinen Freunden mit diesen kniffligen Abkürzungen!

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9. Nachrichten in Teams ausblenden oder anzeigen

Sie können nicht den vollständigen Verlauf eines Kanals oder Chats löschen, aber Sie können jeden Kanal oder Chat in Teams ausblenden oder anzeigen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen. Der Chat-Verlauf nimmt seine Aktivität wieder auf, wenn man eine Nachricht darin postet, und Sie können ihn bei Bedarf fortsetzen. Dies ist eine der einfachsten Funktionen und Vorteile von Microsoft Teams, mit der Sie sich nur auf Chats oder Kanäle mit hoher Priorität konzentrieren können.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kanal oder Chat, den Sie ausblenden möchten, und klicken Sie darauf dreipunktiges Symbol wie gezeigt.

2. Klicken Sie nun auf die Ausblenden Option wie oben gezeigt. Der ausgewählte Chat verschwindet aus der Teamliste.

Wenn Sie später Ihre Meinung ändern und die Chats wieder einblenden möchten, befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte.

3. Suchen Sie mit der Suchleiste nach dem versteckten Chat und klicken Sie darauf Enter-Taste um es zu öffnen.

4. Klicken Sie nun auf Versteckten Chatverlauf anzeigen wenn Sie es sehen möchten. Zu diesem Zeitpunkt sehen Sie den Chat/Kanal in der Teamliste im linken Bereich.

5. Klicken Sie nun auf die dreipunktiges Symbol Ihres Chats/Kanals und wählen Sie die aus Einblenden Möglichkeit wie abgebildet.

Ebenso können Sie pinnen Sie Ihren Lieblings-Chat an oder schalten Sie ihn stumm es, wann immer es nötig ist.

10. Lesezeichen für Nachrichten

Microsoft Teams-Besprechungsfunktionen wie Lesezeichen für Nachrichten helfen Ihnen, Zeit zu sparen, um Text zu finden, anstatt den gesamten Chat nach oben zu scrollen. Auch wenn die Nachricht in der langen Gesprächsgeschichte vergraben ist, können Sie sie leicht finden, indem Sie sie zum späteren Nachschlagen speichern. So können Sie eine Nachricht mit einem Lesezeichen versehen.

1. Wenn Sie eine Nachricht finden, die in naher Zukunft als Referenz benötigt wird, bewegen Sie den Mauszeiger über die Nachricht und klicken Sie auf die dreipunktiges Symbol.

2. Wählen Sie dann die aus Speichern Sie diese Nachricht Option aus der Liste wie gezeigt.

3. Um die gespeicherten Nachrichten anzuzeigen, klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie die aus Gerettet Option wie abgebildet.

4. Jetzt werden alle gespeicherten Konversationen auf dem linken Bildschirm angezeigt. Sie können einfach darauf klicken und darauf zugreifen.

Beginnen Sie mit dem Speichern Ihrer Nachrichten und finden Sie sie einfach, indem Sie diese Funktion verwenden.

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Ich hoffe, dieser Leitfaden war nützlich und Sie hätten etwas gelernt Microsoft Teams-Funktionen von dem man noch nie gehört hat. Fühlen Sie sich frei, uns im Kommentarbereich unten mit Ihren Vorschlägen und Ihrem Feedback zu diesem Artikel zu kontaktieren. Besuchen Sie unsere Seite für weitere coole Tipps und Tricks und lassen Sie uns wissen, welches Thema wir als nächstes untersuchen sollen.