Was sind die Vorteile von SharePoint? – TechCult
Verschiedenes / / April 07, 2023
SharePoint ist in Microsoft Office integriert, was bedeutet, dass Benutzer erstellen, bearbeiten und zusammenarbeiten können Dokumente mit vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint und speichern Sie sie dann direkt in SharePoint. Hier, Wir haben die Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung besprochen und geprüft, ob die App für Unternehmen oder jede Art von Arbeit geeignet ist, die Sie ausführen. Aufgrund der verschiedenen Vorteile, die in dem Artikel nicht aufgedeckt werden sollen, haben die Leute auf diese Option zurückgegriffen. Außerdem werden Sie Ihre Zweifel wie SharePoint PaaS oder SaaS ausräumen. Lassen Sie uns also über die Vorteile von SharePoint lesen, um mehr darüber zu erfahren.
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Inhaltsverzeichnis
Was sind die Vorteile von SharePoint?
SharePoint bietet einen zentralen Ort zum Speichern und Verwalten aller Arten von Dokumenten, sodass Teammitglieder von überall und auf jedem Gerät problemlos auf Dateien zugreifen und an ihnen zusammenarbeiten können. Hier erfahren Sie mehr über die Vorteile von SharePoint, die Vorteile von SharePoint für Unternehmen, klären Ihre Fragen wie ist SharePoint PaaS oder SaaS oder nicht und vieles mehr im Detail.
Was ist Microsoft-SharePoint?
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Microsoft-SharePoint ist eine robuste, hochflexible und vielseitige Plattform, um Dateien zwischen den Mitarbeitern eines Büros auszutauschen. Sie können die Informationen in diesem Abschnitt lesen, um die Präsentation der SharePoint-Vorteile zu verstehen.
- Es besteht aus einem sicheren webbasierten Kollaborations- und Dokumentenverwaltungssystem und wird von Microsoft betrieben.
- Diese Anwendung wird für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die erweiterte Suche und die Zusammenarbeit an Inhalten verwendet. Zusammen mit diesen unterstützt es auch grundlegende Operationen wie Informationsaustausch, Transparenz und Zusammenarbeit.
- Mehr als 75 % der Fortune-500-Unternehmen nutzen diese App, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren und dadurch die damit verbundenen Kosten zu senken. Wenn Sie also ratlos sind, ob SharePoint würdig ist, können Sie sich vielleicht auf die Wahl von MNCs verlassen.
- Die benutzerfreundliche und gut gestaltete Benutzeroberfläche, ähnlich der von Office 365, hilft dabei, die beste Benutzererfahrung zu erzielen.
- Einzige Voraussetzung für die Nutzung der Plattform ist ein funktionsfähiger Webbrowser und eine aktive Internetverbindung.
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Nachdem Sie die allgemeine Einführung der SharePoint-App gelesen haben, werden Sie möglicherweise mit zusätzlichen Fragen konfrontiert, z. B. ob SharePoint PaaS oder SaaS ist. Lesen Sie den Artikel weiter, um auch Antworten auf diese Fragen zu finden.
In diesem Abschnitt werden die Vorteile von SharePoint aufgeführt, die bei der Verwaltung des Geschäfts und anderer Aktivitäten helfen. Dies kann dabei helfen, Ihr Understatement der App zu verfeinern und so die Antwort auf die Frage zu entscheiden, ob SharePoint würdig ist.
1. Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit
Der Hauptzweck dieser App besteht darin, Dokumente zu verwalten und sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit perfekt funktioniert. Sie können die Informationen des Unternehmens für einfachen Zugriff organisieren, darauf zugreifen und den Informationsfluss optimieren und mit mobilen Geräten auf Cloud-Speicher zugreifen. Die allgemeinen Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung sind unten aufgeführt.
- Dies hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, Fristen einzuhalten, die gemeinsame Geschäftsstrategie zu verstehen und die Mobilitätsfunktion zu nutzen, um die Dateifreigabe mit einem Klick zu ermöglichen. Das Cloud-Framework speichert die Dateien in der Cloud.
- Geben Sie Dokumente für Feedback frei oder überprüfen und kommentieren Sie sie einzeln in Echtzeit, speichern Sie die Datei in der SharePoint-Bibliothek, gewähren Sie Stakeholdern Zugriff und informieren Sie andere per E-Mail über die Bearbeitung.
- Eine weitere ähnliche Funktion zur Überprüfung ist die Metadatenfunktion, die hilft, Informationen für die Dokumentenverfolgung zu verwalten und Dateien für ein Projekt zu konsolidieren. Außerdem können Sie anstelle von Ordnern in der Hierarchie eine Spalte für jedes Element erstellen. Dies hilft, Daten zu filtern und Informationen schnell zu erhalten.
- Verbessern Sie den Arbeitsablauf und die Entscheidungsfindung, da die App die von Teammitgliedern im Dokument vorgenommenen Änderungen automatisch synchronisiert und somit mehrere Versionen eliminiert. Daneben können Sie die gesamte Versionshistorie des Dokuments einsehen und die Bearbeiter im Dokument vermerken.
- Neben der Versionskontrolle sind weitere Funktionen wie das Aus- und Einchecken von Dokumenten, die Dokumentensuche, Berechtigungswarnungen, Angepasste Vorlagen für Dokumenten-Workflow und Dokumentenbenachrichtigungen ermöglichen Ihnen die sofortige Verbindung mit Teammitgliedern per Chat und Bildschirm teilen.
2. Inhaltsverwaltung
Darüber hinaus kann es zum Vorbereiten und Planen von Inhalten, einschließlich Office-Dokumenten, zum Veröffentlichen auf verschiedenen Websites im Internet und auf sozialen Plattformen verwendet werden. Die Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung und Verteilung von Inhalten können auf die angegebene Funktion zurückgeführt werden. Es hilft, Inhalte innerhalb und außerhalb der Organisation zu teilen, Aufgaben zu erstellen und zu bearbeiten und Dokumente von einem Format in ein anderes zu konvertieren, einschließlich PDF-, Word- und Excel-Dateiformaten. Darüber hinaus kann es verwendet werden, um den Inhalt jeder erstellten Website zu erstellen, zu ändern und zu löschen oder sogar eine neue Website von Grund auf neu zu erstellen.
3. Schnelle Rationalisierung von Geschäftsprozessen
Neben einer konsistenten und optimierten Benutzererfahrung können Sie Daten an einem Ort sammeln und organisieren Informationen von Lieferanten, Kommunikation mit Kunden oder Interaktionen mit Partnern werden formulargesteuert zusammengetragen Lösungen. Erstellen Sie Business-Intelligence-Portale und zeigen Sie die Daten auf dem Dashboard, Webportalen oder Scorecards an, um bessere Entscheidungen zu treffen. Verfolgen und verfolgen Sie Kundenpräferenzen, prognostizieren Sie Schwankungen in Nachfrage und Angebot, sammeln und veröffentlichen Sie auf dem Portal gespeicherte Daten und machen Sie sie für Benutzer in der Organisation zugänglich machen und Informationen aus Quellen wie Excel, OneNote und Microsoft SQL extrahieren und veröffentlichen Server. Darüber hinaus ermöglichen die grundlegenden Funktionen wie Dateiversionierung, Indizierung, erweiterte Suchoption und Webschnittstelle die Optimierung von Geschäftsprozessen.
Die folgenden Funktionen sind Vorteile von SharePoint, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie sich für eine Universalplattform entscheiden.
4. Eingebaute Mehrzweckfunktionalität
Die App verfügt über eine integrierte Funktion, die sich für Mehrzweckarbeiten eignet und Flexibilität beim Schichtbetrieb bietet. Die Anpassbarkeit der zu verwendenden App für verschiedene Optionen ist unten aufgeführt.
- Interne Funktionalität verwalten: Es hilft beim Informationsaustausch, der Aufgabenplanung und der Verwaltung von Kontakten und dient somit als interne Website für das Unternehmen. Aus diesem Grund scheinen die Vorteile der Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung zum ordnungsgemäßen Funktionieren beizutragen.
- Spezifischer Zugriff für Administratoren: Basierend auf dem Status des Dokuments kann der Administrator den Benutzern verschiedene Berechtigungsstufen zuweisen und den Beteiligten erlauben, sie zu teilen und zu bearbeiten.
- Andere Funktionen: Zusätzlich zur Dateiverwaltung und Dokumentenfreigabe kann dies zum Abrufen von Geschäftsinformationen, zum Verwalten von Websites für soziale Netzwerke und zum Durchführen anderer virtueller Vorgänge verwendet werden.
5. Zentralisierte Verwaltung
Über das einzelne Dashboard können Sie schnell auf Betriebsfunktionen zugreifen, einschließlich Sicherheitseinstellungen, Backup-Sites und Site-Daten, Wiederherstellungen durchführen und Berechtigungen aktualisieren.
- Übertragen Sie Daten, verfolgen und verwalten Sie Dokumente und optimieren und automatisieren Sie Prozesse und Geschäftsabläufe, um die Arbeit an Gruppenprojekten zu vereinfachen.
- Verwenden Sie einen VPN-Dienst, während Sie mit dem Netzwerk auf den Unternehmensservern verbunden sind, um auf Daten und Dokumente zuzugreifen und so die Dateiverwaltung zu unterstützen.
6. Anpassung
Eine weitere grundlegende Funktion ist die Anpassung, dh die Möglichkeit, die Standardfunktionen zu ändern oder beizubehalten. Erstellen Sie benutzerdefinierte Elemente, passen Sie die Benutzeroberfläche an oder erstellen Sie eine persönliche Benutzeroberfläche und verwenden Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um die Benutzererfahrung einfach zu verbessern. Außerdem können Sie die Intranet-Site basierend auf Design, Navigation, Inhalt und Funktionen ändern.
7. Standortkonsolidierung
Die App ermöglicht es Ihnen, alle Standorte und gemeinsame Arbeitsumgebungen in einer Plattform zu integrieren und dadurch die Kosten für die Standortverwaltung zu reduzieren. Die internen Teammitglieder können auf die konsolidierten Internet- und Intranetseiten zugreifen und diese verwalten, was ihnen hilft, Dokumente zu verwalten und die Zugriffskontrolle zu ändern. Darüber hinaus können sie Intranet-Websites für den internen Komfort erstellen, Aufgaben automatisieren und benutzerdefinierte Anwendungen entwickeln.
8. Integration
Wenn Sie eine konsolidierte Plattform zur Integration mit anderen Plattformen wünschen, können Sie diese Funktion unter Vorteile von SharePoint nachlesen. Die App verwendet einfache Integrationstechniken wie SOAP oder Simple Object Access Protocol, XML oder Extensible Markup Language und Event-Handler für Dokumente und Listen. Neben Geschäftsanwendungen wie Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Kommunikation, ERP, CRM und andere Backoffice-Systeme, Sie können Webbrowser und Web integrieren Anwendungen. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass die SharePoint Online-Version auf die Webbrowser Microsoft Edge und Internet Explorer beschränkt ist.
9. Verbesserte Sicherheit
Mit den erweiterten Sicherheitsfunktionen, die Firewalls verwenden, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern, können Sie Geschäftsdaten effektiv verwalten und Informationen in Cloud-Lösungen speichern. Workflow-Upgrades und Authentifizierung werden regelmäßig aktualisiert, um das Risiko von Ausfällen und unbefugtem Zugriff zu verringern und somit eine zuverlässige Datenintegrität zu gewährleisten.
Um sicherzustellen, dass die vertraulichen Informationen intakt sind, erfolgen die Sicherheitskonfigurationen, der Zugriff und die Bearbeitung auf Dokument- oder Elementebene. Darüber hinaus können Sie verschiedene Einstellungen zum Steuern der Freigabefähigkeit, Speicherung, Überwachung, robusten Datenverschlüsselung und Cloud-Sicherung konfigurieren, um Daten sicher und geschützt zu halten. Ein weiterer Vorteil von SharePoint besteht darin, dass Sie Sicherheitseinstellungen für einzelne Dateiebenen oder für einen bestimmten Satz von Dokumenten, Websites, Ordnern und Listen festlegen können, um alle Sicherheitsrisiken zu eliminieren.
10. Problemlösung
Ein weiterer Vorteil von SharePoint besteht darin, dass es als Ersatz für die traditionelle Methode fungiert, bei der Webentwickler aufgefordert werden, ein Datenbankverwaltungssystem zu verbessern oder zu erstellen. Es verwendet die APIS oder Application Programming Interfaces, um die Datenbankverwaltung sowohl in SharePoint Online als auch in SharePoint Server zu unterstützen. Dies hat eine sehr reaktionsschnelle Funktion, die hilft, Geschäftsberichte aufzuzeichnen und auf Kundenanfragen zu antworten sowie auf die Organisation zu reagieren und bei der Erstellung von Lösungen zu helfen. Es ist einfach, die Geschäftsdatenkonnektivität zu verwalten und den Vorgang nach Bedarf durchzuführen.
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SharePoint-Vorteile für Unternehmen
Die Microsoft SharePoint-App wird verwendet, um viele Anwendungen und Websites zu erstellen und die Freigabevorgänge durchzuführen. Die Vorteile von SharePoint für Unternehmen sind in den folgenden Punkten aufgeführt.
- Die Workflow-Anwendungen, Listendatenbanken, Sicherheitsfunktionen und andere Webparts ermöglichen es uns, neue Produkte zu erstellen, die Websites und zugehörige Unterseiten enthalten.
- Ein weiterer Vorteil von SharePoint für Unternehmen besteht darin, dass es die Verbindung und Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsteams, das Abhalten von Besprechungen und das Erörtern verschiedener Konzepte unterstützt.
- Erstellen Sie ein Intranet oder private Netzwerke, um darin Unternehmensdaten zu organisieren und zu speichern. Diese Funktion ist wie eine Website und Sie können die Dateieinträge auf dem Intranet-Server einfach verwalten.
- Erstellen Sie Unterseiten für verschiedene Abteilungen wie Marketing, damit die Kategorisierung von Informationen möglich ist und die Identifizierung bestimmter Daten einfach sein kann. Dies kann als SharePoint-Vorteil für Unternehmen angesehen werden, da es die für die Informationssuche aufgewendete Zeit eingrenzen kann.
Präsentation der SharePoint-Vorteile
In diesem Abschnitt sind die Anwendungsfälle bzw. die Möglichkeiten zur Nutzung von SharePoint aufgelistet. Sie können die Präsentation der SharePoint-Vorteile im Abschnitt finden und sehen, ob die Plattform als Multitasking-Plattform geeignet ist.
- Key Information Management- Die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Verwaltung von Dateien in der Dokumentenbibliothek ist die Schlüsselfunktion, in der alle relevanten Informationen überprüft werden können. Darüber hinaus kann die Plattform als Personenverzeichnis verwendet werden, dh Sie können die Daten von Personen überprüfen, die Zugriff haben, Dateien bearbeiten oder teilen und vieles mehr.
- Standortverwaltung- Ein weiterer Vorteil der Verwendung von SharePoint ist das Erstellen und Verwalten von Websites. Dies kann verwendet werden, um persönliche Websites zu erstellen und als persönliches Tagebuch zu verwenden, oder um Blog-Websites zu erstellen, um wertvolle Informationen für ein breites Publikum bereitzustellen. Eine zusätzliche Präsentation der SharePoint-Vorteile ist, dass Sie Enterprise Social Networking Sites wie Yammer verwenden können.
- Veranstaltungsmanagement- Diese Plattform kann zur Verwaltung aller virtuellen Veranstaltungen verwendet werden, die online gehostet werden. Wie bereits erwähnt, kann dies als Personenverzeichnis verwendet werden und die Informationen von Personen in der Veranstaltung aufzeichnen. Außerdem können Sie Umfragen durchführen und Fragen in den Diskussionsforen stellen, um die Meinung anderer einzuholen.
Ist SharePoint PaaS oder SaaS?
Sharepoint ist ein SaaS, abgekürzt Software as a Service. SaaS ist eine Kombination aus IaaS oder Infrastructure as a Service, PaaS oder Platform as a Service, Anwendung und Daten. Dieser kombinierte Service trägt dazu bei, die Plattform funktionsfähig und vertrauenswürdig zu machen. Um die Frage zu beantworten, ob SharePoint PaaS oder SaaS ist, können wir es wie folgt schreiben:
SaaS = IaaS + PaaS + Anwendung + Daten
- Dieses Servicemodell bietet eine hohe Betriebszeit für die meisten Services bis zu einem SLA von 99,99, bei dem der CSP oder Cloud-Service-Provider die meisten Vorgänge ausführt.
- Da die meisten Einstellungen von der Microsoft-Plattform vorkonfiguriert werden, reicht es aus, die DNS-Einträge der Plattform zu konfigurieren.
- Die Plattform ist SaaS, da sie bei der Verwaltung von Anwendungen, Daten, Sicherheitspatches, Betriebssystemen, Hardware und rechenzentrumsbezogenen Einrichtungen helfen kann.
- Der SaaS-Dienst in der Plattform hilft bei der Verwaltung der Workflow-Automatisierung für Unternehmen. Der Prozess jeder Operation besteht aus drei Phasen: Veröffentlichung der Informationen zur Genehmigung, Einholung von Feedback zu den Dateien und Benachrichtigung der nächsten Person per E-Mail über den Status des Elements. Da Sie die Antwort auf die Frage SharePoint PaaS oder SaaS haben, können Sie die beste Funktion des Dienstes verstehen. Dieser zuvor erwähnte ununterbrochene Arbeitsablauf wird vom SaaS-Dienst für die Plattform bereitgestellt.
Lohnt sich SharePoint?
Ja. Microsoft SharePoint ist in der Tat eine würdige Plattform, da diese für verschiedene Zwecke verwendet werden kann. Dies ist eine kostengünstige Option, die es Ihnen ermöglicht, zahlreiche Vorteile auf der renommierten Plattform zu erhalten. Sie können dies berücksichtigen, wenn Sie sich für den Kauf einer alternativen Option zum Teilen von Dateien entscheiden. Die wirkliche Antwort auf die Frage, ob SharePoint würdig ist, hängt jedoch von der Anforderung des Benutzers ab, unmittelbare und langfristige Probleme zu lösen. Dies ist auch sehr gut geeignet, wenn Sie nach einer Option zum Anpassen des Intranets suchen.
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Der Artikel erklärt ca Vorteile von SharePoint App. Wir hoffen, dass Sie sich über die Vorteile von SharePoint für Unternehmen informieren konnten und Ihre Frage, ob SharePoint PaaS oder SaaS ist oder nicht, beantwortet haben. Bitte helfen Sie uns, uns zu verbessern, indem Sie Ihre Fragen und Vorschläge im Kommentarbereich teilen. Teilen Sie uns auch mit, welche dieser Funktionen für Sie vorteilhaft erscheinen.
Elon ist Tech-Autor bei TechCult. Er schreibt seit etwa 6 Jahren Anleitungen und hat viele Themen behandelt. Er liebt es, Themen rund um Windows, Android und die neuesten Tricks und Tipps zu behandeln.