Beste SharePoint-Praktiken für die Dokumentenverwaltung – TechCult

SharePoint ist eines der besten Tools für Unternehmen, um mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und ihre Daten zu verwalten. Wenn Sie also Inhaber einer kleinen Firma oder eines der Fortune-500-Unternehmen sind, kann dieses Tool sehr hilfreich sein! Wir müssen auch bedenken, dass Microsoft SharePoint viele Funktionen hat und wenn wir es richtig einsetzen, können wir unsere tägliche Arbeit effizient gestalten. Daher teilen wir Ihnen in diesem Artikel bewährte SharePoint-Methoden für die Dokumentenverwaltung mit, damit Sie das Potenzial der Tools voll ausschöpfen können. Sind Sie gespannt auf Best Practices für das SharePoint-Wissensmanagement? Wenn ja, dann beruht dieses Gefühl auf Gegenseitigkeit, denn wir freuen uns auch, dieses Wissen zu teilen.

Bewährte SharePoint-Praktiken für die Dokumentenverwaltung

Dieser Artikel enthält einige der bewährten Methoden, die Sie für eine effizientere Verwaltung auf SharePoint verwenden können. Wenn Sie also ein Anfänger sind, der noch versucht, sich zurechtzufinden, lesen Sie bis zum Ende weiter, um mehr nützliche Dinge darüber zu erfahren SharePoint Best Practices für die Dokumentenverwaltung.

Was ist SharePoint?

Bevor wir zu den Best Practices von SharePoint für die Dokumentenverwaltung kommen, lassen Sie uns ein wenig über SharePoint lesen. SharePoint wird hauptsächlich zum Erstellen von Websites verwendet. Es ist eines der besten Tools, das jemals von Microsoft entwickelt wurde, um Informationen mit mehreren Geräten zu teilen, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Es wurde im Jahr 2001 entwickelt und hat als mehr als 200Millionaktive Benutzer. Obwohl SharePoint nicht häufig aktualisiert wird. Trotzdem ist es eines der bekanntesten Tools in Microsoft 365.

Eine weitere Sache, an die Sie sich erinnern müssen, ist, dass es sich nicht um eine App, sondern um eine Plattform handelt. Der Hauptunterschied zwischen einer App und einer Plattform besteht darin, dass eine App bestimmte Aufgaben erfüllt, während auf einer Plattform eine App oder Website aufgebaut werden kann. Vereinfacht gesagt ist eine App oder Website das Produkt und die Plattform die Fabrik, in der das Produkt hergestellt wird.

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Beste SharePoint-Praktiken

Diese Microsoft-Plattform wird hauptsächlich zum Speichern, Analysieren und Teilen von Daten verwendet. Sie müssen also die Best Practices verstehen, die Sie befolgen können, um dies effizienter zu tun. Um Ihnen eine klarere Erklärung zu geben, haben wir die Tipps in zwei verschiedene Abschnitte unterteilt, Best Practices für SharePoint für die Dokumentenverwaltung und Best Practices für große SharePoint-Dokumentbibliotheken. Lassen Sie uns also jeden von ihnen im Detail kennenlernen.

Am besten SharePoint Praxen für Wissensmanagement 

Daher werden wir zunächst einige der besten Best Practices für das SharePoint-Wissensmanagement vorstellen, die implementiert werden sollten.

1. Zusammenarbeit mit anderen

Für das Wachstum eines Unternehmens ist es notwendig, mit anderen zusammenzuarbeiten. Ohne Zusammenarbeit ist eine gesunde Arbeitskultur nicht möglich und führt zu Stagnation. Vergessen Sie also nicht, dass SharePoint nicht nur eine großartige Informationsmanagement-Website ist, sondern auch über Tools für die Zusammenarbeit mit dem Team verfügt. Nutzen Sie sie und bleiben Sie in Verbindung. Damit wurde Ihre Abfrage nach Best Practices für die SharePoint-Ordnerstruktur gelöst.

2. Verwendung von Meta-Tags

Viele Benutzer haben Fragen wie Best Practices für die SharePoint-Ordnerstruktur. Wir empfehlen Ihnen jedoch, Meta-Tags anstelle von Ordnern zu verwenden. Es ist sehr wichtig, Tags zu verwenden, um verschiedene Informationen effektiv zu sortieren. Viele Leute verwenden immer noch Ordner für Klassifizierungen, aber in den meisten Fällen ist die Verwendung von Meta-Tags effizienter. Wenn Sie SharePoint nicht online verwenden, sind Sie möglicherweise nicht mit Meta-Tags vertraut, und es ist in Ordnung. Aber jetzt, wo Sie das wissen, werden wir Sie bitten, diese Funktion zu nutzen. Denn indem Sie nur die Ordner verwenden, schränken Sie sich ein, mehr Flexibilität zu haben.

Wir sagen nicht, dass Sie überhaupt Ordner verwenden sollten, aber Tags bieten eine bessere Zugänglichkeit von Informationen und Sie können schnell darauf zugreifen. Dies ist der erste Punkt, den Sie für Best Practices für die SharePoint-Struktur befolgen sollten.

3. Berechtigungen zuweisen

Dies ist eine weitere großartige SharePoint-Best-Practice für die Dokumentenverwaltung. Wie gesagt, Zusammenarbeit ist wichtig. Wenn Sie also diesem Tipp folgen möchten, müssen Sie Berechtigungen zuweisen. Ohne die ordnungsgemäße Genehmigung hindern Sie das Team daran, bestimmte Aufgaben auszuführen, und verzögern so viele Prozesse auf dem Weg. Deshalb müssen Sie dies im Hinterkopf behalten; Arbeiten Sie als Team und weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Berechtigungen zu, damit Sie nicht alle Aufgaben alleine erledigen müssen. Es ist jedoch auch wichtig zu beachten, dass man nicht jedem Autorität geben und sich darauf beschränken sollte, jedem Mitglied zu erlauben, jedes Tool zu verwenden und alles zu bearbeiten. Es kann Verwirrung stiften.

4. Verwenden von AAR

AAR oder einfach After Action Review ist ein Überprüfungssystem, das zuerst von der US-Armee entwickelt wurde. Sie können dieses System in Ihrer Organisation verwenden, insbesondere in der SharePoint-Plattform. In der AAR-Angelegenheit werden Mitarbeiter zur Verbesserung ihrer Entscheidungsfähigkeit begutachtet.

Experten geben ihre Meinung darüber ab, wie und warum eine bestimmte Aktion durchgeführt wird und was besser gemacht werden kann. Sie halfen den Mitarbeitern, die Mängel zu beheben und den Mangel zu beheben. Dieses System bietet Teams eine bessere Möglichkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen, und erhöht im Gegenzug die Produktivität.

5. Informationsarchitektur erstellen

Die Schaffung einer Informationsarchitektur ist ebenfalls sehr wichtig. Ohne eine klare Vision kann Ihre Klassifizierung wichtiger Informationen ziemlich chaotisch sein. Deshalb lehnen Sie sich zuerst zurück und überlegen Sie, wie Sie die Informationen teilen möchten, und fügen Sie sie dann nur der Website hinzu.

Dies kann in SharePoint als Listendatei erfolgen und hängt ausschließlich von Ihren Anforderungen ab. Wie wir bereits gesagt haben, ist dies ein ziemlich leistungsfähiges Tool mit vielen Funktionen und spezifischer Verwendung. Sie sollten auch vermeiden, alle Funktionen zu verwenden, da dies die Dinge unordentlicher machen kann. Daher ist es sehr wichtig, beim Teilen von Informationen über Ihre primären Ziele nachzudenken und dann eine Informationsarchitektur zu erstellen. Dies ist ein weiterer sehr wichtiger Punkt der Best Practices für die SharePoint-Struktur.

6. Schutz sensibler Daten

Es ist sehr wichtig, wichtige vertrauliche Informationen sicher aufzubewahren, damit nur autorisierte Mitglieder darauf zugreifen können. Andernfalls riskieren Sie, die Privatsphäre und Sicherheit Ihres Unternehmens zu opfern.

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Am besten SharePoint Praxen für Große Dokumentenbibliothek 

Wenn Sie mit einem großen Unternehmen zusammenarbeiten, werden Sie möglicherweise auch mit großen Datendateien konfrontiert. Wenn Sie also wissen möchten, wie Sie diese großen Dokumente effektiv organisieren können, finden Sie hier einige Best Practices für große SharePoint-Dokumentbibliotheken.

1. Verwenden von Dokumentversionen

Wenn Sie etwas bearbeiten oder erstellen, in diesem Fall eine Dokumentbibliothek, können Fehler passieren. Vor allem, wenn die Dateien ziemlich groß sind. Aus diesem Grund hat Microsoft zur Lösung dieses Problems die Funktion Dokumentversionen eingeführt. Mit seiner Hilfe können Sie ganz einfach in die Vergangenheit reisen! Dies ist eine kreative Art zu sagen, dass Sie die vorherigen Daten vor der Bearbeitung wiederherstellen können.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, die Option Dokumentversionen in SharePoint zu aktivieren. Auf diese Weise können Sie die geänderte Version einer Datei wiederherstellen.

2. Verwenden von Ansichten

Wir haben Ihnen bereits gesagt, dass Sie anstelle von Dateien Meta-Tags verwenden sollen. Und ein Grund für diesen Tipp ist, dass Sie, wenn Sie Meta-Tags verwenden, Ansichten verwenden können, um eine Datei einfacher zu finden und zu finden. Als Ansichten können Sie auf Gruppen, Filter und Sortierfunktionen zugreifen. Verwenden Sie also Tags und Ansichtsfunktionen, um Ihr Sucherlebnis störungsfrei zu gestalten.

3. Leerzeichen vermeiden

Dies scheint eine sehr kleine Sache zu sein, aber ignorieren Sie diesen Punkt bitte nicht. Da SharePoint-URLs keine Leerzeichen zulassen. Viele Leute verwenden Zeichen wie &,* und # anstelle von Leerzeichen, aber das kann auch einige Probleme beim Auffinden einer bestimmten Datei verursachen. Aber wenn Sie dann kein Leerzeichen verwenden, kann der Dateiname schwer lesbar sein. Also, hier ist, was Sie tun können, nennen Sie keine Bibliothek wie Duck Duck Go. Nennen Sie es stattdessen so, DuckDuckGo. Verwenden Sie Großbuchstaben, um den Namen lesbar zu machen.

4. Inhaltstyp verwenden

Genau wie Tags ist es auch wichtig, Inhaltstypen zu verwenden. Verwenden Sie einen Inhaltstyp pro Dokumentbibliothek und es ist bequemer, Informationen zu klassifizieren.

5. Warnungen aktivieren

Wenn es viele Benutzer auf einer Website gibt, ist es sehr schwierig, jede von ihnen vorgenommene Änderung nachzuverfolgen. Wenn es also viele Mitarbeiter an einem Standort gibt, die die Berechtigung zum Bearbeiten oder Verschieben von Informationen haben, und Sie wissen möchten, wann sie dies tun, aktivieren Sie Benachrichtigungen. Da SharePoint Ihnen eine Benachrichtigung sendet, wenn jemand etwas ändert. Das Beste an dieser speziellen Funktion ist, dass sie sich nicht nur auf Administratoren beschränkt. Stattdessen kann jeder Benutzer eine Warnung einrichten, um über die Änderung informiert zu werden.

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Wir hoffen, dass nach dem Lesen dieses Artikels Ihr Problem, SharePoint Best Practices für die Dokumentenverwaltung, ist jetzt gelöst. Wenn Sie immer noch Probleme haben, vergessen Sie nicht, den Kommentarbereich zu verwenden, und unser Team wird sich darum kümmern. Sie können uns auch in den Kommentaren ein neues Thema empfehlen, und wir werden unser Bestes tun, um einen eigenen Artikel dazu zu schreiben. Speichern Sie unsere Website im Lesezeichen, um später darauf zurückgreifen zu können. Vielen Dank fürs Lesen.