Top 15 coole Outlook für iOS-Tipps, um es wie ein Profi zu verwenden
Verschiedenes / / November 29, 2021
Microsoft hat die unheimliche Fähigkeit, immer wieder erstaunliche mobile Apps zu entwickeln. Lässt dich oft fragen, wie um alles in der Welt Sie haben Windows Phone durcheinander gebracht, rechts? Und es überrascht nicht, dass Outlook für iOS keine Ausnahme ist.
Wenn der karge Funktionsumfang in Apples nativer Mail-App einfach nicht mehr für Sie reicht, dann sollte Outlook ein Hauch frischer Luft sein. Egal, ob es darum geht, automatische Antworten einzurichten oder empfangene E-Mails für später zu planen, die E-Mail-App von Microsoft bricht einfach die Form.
Aufgrund der großen Anzahl integrierter Funktionen können die Dinge überwältigend werden. Was zum Beispiel ist Focused Inbox? Oder können Sie sogar eine normale Antwort durchführen? Wenn Sie Outlook für iOS gerade installiert haben, sind Sie sicher verwirrt.
Zum Glück brauchen Sie nur ein wenig herumzustöbern, um sich mit dieser großartigen App vertraut zu machen und sie so zu zähmen, wie Sie es möchten. Und diese raffinierten Hinweise sollen Ihnen dabei helfen, dies noch schneller zu tun.
1. Trainieren Sie Ihren fokussierten Posteingang
Der fokussierte Posteingang ist nervig. Zumindest ist es das erste Mal, wenn Sie Outlook für iOS starten. Aber wenn man erst einmal weiß, wie das Ding funktioniert, ist es einfach phänomenal.
Betrachten Sie es als eine Art Filter, der nur wichtige Nachrichten anzeigt. Die App verwendet verschiedene Algorithmen für maschinelles Lernen für eine Reihe von Dingen – wie Antworten und Nachrichtenhäufigkeit – um zu bestimmen, was im Laufe der Zeit darin angezeigt wird.
Natürlich ist der fokussierte Posteingang nicht perfekt und Sie werden von Zeit zu Zeit nutzlose E-Mails sehen, die sich einschleichen. Oder noch schlimmer, finden Sie wichtige E-Mails, die in den anderen Posteingang verschoben werden.
Glücklicherweise können Sie die Lerngeschwindigkeit der App beschleunigen, indem Sie falsch kategorisierte E-Mails manuell klassifizieren.
Öffnen Sie dazu eine E-Mail, tippen Sie auf das horizontale Ellipsensymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und tippen Sie dann auf entweder In anderen Posteingang verschieben oder In Posteingang mit Fokus verschieben, je nachdem, in welchen Posteingang Sie tatsächlich ähnliche E-Mails im Zukunft.
Nachdem Sie dies eine Weile getan haben, sollten Sie eine viel „fokussierte“ Erfahrung mit Ihren eingehenden E-Mails finden.
2. Standardbenachrichtigungen ändern
Sie haben gerade gelernt, den fokussierten Posteingang zu trainieren, damit er besser funktioniert. Aber natürlich möchten Sie immer noch wissen, dass Sie auch neue E-Mails in Ihrem Anderen Posteingang haben. Und wenn man bedenkt, dass Outlook für iOS wichtige E-Mails von neu hinzugefügten Kontakten möglicherweise falsch kategorisieren kann, ist es immer am besten, auf dem Laufenden zu bleiben.
Standardmäßig stellt die App nur Push-Benachrichtigungen für den fokussierten Posteingang bereit. Sie können jedoch auch ähnliche Benachrichtigungen für E-Mails erhalten, die Sie auch im anderen Posteingang erhalten.
Beginnen Sie, indem Sie auf das hamburgerförmige Symbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms tippen.
Tippen Sie im angezeigten Menü auf das zahnradförmige Einstellungssymbol.
Sie befinden sich jetzt im Einstellungsfenster. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Mail und tippen Sie dann auf Benachrichtigungen.
Tippen Sie auf dem Bildschirm E-Mail-Benachrichtigungen auf Fokussierte und andere Posteingänge.
Sie sollten jetzt Push-Benachrichtigungen für alle E-Mails erhalten, die Sie erhalten. Natürlich können Sie Push-Benachrichtigungen auch deaktivieren – tippen Sie auf Keine – wenn Sie sich ausschließlich auf Abzeichen-Symbole und -Sounds verlassen möchten.
Spitze: In Outlook können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für jedes E-Mail-Konto, das Sie hinzufügen, vollständig anpassen.
Apropos Töne: Sie können die standardmäßigen Tonbenachrichtigungen für eingehende und ausgehende E-Mails direkt über den Bildschirm „Mail-Benachrichtigungen“ ändern.
3. Planen Sie erhaltene E-Mails für später ein
Haben Sie eine wichtige E-Mail von der Arbeit? Anstatt das Ganze danach einfach zu lesen und zu vergessen, verfügt Outlook über eine raffinierte Funktion namens E-Mail-Planung, mit der Sie die gleiche E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt erhalten können.
Wie wäre es heute nach dem Mittagessen? Oder vielleicht morgen, wenn Sie zur Arbeit kommen? Kein Problem. Lassen Sie uns später ändern, wie Sie eine solche E-Mail erhalten können.
Tippen Sie nach dem Öffnen der E-Mail auf das horizontale Ellipsensymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie dann Zeitplan.
Wenn dies Ihr erstes Mal ist, müssen Sie einen Ordner erstellen, um Ihre geplanten E-Mails vorübergehend im Speicher zu speichern. Wählen Sie anschließend einfach eine Zeitvoreinstellung aus – oder stellen Sie Ihre eigene Zeit ein – und tippen Sie dann auf Zeitplan.
Das ist es. Sie sollten nun zur angegebenen Zeit dieselbe E-Mail in Ihrem Posteingang erhalten. Machen Sie sich keine Sorgen mehr, Dinge zu vergessen oder Ihre To-Do-Liste zu verstopfen. Und natürlich keine Ausreden mehr.
Notiz: Wenn Sie eine E-Mail geplant haben, finden Sie sie erst in Ihrem Posteingang, wenn Sie sie zum geplanten Zeitpunkt erhalten. Natürlich können Sie weiterhin über den Ordner darauf zugreifen, den Sie zum Speichern Ihrer geplanten E-Mails erstellt haben.
4. Automatische Antworten aktivieren
E-Mail-Planung ist eine verdammt gute Funktion. Aber was ist, wenn Sie im Urlaub sind – oder einfach nur zu Hause chillen – und sich bei der Arbeit nicht mit irgendwelchen Dingen beschäftigen möchten? Lösung – automatische Antworten.
Richten Sie einfach eine automatische Antwort mit dem Grund oder der Entschuldigung ein, die Ihnen in den Sinn kommt. Und dann erhält jeder, der Ihnen eine E-Mail sendet, sofort eine automatisierte Antwort. Wählen Sie dazu Ihr E-Mail-Konto im Abschnitt Konten in den Outlook-Einstellungen aus.
Tippen Sie auf dem folgenden Bildschirm auf Automatische Antworten.
Aktivieren Sie den Schalter neben Automatische Antworten und fügen Sie Ihre Antwort hinzu. Outlook für iOS sollte es jetzt verwenden, um automatisch auf alle eingehenden E-Mails zu antworten.
Notiz: Deaktivieren Sie einfach den Schalter neben Automatische Antworten, wenn Sie die Funktion nicht mehr verwenden möchten.
5. Ausführen von normalen Antworten
Outlook für iOS ist sehr intuitiv, aber es gibt nur einen großen Fehler, der jeden in den Wahnsinn treiben kann. Wenn Sie die App schon eine Weile benutzt haben, haben Sie sich vielleicht gefragt, wo zum Teufel der Antworten-Button ist, oder? Outlook verwendet standardmäßig eine Schnellantwortfunktion, die es manchmal nicht schafft, insbesondere wenn es darum geht, Ihren Antworten CC- oder BCC-Adressen hinzuzufügen.
Zum Glück verfügt die App über eine vollwertige Antwortoption. Es ist jedoch verborgen.
Tippen Sie nach dem Öffnen einer E-Mail auf das horizontale Ellipsen-Symbol unter dem Zeit-Tag. Oben auf dem Bildschirm befindet sich ein weiteres ähnliches Symbol. Lassen Sie sich also nicht verwirren.
Und da hast du es.
Während der Denkprozess hinter Quick Reply ziemlich gut ist, hätte Microsoft die Standard-Antwortoption etwas sichtbarer machen sollen. Wir hoffen, dass Microsoft dies in einem zukünftigen Update angeht.
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6. Standardmäßige Wischaktionen ändern
Die standardmäßigen Wischaktionen für empfangene E-Mails sind ziemlich langweilig – wer möchte eigentlich die ganze Zeit planen und archivieren? Wenn Sie mit den Wischaktionen nach links und rechts unterschiedliche Funktionen wünschen, können Sie diese in Outlook für iOS einfach ändern.
Beginnen Sie, indem Sie in das Outlook-Einstellungsfeld gehen. Tippen Sie im Inneren auf Wischoptionen.
Sie sollten nun zwei Optionen sehen – nach rechts wischen und nach links wischen.
Tippen Sie auf eine und Sie können eine Reihe von Aktionen auswählen, zu denen Sie wechseln können – als gelesen markieren, löschen, markieren usw.
Wenn Sie versehentliche Wischaktionen verhindern möchten, tippen Sie einfach auf Keine.
7. Zeit zu gehen
Möchten Sie Erinnerungen erhalten, wenn Sie sich wichtigen Kalenderereignissen nähern? Und nicht nur regelmäßige Benachrichtigungen, sondern auch solche, die Ihren aktuellen Standort, Laufzeiten, und umliegender Verkehr nur damit Sie mit genügend Zeit ans Ziel kommen? Nun, das ist dank der Time To Leave-Funktion in Outlook für iOS ziemlich einfach.
Notiz: Diese Funktion ist nur für Outlook.com-, Office 365- und Gmail-Konten verfügbar.
Sobald Sie die Zeit zum Verlassen für Ihr E-Mail-Konto über das Einstellungsfeld aktiviert haben, erwarten Sie Push-Benachrichtigungen zum optimalen Zeitpunkt, um zu geplanten Ereignissen zu gelangen.
Und für Ihre Bequemlichkeit zieht Time To Leave sogar eine Karte für Sie heraus, komplett mit Wegbeschreibungen zur Veranstaltung. Ziemlich cooles Zeug, oder?
8. Ändern Sie Ihren Standardbrowser
iOS ist sehr hartnäckig, wenn es darum geht, Safari als Standardbrowser zum Anzeigen von Webseiten in den Apps auf iPhone und iPad beizubehalten. Aber Outlook für iOS lässt Sie das ändern.
Wenn Sie gerne Chrome verwenden oder Microsofts eigener mobiler Edge-Browser, dann können Sie den Standardbrowser ändern, den Outlook zum Öffnen von Links in empfangenen E-Mails verwendet.
Tippen Sie dazu auf dem Bildschirm Outlook-Einstellungen auf Links öffnen mit.
Jetzt müssen Sie nur noch Ihren bevorzugten Browser auswählen.
9. Verschiedene Apps für Wegbeschreibungen
Sie haben also den Standardbrowser geändert, aber was ist mit dem Zuordnungsdienst, den Outlook für iOS standardmäßig verwendet? Wenn Sie Apple Maps nicht über Google Maps verwenden möchten, können Sie dies ebenfalls ändern. Und wenn Sie außerhalb der Vereinigten Staaten leben, dann sollten Sie das wirklich tun.
Gehen Sie dazu zum Einstellungsfenster und tippen Sie dann auf Wegbeschreibung öffnen mit.
Sie können jetzt eine Drittanbieter-App auswählen wie Google Maps oder Waze.
10. Standard-Outlook-Signatur ändern
Für eine große E-Mail-App ist die Standardsignatur, die in Ihren gesendeten E-Mails angezeigt wird, einfach lächerlich. Outlook für iOS herunterladen? Komm schon, Microsoft!
Etwas Besseres einbauen, tippen Sie auf dem Einstellungsbildschirm auf Signatur.
Sie können jetzt Ihren Namen, Beruf oder was auch immer Sie hassen, jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail versenden, eingeben.
Ehrlich gesagt, sollte fast alles funktionieren, anstatt diese dumme Outlook-Werbung, oder?
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11. Erhöhen Sie die Sicherheit
Was ist, wenn Sie in diesem kurzen Moment, während der Bildschirm Ihres iPhones entsperrt ist, von jemandem schnell angezogen werden? Wenn Sie oft erhalten hochsensible oder persönliche E-Mail, und ziehen Sie dann in Betracht, Outlook für iOS eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen.
Auf dem Einstellungsbildschirm sollten Sie eine Option mit der Bezeichnung Touch ID oder Face ID haben.
Schalten Sie es einfach ein und Outlook für iOS ist jetzt vor unbefugtem Zugriff geschützt.
12. Einschalten mit Add-Ins
Outlook für iOS strotzt nur so vor Funktionen, und Sie können die Dinge auch noch weiter aufpeppen, indem Sie Add-Ins verbinden. Egal, ob es darum geht, eine Nachricht direkt an Evernote zu übertragen oder jemandem mit einem GIF zu antworten, Mit diesen Add-Ins macht das E-Mailen wirklich Spaß.
Um auf verfügbare Add-Ins zuzugreifen, tippen Sie einfach auf Add-Ins auf dem Einstellungsbildschirm.
Sehen Sie etwas Nützliches? Tippen Sie einfach auf das Symbol "+", um das Add-In sofort zu aktivieren.
Aktivierte Add-Ins werden alphabetisch aufgelistet und können durch Tippen auf das horizontale Ellipsen-Symbol unter dem Zeit-Tag einer empfangenen E-Mail aufgerufen werden.
13. Outlook-Widget aktivieren
Time to Leave kann Ihren Tag retten. Aber möchten Sie die bevorstehenden Veranstaltungen nicht lange im Voraus verfolgen, um entsprechend zu planen? Dann sollten Sie wirklich das Outlook-Widget aktivieren.
Tippen Sie dazu einfach auf das Symbol Bearbeiten auf dem Startbildschirm ganz links.
Tippen Sie als Nächstes auf die Schaltfläche "+" vor dem Outlook-Symbol, um das Outlook-Widget auf Ihrem Sperrbildschirm anzuzeigen. Sie sollten jetzt die anstehenden Ereignisse auf dem Widget sehen, wodurch Sie viel Zeit sparen, die Sie sonst für das manuelle Überprüfen des Outlook-Kalenders aufwenden müssen.
14. Konten nach allem durchsuchen
Outlook für iOS ist ein Biest, wenn es um die Suche nach Inhalten geht. Und im Gegensatz zur iOS Mail-App können Sie mit Outlook alles – sei es E-Mails, Anhänge oder Kontakte – praktisch im Handumdrehen finden. Es durchsucht auch alle hinzugefügten E-Mail-Konten nach relevanten Dingen, was wahnsinnig nützlich ist, wenn Sie keine Ahnung haben, wo Sie zuerst suchen müssen.
Also, wie machst du das? Sehen Sie das Suchsymbol unten auf dem Bildschirm? Tippen Sie einfach darauf, um zu beginnen.
Geben Sie als nächstes Ihre Abfrage ein, und Outlook sollte sofort alle übereinstimmenden Elemente herausziehen. Um E-Mails mit Anhängen zu filtern, tippen Sie auf den kleinen Schalter mit der Bezeichnung "Anhänge" rechts auf dem Bildschirm.
15. Geben Sie Ihre Verfügbarkeit bekannt
Nicht jeder verlässt sich gerne auf synchronisierte Kalender oder RSVPs Treffen zu planen. Was ist, wenn ein potenzieller Geschäftskunde – oder irgendjemand – Sie auf die altmodische Art treffen möchte?
Anstatt herumzufummeln und möglicherweise Ihre Daten und Uhrzeiten zu verwechseln, verfügt Outlook für iOS über eine raffinierte Funktion, die Ihnen nur in diesen Fällen hilft.
Sehen Sie dieses kleine Kalendersymbol beim Verfassen oder Beantworten einer Nachricht? Tippen Sie einfach darauf und wählen Sie dann Verfügbarkeit senden aus.
Der Outlook-Kalender sollte dann starten. Tippen Sie einfach auf die Zeitfenster, die Sie auswählen möchten, und Sie sollten sie direkt in den Text der E-Mail eingefügt sehen.
Sehr bequem, oder?
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Zeit, Outlook für iOS zu entfesseln
Das war's. Es ist an der Zeit, endlich Outlook für iOS zu verwenden, um den Neid aller zu sein. Natürlich sollten Sie in der App noch eine Menge anderer nützlicher Optionen finden. Outlook wird Sie immer wieder in Erstaunen versetzen, also hören Sie nicht auf zu experimentieren.
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