5 Best Practices für die sichere Verwendung von Microsoft Office 365
Verschiedenes / / November 29, 2021
Microsoft Office gilt als die beliebteste Option im Bereich der Produktivitätssuite. Die beliebte Software wird verwendet von Millionen Verbraucher und Unternehmen um die Welt. Es hat auch einen starken Einfluss auf den Enterprise-Sektor. Daher wird es immer wichtiger, Office 365, die Online-Versionen für eine einfache Zusammenarbeit, sicher zu nutzen.
Das Unternehmen bietet eine breite Palette von persönlichen, Unternehmen, und Enterprise-Pläne. Mit jedem Plan erhalten Sie unter bestimmten Bedingungen Zugriff auf Office-Apps, OneDrive und mehr. Natürlich erstellen, bearbeiten und speichern Sie persönliche sowie vertrauliche Informationen mit Microsoft Word, Excel und OneDrive.
Aus diesem Grund ist es wichtig, die Sicherheit während des Bearbeitungs-, Anzeige- und Freigabeprozesses zu erhöhen.
In diesem Beitrag werde ich Sie zu den fünf wichtigsten Praktiken führen, um Office 365 weiterhin sicher zu verwenden. Wenden Sie diese Messungen an und seien Sie sicher vor Datendiebstahl oder Missbrauch. Lass uns anfangen.
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1. Verwenden Sie ein starkes Passwort und aktivieren Sie 2FA
Dieser ist ein Kinderspiel. Verwenden Sie beim Erstellen eines Microsoft-Kontos das starke Kennwort mit einer Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
Wenn Sie sich Sorgen machen, sich an sie zu erinnern, würde ich Ihnen raten, in einen Passwort-Manager zu investieren. Es gibt viele leistungsfähige Angebote wie LastPass, Enpass, 1Passwort, SafeInCloud und mehr.
Sie können den integrierten Passwortgenerator und die automatische Anmeldung sowohl auf iOS als auch auf Android für eine problemlose Anmeldung verwenden.
Die Wahl eines starken Passworts ist ein Teil des Prozesses. Ich empfehle Ihnen dringend, die Sicherheit durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu erhöhen.
Entscheiden Sie sich nicht nur für die Bestätigung der Handynummer. Es gab viele Fälle, in denen Hacker mithilfe eines SIM-Swaps auf das Konto einer Person zugreifen und dann das OTP aus den Nachrichten lesen konnten. Twitter-CEO Jack Dorsey ist das jüngste Opfer solcher Praktiken.
Verwenden 2FA-Apps (Zwei-Faktor-Authentifizierung) die in einem bestimmten Zeitraum Zufallscodes generieren. Geben Sie diesen Code nach dem Passwortbildschirm ein. Authy wäre meine bevorzugte Wahl für Multi-Plattform-Unterstützung und Synchronisierungsfunktionen.
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2. Schützen Sie sensible Dokumente mit einem Passwort
Um zu verhindern, dass Unbekannte sensible Dokumente öffnen und darauf zugreifen, können Sie Dokumente jederzeit mit dem integrierten Passwort-Tool mit einem Passwort schützen.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Menü Überprüfen, tippen Sie auf Dokument schützen, und im Dialogfeld können Sie Passwörter und einige diesbezügliche Regeln hinzufügen.
Apropos Regeln: Sie können ein Passwort hinzufügen, um ein Dokument anzuzeigen, oder ein anderes Passwort festlegen, damit andere Änderungen an einem Dokument vornehmen können. Mit weiteren Optionen kann man auch verhindern, dass Kollegen Kommentare hinzufügen.
Sie können diesen kleinen Schalter im Datenschutzbereich aktivieren, um persönliche Informationen aus der Datei auszublenden.
3. Ablaufdatum zum OneDrive-Freigabelink hinzufügen
Office 365-Apps integrieren die Microsoft OneDrive Cloud-Plattform eng. Nun, Sie können auch Box und Dropbox verwenden, aber ich empfehle OneDrive als standardmäßig in Windows 10 integriert und wird auch mit 1 TB Speicherplatz für Office 365-Abonnenten geliefert.
Jede Word-, PowerPoint- und Excel-Datei wird automatisch auf der Cloud-Plattform von Microsoft gespeichert.
Wenn Sie nun eine Datei oder einen Ordner über die OneDrive-App freigeben, bietet Microsoft eine praktische Möglichkeit, diesem freigegebenen Link Ablaufdatum und -uhrzeit hinzuzufügen.
In OneDrive Web können Sie beim Freigeben eines Ordners auf Freigeben tippen und ein festgelegtes Ablaufdatum auswählen. Wählen Sie dort die Uhrzeit und das Datum aus, um den Link ablaufen zu lassen.
Auf Mobilgeräten ist die Sache jedoch etwas kompliziert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dieselbe Aktion für iOS- und Android-Apps auszuführen.
Schritt 1: Laden Sie OneDrive herunter und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen und dem 2FA-Code an.
Schritt 2: Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie freigeben möchten, und tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
Schritt 3: Wählen Sie Teilen und wählen Sie Linkeinstellungen.
Schritt 4: Fügen Sie Zeit und Datum zum Verknüpfen hinzu und schalten Sie den Schalter ein.
Da die oben erwähnte Funktion OneDrive-bezogen ist, können Sie mit der gleichen Technik auch Bilder und Videos mit Ablaufdatum versehen.
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4. Kennwort zu OneDrive-Links hinzufügen
Die oben erwähnte Option zwei wird am häufigsten verwendet, wenn Sie jeweils nur eine Datei mit einem Kennwort schützen möchten. Aber wenn Sie 8-10 Dokumente auf einmal teilen möchten, ist es besser, Sie Schützen Sie die OneDrive-Links mit einem Passwort.
In solchen Fällen können Sie alle Dokumente in einem einzigen Ordner auf OneDrive hochladen.
Öffnen Sie nun das OneDrive-Web, wählen Sie den Ordner aus und tippen Sie auf das Freigabemenü. Wählen Sie im Dialogfeld Kennwort hinzufügen aus und geben Sie dann den Link des Ordners frei.
Die empfangende Person muss ein Passwort eingeben, bevor sie auf die darin enthaltenen Dateien zugreifen kann.
Ich weiß, dass die Lösung nicht so anpassbar ist wie die Abschnittsoption, mit der Sie bestimmte Berechtigungen blockieren und persönliche Daten ausblenden können. Insgesamt erledigt die OneDrive-Methode jedoch die Arbeit in Bezug auf eine zusätzliche Sicherheitsebene.
Leider können Sie die Funktion nicht in mobilen Apps verwenden. Es ist nur im OneDrive-Web verfügbar.
5. Verwenden von Biometrie auf OneDrive
Wie Sie vielleicht erraten haben, spielt OneDrive die zentrale Rolle in der Office 365-Erfahrung.
Ob OneNote, Word oder Excel, jeder von ihnen speichert die Datei auf OneDrive. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Sicherheit mithilfe von Biometrie in mobilen Apps zu gewährleisten.
Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit und schalten Sie den FaceID- oder Fingerabdruckschutz für iOS und Android ein.
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Genießen Sie ein sicheres Office 365-Erlebnis
Microsoft kennt die Bedürfnisse von Verbrauchern und Unternehmen, ihre Daten zu schützen. Aus diesem Grund hat das Unternehmen mehrere Sicherheitsmaßnahmen in die Office 365-Suite eingeführt.
Vor kurzem hat das Unternehmen kündigte Personal Vault für OneDrive an, mit dem Sie persönliche Dokumente mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene hinzufügen können.
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