Die 6 besten Tipps und Tricks für den Microsoft Outlook-Kalender, um ihn besser zu verwalten

Der Microsoft Office-Kalender ist Teil von Microsoft 365-Produkten und kein eigenständiges Programm. Um auf den Microsoft Office-Kalender zuzugreifen, müssen Sie Microsoft Outlook verwenden.

Durch die Integration beider Apps können Sie Ihren Terminplan sowohl digital als auch physisch komfortabel verwalten. Wenn Sie jedoch Ihre Microsoft Outlook-Kalender, sollten Sie einige der folgenden Tipps ausprobieren.

1. So legen Sie Arbeitszeiten im Outlook-Kalender fest

Durch das Festlegen Ihrer Arbeitszeiten in Outlook wird sichergestellt, dass jeder, der Ihren Kalender anzeigt, Ihre verfügbaren Arbeitszeiten kennt. Auf diese Weise werden Termine und Besprechungen durch die verfügbaren Zeiträume festgelegt.

Schritt 1: Starten Sie die Outlook-App.

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Schritt 2: Klicken Sie nach dem Starten von Outlook auf die Registerkarte Datei.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.

Schritt 4: Wählen Sie Kalender.

Schritt 5:

Schritt 6: Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

2. Ein Meeting neu erstellen

Das erneute Erstellen eines Meetings ist eine Möglichkeit, ein neues Meeting mit Informationen aus einem vorherigen Meeting zu buchen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie ein altes Meeting neu erstellen, anstatt Details zu Meeting-Teilnehmern, Zeit, Ort usw. manuell einzugeben. So geht's.

Schritt 1: Starten Sie die Outlook-App.

Schritt 2: Wählen Sie das Kalendersymbol auf der linken Seite Ihres Bildschirms

Schritt 3: Navigieren Sie in Ihrem Kalender zum vorherigen Besprechungsdatum.

Schritt 4: Klicken Sie auf das jeweilige Meeting, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und ziehen Sie das Meeting auf das Datum oder die Uhrzeit, an dem das neue Meeting stattfinden soll.

Schritt 5: Doppelklicken Sie auf das neu erstellte Meeting, und alle relevanten Details werden als ausgefüllt angezeigt. Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zu versenden.

3. Erstellen eines Meetings aus einer E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail zu einem Ereignis erhalten und ein Meeting mit dem Absender der E-Mail vereinbaren möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Schritt 1: Doppelklicken Sie auf die E-Mail, mit der Sie den Termin festlegen möchten, damit sich ein neues Fenster öffnet.

Schritt 2: Klicken Sie rechts auf dem Bildschirm neben dem Namen des E-Mail-Absenders auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (…).

Schritt 3: Wählen Sie die Meeting-Option und dies sollte ein neues Meeting-Fenster öffnen.

Schritt 4: Der Name oder die Adresse des E-Mail-Absenders sollte bereits im Pflichtfeld automatisch ausgefüllt werden. Sie müssen jedoch andere Details wie Ort und Zeit des Meetings eingeben.

Schritt 5: Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

4. Datumsnavigator

Wenn Sie Ihre Termine oder Besprechungen für eine Woche oder einen Monat einsehen möchten, kann dies der Datumsnavigator im Kalender bieten.

Schritt 1: Wählen Sie das Kalendersymbol auf der linken Seite Ihres Outlook-Bildschirms aus.

Schritt 2: Oben auf Ihrem Bildschirm sollten Optionen zum Anzeigen Ihres Kalenders für Heute, Nächste 7 Tage, Arbeitswoche oder Monat angezeigt werden. Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht.

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5. Verwenden natürlicher Sprache zum Buchen von Meeting-Startzeiten

Wenn Sie ein Meeting oder einen Termin buchen, können Sie den Datumsnavigator verwenden, um Ihren Kalender für den Zeitraum anzuzeigen. Eine Alternative zur Verwendung der Datumsnavigator-Option in Outlook ist Natürliche Sprache. So verwenden Sie es.

Schritt 1: Wählen Sie auf der Registerkarte Start in Outlook die Option Neue Elemente aus.

Schritt 2: Wählen Sie je nach Wunsch Besprechung oder Termin aus.

Schritt 3: Geben Sie im Feld für Startzeit, anstatt ein Datum aus dem Kalender auszuwählen, einfach eine vorgeschlagene Zeit in Worten ein. z.B. 7 Wochen, Weihnachten, Thanksgiving etc. Outlook sollte ein Datum anzeigen.

6. Anzeigen mehrerer Kalender

Wenn Sie eine Besprechung mit Personen in Outlook einrichten möchten, können Sie deren Kalender anzeigen, um nach einem geeigneten Zeitpunkt für die Planung einer Besprechung oder eines Chats zu suchen. Dies hängt jedoch davon ab, ob Ihnen die Berechtigung dazu in Exchange erteilt wurde oder die Person Teil Ihrer Organisation ist. So funktioniert das.

Schritt 1: Wählen Sie das Kalendersymbol auf der linken Seite Ihres Outlook-Bildschirms aus.

Schritt 2: Klicken Sie oben auf Ihrem Bildschirm auf die Option Kalender öffnen.

Schritt 3: Wenn Ihnen die Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders über Exchange erteilt wurde, wählen Sie Gemeinsamen Kalender öffnen. Wenn sich die Person jedoch in Ihrer Organisation befindet, wählen Sie Aus Adressbuch. Wenn Sie über einen Link zu einem Kalender im Internet verfügen, können Sie auch Aus dem Internet auswählen.

Schritt 4: Geben Sie den Namen oder Link (je nach gewählter Option) der Person ein und wählen Sie OK. Sie sollten einen Blick auf den Kalender der Person erhalten.

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Abwesenheitsantworten einrichten

Die obigen Tipps sollen Ihnen helfen, Ihren Outlook-Kalender besser zu verwalten. Sie erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da es andere Tricks gibt, die Sie in Outlook ausführen können, z Abwesenheitsantworten und Serielle Erinnerungen.