Die 8 besten Tipps für Microsoft Teams, um es wie ein Profi zu verwenden

Locker das Messaging-Spiel geändert seit seiner Premiere im August 2013. Es hat E-Mail für die interne Kommunikation in vielen Teams und Organisationen ersetzt. In der Zwischenzeit, Microsoft Teams hat Slack überholt mit über 13 Millionen Benutzern durch die Bündelung mit dem Office 365-Dienst.

Außerdem profitiert es von dem robusten Ökosystem von Microsoft, das im Laufe der Jahre aufgebaut wurde. Wenn Ihr Büro oder Ihre Organisation über das Office 365-Abonnement verfügt, wird die Kommunikation und Zusammenarbeit über Teams mühelos.

Werfen wir einen Blick auf einige der besten Tipps und Tricks für Microsoft Team-Benutzer, um ihre Produktivität zu steigern und wie ein Profi zu verwenden.

1. Tastatürkürzel

Tastenkombinationen können viel Zeit sparen, insbesondere wenn Sie eine App wie Teams verwenden. Sie werden es höchstwahrscheinlich den ganzen Tag verwenden, um mit Kollegen zu kommunizieren. Es gibt nur zwei Abkürzungen, die Sie sich als Anfänger vorerst merken müssen.

1. / — Die Schrägstrichtaste zeigt alle Befehle an, die Sie mit verschiedenen Tastenkombinationen geben können.
2. /keys — eine Liste aller Tastaturkürzel, die Sie verwenden können. Die Liste ist ziemlich lang, um sie hier zu teilen. Finden und merken Sie sich diejenigen, die für Sie nützlich sind.

Wie im Screenshot zu sehen, geben Sie diese beiden Verknüpfungen in die Suchleiste oben ein, um zu finden, wonach Sie suchen.

2. Gruppenname

Chat ist eine Hauptfunktion von Microsoft Teams, aber die Suche nach einer bestimmten Konversation in einem Kanal kann schwierig sein. Sie können dieses Problem lösen, indem Sie diesem Chat-Fenster oder der Gruppe einen aussagekräftigen Namen geben. Wenn Sie beispielsweise über ein neues Handbuch zu Produkt A diskutieren, können Sie das Chatfenster als Produkt-A-Fehler benennen. Erleichtert die Suche in Zukunft.

Klicken Sie dazu einfach auf das Bleistiftsymbol oben im Chat-Fenster, um es zu bearbeiten und geben Sie ihm dann einen Namen. Funktioniert nur für Gruppenchats und nicht für private.

3. E-Mails weiterleiten

Bei GT verwenden wir kaum E-Mails und verlassen uns meistens auf Slack, um miteinander zu kommunizieren. Es funktioniert für uns, bedeutet aber nicht, dass Sie auf E-Mails vollständig verzichten können. E-Mails sind hier, um zu bleiben. Microsoft weiß das, und deshalb ermöglicht es Benutzern, E-Mails mit Anhängen an Teamkanäle aus beliebigen E-Mail-Domänen auf der Whitelist weiterzuleiten.

Darüber hinaus können Sie, wenn Sie im nächsten Bildschirm auf Erweiterte Einstellungen klicken, steuern, wer E-Mails senden darf, und zwar auch von bestimmten Domänen, um unerwünschte E-Mails zu reduzieren.

4. GIFs erstellen

Das Teilen von GIFs macht Spaß, aber sie erstellen ist es noch mehr. Ich freue mich, dass Teams den Mitgliedern die Möglichkeit gibt, ihre eigenen GIFs zu erstellen, damit sie kreativ sein und Stress reduzieren können, um die ernsthaften Diskussionen auszugleichen.

Teams integriert Giphy, ein beliebtes GIF-Ziel, um Ihr Kunstwerk mit anderen Teammitgliedern zu teilen.

5. Bots

Die Automatisierung der sich wiederholenden Aufgaben spart Zeit und Bots können nützlich sein. Teams verfügt über eine Reihe von Bots, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können. Der Who-Bot ist nützlich, um Teammitglieder in der gesamten Organisation basierend auf ihren Rollen und Verantwortlichkeiten zu finden. Wer ist beispielsweise der führende Produkt-X-Marketer?

Bots verhalten sich wie Teammitglieder, das heißt, Sie können mit ihnen chatten, ihnen Fragen stellen und sie werden antworten.

Andere Bots sind der Kalender-Bot, um einen freien Platz in Ihrem Kalender und in den Kalendern und der Terminplanung Ihrer Teammitglieder zu finden Termine, Polly, um Umfragen zu erstellen und Feedback zu sammeln, und YellowAnt, um sich mit über 40 Apps zu verbinden, um intelligente Arbeitsabläufe. So können Sie Erstelle deine eigenen Bots.

6. Registerkarten

Teams verfügt über eine einzigartige Funktion namens Tabs. Sie können jede Registerkarte einer einzelnen Ressource zuweisen, die ein Video, eine Website oder eine App sein kann. Es kommt darauf an, was Sie damit erreichen wollen. Ich denke, es eignet sich am besten für Apps, die Sie während der Arbeit mit Teams verwenden möchten.

Tabs machen es wirklich einfach, den Workflow zu verwalten und verhindern, dass sich wichtige Teile des Prozesses überschneiden. Sie können beispielsweise einen Tab für Trello erstellen, damit jeder im Team bequem darauf zugreifen kann. Klicken Sie einfach auf das „+“-Symbol, um eine App auszuwählen. Beachten Sie, dass es bereits eine Registerkarte zum Teilen von Dateien gibt.

7. Lesezeichen

Eine kleine, aber oft vernachlässigte Funktion von Teams ist die Lesezeichenoption. Falls Sie eine wichtige Nachricht erhalten, aber später darauf zurückkommen möchten, können Sie sie einfach mit einem Lesezeichen versehen und später bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf das Menüsymbol neben der Nachricht.

8. Immersiver Leser

Hat jemand ein Dokument mit Ihnen geteilt? Anstatt es vollständig zu lesen, können Sie die Option Immersive Reader verwenden, um zwei Dinge zu tun. Entfernen Sie alle Ablenkungen, sodass nur der Text sichtbar ist. Erleichtert die Konzentration auf das Dokument oder die Nachricht.

Sie können das Dokument auch mit hervorgehobenen Wörtern in Echtzeit anhören. Ein weiteres cooles Feature ist die Übersetzung. Sie können eine Nachricht auswählen und mit Microsoft Translator in über 60 Sprachen übersetzen.

Teamwork auf ganzer Linie

Microsoft Teams ist ein erstaunliches Tool für die Zusammenarbeit und ein Kinderspiel, wenn Sie bereits mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 arbeiten. Ich hoffe, einige der Tipps, die wir oben geteilt haben, werden Ihnen helfen, produktiver zu sein.

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