So löschen Sie E-Mails in Microsoft Outlook automatisch

Nach Gmail ist Microsoft Outlook der beliebteste E-Mail-Anbieter. Die Unternehmen lieben Microsoft Outlook aufgrund seiner engen Integration mit dem Büro 365 Paket. Was die Verbraucher angeht, hat Microsoft mit Speicher, plattformübergreifender Verfügbarkeit und Funktionen lobenswerte Arbeit geleistet.

Die Outlook-App ist für iOS, Android, Windows, macOS und Web verfügbar. Das Unternehmen die beliebte Acompli-App gekauft und Sonnenaufgangskalender um die Entwicklung der mobilen App zu beschleunigen. Kurz gesagt, es gibt ausreichende Gründe, Outlook gegenüber den Konkurrenten für den persönlichen Gebrauch zu verwenden. Aber mit nur 15 GB freiem Speicherplatz könnte Ihnen der Speicherplatz ausgehen. Und mit dem wachsenden Trend zu unnötigen Marketing-E-Mails und Spam ist es schwieriger denn je, die relevanten E-Mails aus dem E-Mail-Junk herauszufiltern.

Microsoft bietet zwar eine Focused Inbox-Funktion, beschränkt sich jedoch darauf, relevante E-Mails für den Benutzer herauszufiltern. Eine weitere nützliche Ergänzung sind Outlook-Regeln. Es ist die Outlook-Version von

IFTTT. Mit Regeln kann man mehrere Automatisierungen erstellen, um bestimmte E-Mails in die Archivierung zu verschieben oder den E-Mail-Bereich zu löschen.

In diesem Beitrag führen wir Sie durch die Outlook-Regelfunktion und erstellen einige Regeln zum automatischen Löschen und automatischen Archivieren von E-Mails aus Outlook. Der Beitrag wird auch einen weiteren Outlook-Bonustrick behandeln, um irrelevante E-Mails von einem Ort aus abzubestellen. Lass uns anfangen.

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Erstellen Sie eine Regel zum automatischen Löschen aus der E-Mail

Erstens ist die Regelfunktion nur in der Outlook Windows/Mac-App und Outlook Web verfügbar. In diesem Beitrag werde ich die Schritte für die Outlook-Webversion erwähnen.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Microsoft-Kontos an.

Schritt 2: Wählen Sie eine irrelevante E-Mail aus und öffnen Sie sie.

Schritt 3: Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Regel erstellen.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Regel, um die Nachrichten vom Absender in Gelöschte Elemente zu verschieben.

Danach werden alle E-Mails des Absenders direkt in den gelöschten Posteingang verschoben. Sie können weiterhin über das Menü "Gelöschte Elemente" in den Ordnern darauf zugreifen.

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Erstellen Sie Regeln zum automatischen Löschen aus den Outlook-Einstellungen

Das obige Szenario verschiebt alle E-Mails vom Absender in gelöschte Elemente, aber was ist, wenn jemand E-Mails mit bestimmten Betreffs oder bestimmten Schlüsselwörtern aus dem Nachrichtentext löschen möchte.

Ich möchte beispielsweise keine Kreditangebote, Coronavirus-Updates oder anderen Marketing-Müll von meiner Bank erhalten. Ich möchte jedoch die monatliche Abrechnung und die Kreditkartenabrechnung per Post erhalten. Wie kann man solche Regeln aufstellen? Folgen Sie den unteren Schritten.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und gehen Sie zu Einstellungen.

Schritt 2: Zeigen Sie alle Outlook-Einstellungen an, und es wird das spezielle Einstellungsmenü angezeigt.

Schritt 3: Wählen Sie die Option Regeln und wählen Sie Neue Regel hinzufügen.

Schritt 4: Nennen wir es Bankregeln und fügen eine Bedingung hinzu.

Schritt 5: Fügen Sie Keywords hinzu, die für Sie nicht mehr relevant sind, ich habe die Nachrichtenbegriffe wie Darlehen, EMI usw. hinzugefügt.

Schritt 6: Erstellen Sie eine Regel, um alle E-Mails in den Löschordner zu verschieben, und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie jetzt E-Mails mit den Schlüsselwörtern "Darlehen", "EMI" oder "Wichtig" erhalten, werden sie automatisch in den Löschordner verschoben.

Lassen Sie uns eine weitere nützliche Regel erstellen. Sollen wir? Jedes Unternehmen da draußen verschickt Coronavirus-bezogene E-Mails an Benutzer. Während ich ihre Bemühungen begrüße, wird es manchmal ermüdend, täglich Nachrichten über das tödliche Virus zu lesen. Mithilfe von Outlook-Regeln können Sie diese E-Mails automatisch löschen, bevor sie Sie erreichen.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und navigieren Sie zu Einstellungen > Mail > Regeln.

Schritt 2: Geben wir der neuen Regel den Namen "Coronavirus" und fügen wir Bedingungen hinzu.

Schritt 3: Fügen Sie Bedingungen hinzu, z. B. wenn der Nachrichtentext das Schlüsselwort "Coronavirus", "COVID-19" enthält, und verschieben Sie diese E-Mails dann in den Löschordner.

Outlook-Regeln sind eine leistungsstarke Funktion und die Möglichkeiten sind endlos. Hier ist, wie ich es verwende. Immer wenn ich auf einer Urlaubsreise bin, erstelle ich eine Regel, um alle eingehenden E-Mails in einen Ordner „Während der Reise“ zu verschieben und während der Familienzeit nie unterbrochen zu werden.

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Irrelevante E-Mail-Absender abbestellen

Die Funktion zum automatischen Löschen ist nützlich, wenn Sie relevante E-Mails aus den gefälschten herausfiltern möchten. Aber was ist, wenn Sie den Empfang von E-Mails vom Absender vollständig einstellen möchten. Nun, Sie können jederzeit die Abmeldeoption aus der E-Mail verwenden.

Aber diesen winzigen Abmelde-Button in jeder E-Mail zu finden, kann zeitaufwändig und langweilig sein. Zum Glück mit Outlook-Web, können Sie alle E-Mail-Absender mit einer Abmeldeschaltfläche an einem Ort sehen.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und gehen Sie zu Einstellungen.

Schritt 2: Navigieren Sie zu Mail > Abonnements.

Schritt 3: Hier sehen Sie die Liste der E-Mail-Absender mit einem großen Abbestellen-Button.

Schritt 4: Melden Sie die unnötigen aus dem Menü ab, und Sie können auch auf das Drei-Punkte-Menü tippen, um den Absender zu blockieren.

Ich verwende diese Funktion einmal im Quartal, um die irrelevanten E-Mails aus der Liste zu entfernen.

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Verwenden Sie Outlook wie ein Profi

Microsoft Outlook bietet eine hervorragende Regelfunktion. Sie können damit eingehende E-Mails automatisch löschen, automatisch archivieren, für eine bestimmte Zeit in verschiedene Ordner verschieben und sogar unnötige Absender aus dem einzigen Menü abbestellen. Die oben erwähnte Lösung hat für uns wie ein Wunder funktioniert. Haben Sie eine andere Lösung gefunden, die keine Drittanbieter-App beinhaltet?