Ausgeben vs. Shoeboxed: Welcher Spesenmanager ist der richtige für Sie

Unabhängig davon, ob Sie eine Einzelperson, Teil einer Organisation oder ein Ladenbesitzer sind, entstehen Ihnen Ausgaben, für die Sie Rechenschaft ablegen müssen. Es ist so leicht, einen Eintrag zu vergessen, und es ist so schwer, sich daran zu erinnern, wo Ihr Gehaltsscheck verschwunden ist.

Dies scheint ein universelles Problem zu sein und so ziemlich jeder, den ich kenne, sucht nach einem System zur Erfassung von Ausgaben. Während es notwendig ist, zeichne jede Ausgabe auf uns entstehen, besteht auch die Notwendigkeit, den Prozess einfach und schnell zu gestalten. Je umständlicher es ist, Ausgaben zu erfassen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dies vermeiden.

Aus diesem Grund werden wir uns zwei der beliebtesten Apps zur Kostenverfolgung und -verwaltung ansehen, die auf dem Markt erhältlich sind. Unsere Mission, sollten wir sie annehmen, wird es sein, am Ende dieses Beitrags zu einer Schlussfolgerung zu gelangen. Hoffentlich mit einem Gewinner.

Die Konkurrenten sind Expensify und Shoeboxed. Lassen Sie uns sehen, welcher Spesenmanager der richtige für Sie ist.

Besuchen Sie Expensify

Besuchen Sie Shoeboxed

1. Plattformübergreifende Kompatibilität

Dies ist eines der ersten Dinge, die ich prüfe, wenn ich nach einem neuen Tool oder einer App suche. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Manche lieben Android, andere schwören auf iOS. Es gibt Windows-Benutzer und dann gibt es Leute, die gerne über einen Browser auf Dinge zugreifen. Diese Situation ist besonders dann der Fall, wenn Sie als Teil eines Teams arbeiten.

Sowohl Shoeboxed als auch Expensify sind sowohl auf Android- als auch auf iOS-Plattformen verfügbar. Sie können sie auch problemlos in jedem Browser Ihrer Wahl verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihre Belege jederzeit synchron halten.

2. Preisübersicht

Ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, insbesondere wenn Sie nach einer skalierbaren Lösung suchen, ist die Preisgestaltung. Bei Hunderten und Tausenden von Mitarbeitern können die Anzahl der Einträge und Ausgaben schnell in die Höhe schnellen.

Shoeboxed bietet drei Hauptpläne an. Es gibt einen Freelancer-Plan (Einzelbenutzer), der bei 15 USD/Monat beginnt und das Scannen und Speichern von bis zu 50 Dokumenten/Monat ermöglicht. Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein junges Startup sind, entscheiden Sie sich für den Classic-Plan für 39 US-Dollar für zwei Benutzer, bei dem Sie bis zu 150 Dokumente/Monat erhalten.

Schließlich gibt es einen Businessplan für 69 US-Dollar/Monat, bei dem Sie 500 Dokumente/Monat mit 3 Benutzern erhalten. Es gibt auch einen Teamplan, der bei 9,95 USD/Benutzer beginnt.

Auf der anderen Seite verfolgt Expensify einen einfacheren Ansatz, der die Anzahl der verfügbaren Pläne begrenzt. Der individuelle Plan beginnt bei 4,99 USD/Monat ohne Beschränkung der Belege, die gescannt werden können. Für Teams gibt es einen Plan von 10 USD/Benutzer und dann gibt es einen Unternehmensplan, der bei 18 USD/Benutzer beginnt. Es gibt auch eine Unternehmenslösung, für die Sie eine E-Mail schreiben oder mit einem Kundenvertreter sprechen müssen.

Expensify bietet eine kostenlose Version mit 10 Scans/Monat, während Shoeboxed 5 Dokumente/Monat mit dem kostenlosen Konto anbietet. Nicht schlecht, um den Service zu testen.

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3. Benutzererfahrung

Da die meisten von uns verwenden werden Smartphones zum Scannen Spesenabrechnungen, da habe ich angefangen. Die Shoeboxed-App ist nicht sehr einfach zu bedienen. Die Benutzeroberfläche war ein wenig kompliziert und ohne Funktionen und Anleitungen. Expensify hingegen hat eine saubere und intuitive Benutzeroberfläche mit einem Fokus auf Einfachheit und Geschwindigkeit.

Während ich bei beiden Apps keine Verzögerungen hatte, war ich mit Expensify lieber herum als bei Shoeboxed. Im letzteren Fall waren die Optionen eingeschränkt, ohne die Möglichkeit, Währungen zu verwalten oder zu ändern.

Manche Leute müssen hin und wieder ins Ausland reisen, um an Meetings teilzunehmen und was nicht. Wenn der Standort aktiviert ist, erkennt und ändert Expensify Währungen im Handumdrehen.

4. Merkmale

Die Grundfunktionalität bleibt gleich. Sie scannen einen Spesenbeleg und die App sammelt alle wichtigen Details wie Preis, Artikel und Menge, um eine digitalisierte Version des Belegs zu erstellen, die mit Ihrem Cloud-Konto synchronisiert wird.

Während beide Apps Optionen zum Ordnen von Quittungen nach Reisen hatten, hatte Expensify eine Registerkarte für Berichte, die sich als sehr praktisch erweisen wird. Wie? Sammeln Sie während Ihrer Geschäftsreise alle Belege, erstellen Sie einen Bericht und reichen Sie ihn zur Genehmigung ein. Wenn es gelöscht ist (Direkteinzahlung oder PayPal) und Sie bezahlt wurden, werden Sie benachrichtigt. Das ist leistungsstark und einfach zugleich.

Mit Expensify konnte ich Kategorien erstellen, um meine Ausgaben wie Essen, Transport und Unterkunft weiter zu klassifizieren. Normalerweise verwenden wir unsere Kreditkarten zum Bezahlen, da dies bargeldlos, schnell und bequem ist. Expensify erlaubte mir auch, meine Kreditkartenabrechnung direkt zu importieren.

Mit Shoeboxed können Sie den Kilometerstand verfolgen, aber mit Expensify können Sie auch die Zeit verfolgen, was nützlich sein kann, wenn Sie Stunden gegen Dollar tauschen. Darüber hinaus bietet Expensify eine Tagegeldfunktion, bei der eine Person ein Tagegeld erhält und Sie die App verwenden können, um dies täglich zu verfolgen.

Shoeboxed hat eine Funktion, die Expensify fehlt. Wenn Sie eine Reihe von Belegen haben und keine Zeit zum Scannen haben, senden Sie sie alle in einem Umschlag an Shoeboxed und sie werden gescannt und in Ihr Konto hochgeladen. Dies wird Ihnen helfen, Rückstände zu beseitigen und Sie auf den neuesten Stand zu bringen.

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5. Integration von Drittanbietern

Beide Schuhkartons und Ausgeben Integration mit einer Reihe von Apps und Software von Drittanbietern, aber Expensify führt hier das Rennen an. Beide lassen sich in Buchhaltungssoftware wie Quickbooks, Intuit und Xero integrieren, aber Expensify verbindet sich auch mit Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber und mehreren anderen beliebten Diensten.

Ausgeben vs. Schuhkarton: Urteil

Inzwischen sieht es so aus, als ob Shoeboxed weit hinterherhinkt, wenn es um die beste Spesenmanager-App geht. Ich fand Expensify nicht nur gut für Freiberufler, sondern auch für Startups, Unternehmen und Konzerne, die nach einer skalierbaren Unternehmenslösung suchen.

Expensify hat diesen Kampf ohne Begrenzung der Anzahl der zu scannenden Belege, Offline-Support, mehr Integration von Drittanbietern und bessere Benutzererfahrung gewonnen. Aber es gibt noch andere Konkurrenten in der Branche, die ich in einem späteren Leitfaden behandeln werde.

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