So archivieren Sie E-Mails in Outlook automatisch

Microsoft Outlook ist das meiste beliebte E-Mail-Lösung bei Unternehmen und Unternehmen. Wenn es um Verbraucher geht, hinkt Outlook Gmail hinterher. Die standardmäßige Outlook-Mail wird mit 15 GB Speicherplatz geliefert. Bei der Menge an Marketing- oder Bankaktionen und anderem Junk-Material, das wir erhalten, ist es ziemlich einfach, diese wichtigen E-Mails aus den Augen zu verlieren. Sie können die Situation vermeiden, indem Sie weniger benötigte E-Mails archivieren und die Werbe- und Junk-Mails löschen.

Wenn sich Ihr Outlook-Posteingang langsam anfühlt oder sich seltsam verhält, müssen Sie irrelevante E-Mails archivieren oder löschen. Die manuelle E-Mail-Archivierung kann ein zeitaufwändiger und ermüdender Prozess sein.

Microsoft bietet zwar eine Focused Inbox-Funktion, die sich jedoch darauf beschränkt, relevante E-Mails für den Benutzer herauszufiltern. Eine weitere nützliche Ergänzung sind Outlook-Regeln. Es ist die Outlook-Version von IFTTT. Mit Regeln kann man mehrere Automatisierungen erstellen, um bestimmte E-Mails in die Archivierung zu verschieben oder den E-Mail-Bereich zu löschen.

In diesem Beitrag führen wir Sie durch die Outlook-Regelfunktion und erstellen einige Regeln zum automatischen Archivieren von E-Mails aus Outlook. Der Beitrag wird auch einen weiteren Outlook-Bonustrick behandeln, um irrelevante E-Mails von einem Ort aus abzubestellen. Lass uns anfangen.

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Erstellen Sie eine Regel für die automatische Archivierung aus der E-Mail

Die Funktion Outlook-Regeln ist nur für Outlook Mac, Windows und Web verfügbar. Sie können auf Mobilgeräten nicht auf die Regelfunktion zugreifen. Für diesen Beitrag verwenden wir das Outlook-Web, da es auf jeder Plattform gleich funktioniert.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Microsoft-Kontos an.

Schritt 2: Wählen Sie eine irrelevante E-Mail aus und öffnen Sie sie.

Schritt 3: Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Regel erstellen.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Regel, um die Nachrichten vom Absender in den Archivordner zu verschieben.

Danach werden alle E-Mails des Absenders direkt in den archivierten Posteingang verschoben. Sie können weiterhin über das Menü Archiv in den Ordnern darauf zugreifen.

Erstellen Sie Regeln für die automatische Archivierung aus den Outlook-Einstellungen

Der oben erwähnte Trick verschiebt alle E-Mails vom Absender in Archivelemente. Was ist, wenn jemand E-Mails mit bestimmten Betreffs oder Schlüsselwörtern aus dem Nachrichtentext archivieren möchte?

Ich bin zum Beispiel erschöpft von den Kreditangeboten, Coronavirus-Updates oder anderem Marketing-Müll meiner Bank. Allerdings beziehe ich mich regelmäßig auf die monatliche Abrechnung meines Bankkontos und die Kreditkartenabrechnungen. Wenn Sie ähnliche Präferenzen zu Themen oder Themen haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um einige Regeln einzurichten.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und gehen Sie zu Einstellungen.

Schritt 2: Zeigen Sie alle Outlook-Einstellungen an, und es wird das spezielle Einstellungsmenü angezeigt.

Schritt 3: Wählen Sie die Option Regeln und wählen Sie Neue Regel hinzufügen.

Schritt 4: Nennen wir es Bankregeln und fügen eine Bedingung hinzu.

Schritt 5: Fügen Sie Keywords hinzu, die für Sie nicht mehr relevant sind, ich habe die Nachrichtenbegriffe wie Darlehen, EMI usw. hinzugefügt.

Schritt 6: Erstellen Sie eine Regel, um alle E-Mails in den Archivordner zu verschieben, und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie jetzt E-Mails mit den Schlüsselwörtern "Darlehen", "EMI" oder "Wichtig" erhalten, werden sie automatisch in den Archivordner verschoben.

Lassen Sie uns eine weitere nützliche Regel erstellen. Sollen wir? Jedes Unternehmen da draußen verschickt Coronavirus-bezogene E-Mails an Benutzer. Während ich ihre Bemühungen begrüße, wird es manchmal ermüdend, täglich Nachrichten über das tödliche Virus zu lesen. Mit Hilfe von Outlook-Regeln können Sie diese E-Mails automatisch archivieren, bevor sie Ihre Aufmerksamkeit erregen.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und navigieren Sie zu Einstellungen > Mail > Regeln.

Schritt 2: Geben wir der neuen Regel den Namen "Coronavirus" und fügen wir Bedingungen hinzu.

Schritt 3: Fügen Sie Bedingungen hinzu, z. B. ob der Nachrichtentext das Schlüsselwort enthält (wie Corona-Virus oder COVID-19) und verschieben Sie diese E-Mails dann in den Archivordner.

Ich habe Dutzende von erstellt Outlook-Regeln. Es ist eine leistungsstarke Funktion und die Möglichkeiten sind endlos. Hier ist, wie ich es verwende. Immer wenn ich auf einer Urlaubsreise bin, erstelle ich eine Regel, um alle eingehenden E-Mails in einen Ordner „Während der Reise“ zu verschieben, um sicherzustellen, dass sie mich während der Familienzeit nicht unterbrechen.

Einige zwielichtige Unternehmen senden weiterhin E-Mail-Junk in meinem Outlook-Posteingang. Sie lassen mir keine andere Wahl, als eine Regel zum automatischen Löschen zu erstellen, um diese E-Mails zu entfernen.

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E-Mail-Absender abbestellen

Die automatische Archivierungsfunktion ist nützlich, wenn Sie den Posteingang von gefälschten E-Mails freihalten möchten. Wenn Sie jedoch den Empfang von E-Mails vom Absender komplett einstellen möchten, müssen Sie die Abmeldefunktion der E-Mail verwenden.

Es kann jedoch zeitaufwändig und langweilig sein, diesen winzigen Abmelde-Button in jeder E-Mail zu finden. Zum Glück mit Outlook-Web, können Sie alle E-Mail-Absender mit einer Abmeldeschaltfläche an einem Ort sehen.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook Web und gehen Sie zu Einstellungen.

Schritt 2: Navigieren Sie zu Mail > Abonnements.

Schritt 3: Hier sehen Sie die Liste der E-Mail-Absender mit einem großen Abbestellen-Button.

Schritt 4: Melden Sie die unnötigen aus dem Menü ab, und Sie können auch auf das Drei-Punkte-Menü tippen, um den Absender zu blockieren.

Ich verwende diese Funktion einmal im Quartal, um die irrelevanten E-Mails aus der Liste zu entfernen.

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Halten Sie Ihren E-Mail-Posteingang sauber

Microsoft Outlook bietet eine hervorragende Regelfunktion. Sie können damit eingehende E-Mails automatisch löschen, automatisch archivieren, für eine bestimmte Zeit in verschiedene Ordner verschieben und sogar unnötige Absender aus dem einzigen Menü abmelden. Es hat mein E-Mail-Erlebnis um eine Meile verbessert. Wie möchten Sie Outlook-Regeln verwenden? Ton aus im Kommentarbereich unten.