Eine vollständige Anleitung zum Organisieren von Gmail, um es effizient zu nutzen

Gmail ist immer noch sehr relevant und wichtig, obwohl Apps wie Locker und Mannschaften haben unsere Abhängigkeit von E-Mail reduziert. Nach a McKinsey-Bericht, verbringt eine durchschnittliche Person immer noch bis zu 28 % ihrer Arbeitszeit in der Woche mit E-Mails. Daher ist es sinnvoll, Gmail zu organisieren, um Unordnung zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern.

Die Anzahl der E-Mails, die wir erhalten, kann schwindelerregend sein, insbesondere aus Quellen, an die wir uns nicht einmal erinnern können. Dann gibt es alte, aber wichtige E-Mails, die in einem Meer neuer E-Mails verloren gehen. Im Folgenden finden Sie einige schnelle Tipps und Tricks zum Organisieren von Gmail-E-Mails und zum Verbessern Ihres Arbeitslebens.

Lass uns anfangen.

1. Gmail-Posteingang organisieren

Die meisten E-Mails landen im Posteingang, was der Hauptgrund dafür ist, dass er gleichzeitig so überladen und überwältigend ist. Eine Möglichkeit, wichtige E-Mails schnell zu finden, besteht darin, den Posteingangstyp so zu ändern, dass wichtige E-Mails oben angezeigt werden.

Schritt 1: Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Alle Einstellungen.

Schritt 2: Gehen Sie zur Registerkarte Posteingang, wo Sie die Standardansicht neben Posteingangstyp auswählen können.

Ich schlage vor, dass Sie einige Alternativen ausprobieren und prüfen, welche Ihren Anforderungen entspricht:

• Standard: Zeigt E-Mails nach Datum und Uhrzeit an
• Wichtig zuerst: Gmail verwendet KI, um zu entscheiden, welche E-Mails für Sie wichtig sind
• Ungelesen zuerst: Gmail so organisieren, dass ungelesene E-Mails zuerst angezeigt werden
• Zuerst markiert: E-Mails, die von Ihnen markiert wurden, werden zuerst angezeigt. Verwenden Sie Sterne, um wichtige E-Mails/IDs zu markieren
• Bevorzugter Posteingang: Google achtet auf zu E-Mails, mit denen Sie am häufigsten interagieren, und verwendet diese Informationen, um zuerst relevante E-Mails anzuzeigen

Es gibt andere Einstellungen, die Sie überprüfen sollten.

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2. Gmail nach Ordnern/Labels organisieren

Gmail nennt es Labels, aber es bedeutet dasselbe. Ein Ort zum Filtern und Speichern Ihrer E-Mails, damit der Posteingang nicht überladen wird. Ich empfehle, die Gesamtzahl der Etiketten gering zu halten und nicht verrückt zu werden. Du kannst auch verschachtelte Etiketten erstellen in Gmail, was Labels innerhalb eines Labels bedeutet. Es funktioniert fast wie ein Unterordner.

Wir erstellen einen Filter, der Gmail anweist, eine bestimmte E-Mail zu senden oder unter diesem Label zu speichern.

Schritt 1: Öffnen Sie die E-Mail, für die Sie einen Filter erstellen möchten. Klicken Sie oben auf das Labels-Symbol, um eine Liste der vorhandenen Labels anzuzeigen. Sieht aus wie ein nach rechts zeigender Pfeil.

Schritt 2: Sie können aus einer bestehenden Liste von Labels auswählen oder eine neue erstellen, indem Sie den Namen direkt oben eingeben. Von hier aus können Sie auch die Etiketteneinstellungen verwalten.

Erstellen Sie beispielsweise ein Label namens Reading Digest für alle E-Mails, die Sie von Medium oder Quora erhalten, oder Newsletter, die Sie abonniert haben. Diese E-Mails werden jetzt nicht in Ihrem Posteingang angezeigt und gehen direkt zum Etikett oder Ordner. Sie können in diesem Menü auch E-Mails in Labels verschieben, wenn Sie für diese ungerade E-Mail kein neues Label erstellen möchten.

Sie können Etiketten auch farblich kodieren. Scrollen Sie durch die Liste der Labels in der Seitenleiste und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol daneben, um eine Farbe auszuwählen.

3. Gmail nach Größe organisieren

Google bietet 15 GB freien Speicherplatz für alle Google-Apps einschließlich Gmail. Sie haben keinen Platz mehr oder möchten einen Hausputz machen? Sortieren Sie E-Mails nach Größe, um E-Mails zu finden und zu löschen, die Speicherplatz beanspruchen, aber jetzt keinen Zweck erfüllen.

Der Suchoperator ist Größe: Byte. Das heißt, um nach E-Mails zu suchen, die mehr als 15 MB Speicherplatz verbrauchen, geben Sie ein Größe: 15728640. Der Befehl Größe: MB funktioniert auch.

Sie können an dieser Stelle kreativ werden und weitere Suchparameter hinzufügen, um weitere Filterergebnisse zu erzielen, wie zum Beispiel:

• Größe: mb hat: Anhang
• Größe: 10 MB hat: Anhang Dateiname: doc
• Größe: 10mb größer_als: 5m kleiner_als: 8M

Probieren Sie einige Kombinationen aus, um zu sehen, welche Art von Ergebnissen Sie erhalten, und nehmen Sie sie dann vor. Google Mail schlägt direkt unter der Suchleiste weitere Suchparameter wie Datum und Uhrzeit vor, damit Sie das Gesuchte leichter finden.

Profi-Tipp: Sie wissen, wie wir Etiketten erstellen können, um E-Mails filtern. Wussten Sie, dass Sie mit dem Label #GoogleDrive Anhänge direkt in einem Ordner in Drive speichern können? Wenn Sie die E-Mail danach löschen, wird auch die gespeicherte Datei in Drive nicht gelöscht.

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4. Registerkarten verwalten

Gmail enthält viele Registerkarten, die standardmäßig aktiv sind. Sie benötigen oder benötigen nicht alle diese Registerkarten.

Gehen Sie zurück zu Einstellungen, und auf der Registerkarte Posteingang würden Sie Kategorien bemerken. Hier können Sie diese Registerkarten ganz einfach ein- und ausschalten. Es gibt keine Möglichkeit, neue Registerkarten zu erstellen oder ein Label als Registerkarte zuzuweisen. Das wäre aber so cool gewesen.

5. Gmail nach Absender organisieren

Suchen Sie nach allen E-Mails eines bestimmten Absenders. Das ist ganz einfach und Sie müssen nicht einmal die E-Mail öffnen, damit das funktioniert.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie "E-Mails von Name suchen", um die Suche zu starten. Sie sollten alle E-Mails innerhalb weniger Sekunden anzeigen.

Google Mail-Felsen

Gmail ist einer der am besten designten E-Mail-Dienstleister der Welt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, es so anzupassen, wie Sie es möchten. Es gibt auch versteckte Funktionen, Tastatürkürzel, und Suchoperatoren, die Sie verwenden können, um das Gesuchte zu finden. Ich hoffe, die obigen Tipps haben Ihnen geholfen, Ihren Posteingang besser zu organisieren. Vielleicht sogar Posteingang Null erreichen? Daumen drücken.