13 beste Möglichkeiten, Dropbox-Papier zu verwenden

Es ist schon einige Jahre her, dass Dropbox Paper die Beta-Phase verlassen hat. Mit dem Collaboration-Tool können Sie gemeinsam nutzbare Notizen und übersichtlich erstellen organisiert Dokumente und Dateien in Ordner oder Projekte. Dropbox Paper akzeptiert alle Arten von Inhalten und Medienformaten und macht es so unglaublich einfach, Dokumente zu erstellen.

Dropbox Paper kann mehr als das. Wenn Sie das volle Potenzial von Dropbox-Papier ausschöpfen möchten, werfen Sie einen Blick auf die unten genannten Hacks und Tricks.

1. Nur-Einladungs-Ordner erstellen

Wenn Sie einen Ordner in Dropbox Paper erstellen, können ihn standardmäßig alle Mitglieder des Teams sehen. Wenn Sie jedoch einen Ordner für bestimmte Personen im Team erstellen möchten, besteht die beste Lösung darin, einen Ordner nur für Einladungen zu erstellen.

Klicken Sie dazu im rechten Bereich auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen und fügen Sie den Namen hinzu, sobald das neue Fenster angezeigt wird. Tippen Sie als Nächstes auf das gebäudeähnliche Symbol im unteren Menüband und wählen Sie Nur einladen.

Wählen Sie die Namen Ihrer Teammitglieder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Cooler Tipp: Sie können auch im Hintergrund einen Ordner erstellen, der für alle geöffnet ist. Deaktivieren Sie dazu die Namen der Mitglieder, bevor Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

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2. Testen Sie die Macht der Suche

Müssen nach einem Dokument suchen ein bestimmtes Wort haben? Die Stromsuche macht es möglich. Alles, was Sie tun müssen, ist das Stichwort in die Suchleiste einzugeben, und die entsprechende Datei oder der entsprechende Ordner wird sofort angezeigt.

Zum Beispiel die Ransomware-Artikel erscheint im Ordner GT > Android > Posts > AI für mein Konto. Ich muss also nicht den ganzen Weg zu diesem Ordner gehen.

Ebenso können Sie einfach nach dem Titel des Dokuments suchen und das Tool kümmert sich um den Rest.

3. Nimm die Abkürzung

In diesem Zeitalter, in dem alles fast augenblicklich ist, ist es wichtig, dass Sie auch bei der Verwaltung Ihres Teams auf Papier dasselbe Mantra befolgen, insbesondere wenn es um die Formatierung Ihrer Dokumente geht.

Dropbox Paper enthält eine Auswahl an Tastatürkürzel. Abgesehen von den allgemeinen Tastenkombinationen wie Strg+B für Fett und Strg+U für Unterstreichen unterstützt dieses Kollaborationstool eine Vielzahl von Alternativen.

• Nummerierte Liste: 1. gefolgt von einem Leerzeichen
• Aufgabenliste: [] gefolgt von einem Leerzeichen
• Kopfzeile: Strg+Alt+1
• Datum: /Datum gefolgt von Leerzeichen

Wenn Sie also eine Reihe von Aufgaben hinzufügen müssen, fügen Sie * gefolgt von einem Leerzeichen hinzu, und ein Aufzählungszeichen wird sofort hinzugefügt.

Damit sparen Sie viel Zeit beim Hin- und Herwechseln zwischen den Symbolleisten in einem Dokument. Außerdem machen sie Ihren Workflow reibungsloser.

Um die vollständige Liste anzuzeigen, klicken Sie einfach auf das Tastatursymbol in der unteren rechten Ecke.

4. To-Dos erstellen wie ein Boss

Wie Sie vielleicht bereits wissen, müssen Sie nur [] gefolgt von einem Leerzeichen eingeben, um eine Checkliste mit Elementen hinzuzufügen. Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Checkliste/Aufgaben unterwegs zuweisen können, indem Sie einfach ein @-Zeichen gefolgt vom Namen des Teammitglieds hinzufügen.

Wenn Sie also eine Aufgabe namens. erstellen müssen „Kommentare auf Facebook hinzufügen“ und Sylvia mit dem Fälligkeitsdatum 11. März 2020 zuweisen, müssen Sie nur den folgenden Befehl eingeben.

[] Kommentare auf Facebook hinzufügen @Sylvia /11/03/2020 

Das ist es. Kein Spiel mit der Symbolleiste oder dem oberen Menüband.

Cooler Tipp: Verwenden Sie das Präsentieren-Symbol oben, um Ihr Dokument als Diashow zu präsentieren.

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5. Dokumente zum Ordner hinzufügen

Öffnen Sie häufig einen bestimmten Ordner, um ein Dokument darin abzulegen? Das ist eine schreckliche Zeitverschwendung.

Am besten erstellen Sie das Dokument auf der Startseite. Und sobald Sie es benannt haben, klicken Sie auf den Link Zum Ordner hinzufügen unter dem Dokumentnamen, und das Tool kümmert sich um den Rest.

Wusstest du schon: Dokumente ohne Ordnerstruktur werden auf der Startseite als Nicht abgelegt angezeigt.

6. Zu viele Emojis? Zähle sie!

Denke du hast es so benutzt zu viele emojis auf Ihrem Dokument? Anstatt sich hinzusetzen, um sie manuell zu zählen, wie wäre es, wenn wir Dropbox Paper die Arbeit machen lassen?

Ja, du hast richtig gelesen. Neben den Standardzählungen wie Wortzahl und Zeichenzahl zählt Dropbox Paper auch die Anzahl der Emojis.

Wenn Sie also der Meinung sind, dass 29 Emojis ein bisschen zu viel sind, können Sie einfach zum Dokument zurückkehren und sie entfernen.

Um die Wortanzahl zu überprüfen, tippen Sie auf die Drei-Punkte-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option für die Wortanzahl.

7. Screenshots einfügen wie ein Profi

Ein weiterer cooler Trick, den Sie mit Dropbox Paper ausführen können, ist, dass Sie es nicht müssen Screenshots und Bilder hochladen der konventionelle Weg. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Bilder aus der Quelle zu kopieren und in Ihr Dokument einzufügen.

Auch das Neuanordnen von Bildern auf Dropbox Paper ist so einfach wie per Drag & Drop. Wählen Sie das Bild aus, das Sie verschieben möchten, und bewegen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Position. Geschickt, oder?

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8. Link zu verschiedenen Medienelementen

Sei es eine Audiodatei oder ein YouTube-Video, mit Dropbox Paper können Sie sie ganz einfach anzeigen. Das Mantra? Kopieren und Einfügen. Ja, Sie müssen den Einbettungslink nicht hinzufügen.

Hier müssen Sie einfach den Video- (oder Song-) Link aus der Adressleiste kopieren und in Ihr Dokument einfügen – ja, ähnlich wie bei Bildern und Screenshots.

9. In Ihren Kalender integrieren

Zu guter Letzt können Sie Paper to integrieren Google Kalender (oder MS-Outlook). Klicken Sie dazu auf den Dokumentnamen und Sie sehen eine kleine ausgegraute Aufforderung zum Verknüpfen eines Kalenderereignisses.

Wählen Sie den Kalender Ihrer Wahl aus und fügen Sie nach Abschluss der Einrichtung das Datum und die Besprechungsnotizen hinzu.

Die gute Nachricht: Sobald Sie Ihren Kalender integriert haben, werden alle anstehenden Besprechungen auf der Startseite von Paper angezeigt.

10. Verlinke wie ein Ninja

Ja, ich weiß, dass es neben Invite ein nützliches Symbol gibt, mit dem Sie externe Links hinzufügen können. Es ist jedoch umständlich, darauf zu klicken und dann den Link jedes Mal hinzuzufügen, wenn Sie einen Link hinzufügen müssen.

Am besten wählen Sie den Text aus, den Sie verlinken möchten, drücken Strg+K und fügen dann den Link hinzu. Geil, richtig!

11. Exportieren Sie Ihre Dokumente

Dropbox lässt Sie auch Exportieren Sie Ihre Dokumente im PDF-, Word- oder Markup-Format. Das ist besonders nützlich, wenn Sie einige Dokumente an Kunden oder Geschäftspartner senden müssen, die keinen Zugriff auf das Dropbox Paper Ihres Teams haben.

Wählen Sie zum Exportieren das Dokument auf der Startseite aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, wie im Screenshot unten gezeigt.

Wählen Sie als Nächstes Ihr Format aus und der Download beginnt in wenigen Sekunden.

Stift zu Papier bringen

Abgesehen von all den oben genannten Funktionen können Sie mit Dropbox Paper problemlos in Apps von Drittanbietern integrieren, was den Umfang des Tools um mehrere Grad erweitert. Vor allem können Sie Ihre Dropbox-Dateien und -Dokumente genauso einfach verlinken, wie Sie ein Kontrollkästchen oder eine Aufzählungsliste hinzufügen würden.

Next Up: Suchen Sie nach Möglichkeiten, Dropbox in Gmail zu verwenden? Lesen Sie den nächsten Artikel, um herauszufinden, wie.