8 beste Möglichkeiten zur Verwendung von Microsoft Forms

Microsoft Microsoft Forms gestartet im September 2018. Seitdem hat es ein gesundes Publikum von Menschen versammelt, die nach einem Dienst suchen, mit dem sie Umfragen, Umfragen und Quiz erstellen können. Im Vergleich zu Google Formulare, Microsoft Forms hat eine sauberere Benutzeroberfläche. Einige seiner Funktionen sind jedoch leicht zu übersehen oder eher schwer zu finden.

Nun, keine Sorge. Hier kommen wir ins Spiel. Wir haben Microsoft Forms mit einem feinen Kamm durchgegangen, damit Sie es optimal nutzen können.

Da es sich um einen langen Beitrag handeln wird, lassen Sie uns direkt loslegen und einige der besten Möglichkeiten zur Verwendung von Microsoft Forms kennenlernen.

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1. So erstellen Sie Formulare

Beim Erstellen von Formularen bietet Ihnen Microsoft Forms sieben Möglichkeiten:

• Mehrere Optionen
• Text
• Bewertung
• Datum
• Rangfolge
• Net Promoter Score

Das Gute bei Multiple-Choice-Fragen ist, dass Forms Ihre Frage analysiert und Sie bei der Beantwortung unterstützt. Wenn die Frage beispielsweise mit „Haben Sie gekauft …“ beginnt, werden Sie von Forms mit Ja, Nein und Vielleicht aufgefordert.

Wenn die erste Option Traurig ist, werden Sie von Forms aufgefordert, Happy and Angry als zweite und dritte Option hinzuzufügen. Geschickt, oder?

Sie hinzuzufügen ist ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich die Option auswählen und mit der nächsten Frage fortfahren.

Ebenso können Sie bei textbezogenen Fragen angeben, ob es sich um eine lange oder eine kurze Antwort handelt. Sie können auch die Art der Antwort einschränken. Wenn Sie beispielsweise einen Wert von weniger als 5 wünschen, klicken Sie einfach auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Einschränkungen.

Wählen Sie als Nächstes einen der Werte aus der Dropdown-Liste aus und fügen Sie die Werte hinzu.

Bei Bewertungen können Sie sowohl die Stufen als auch die Symbole angeben.

2. Teilen und Einbetten: Wer kann antworten

Sobald das Formular ausgefüllt ist, können Sie es senden an Antworten sammeln. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Teilen.

Sie können die Zielgruppe Ihres Formulars auswählen. Wenn Sie es nur auf die Personen Ihrer Organisation beschränken möchten, verwenden Sie die Standardoptionen. Wenn nicht, klicken Sie auf den Link „Nur Personen in meinem …“ und wählen Sie die Option „Jeder mit dem Link“.

Auch hier können Sie den Link direkt mit Ihrer Zielgruppe teilen. Aber die Die beste Option ist die Einbettung das Formular auf Ihrer Website oder Ihrem Blog. Oder besser, Sie können einfach den QR-Code Ihres Formulars herunterladen und dann in Ihrem Blog teilen oder in einer E-Mail hinzufügen. Diese Methode macht es für Ihre Befragten unglaublich nützlich, zu antworten.

Schneller Tipp: Möchten Sie, dass Ihr Formular geklont wird? Wenn ja, aktivieren Sie die Option Als Vorlage freigeben und teilen Sie den Link mit Ihren Freunden oder auf Ihrem Formular selbst.

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3. Wann Sie Verzweigungen verwenden sollten

Wenn Sie häufig Umfragen und Umfragen erstellen, müssen Sie inzwischen wissen, dass nicht jede Umfrage oder Umfrage eine Reihe von direkten Fragen ist. Bedingte Logik wird zwangsläufig auftauchen, und leider können Sie in Microsoft Forms nicht genauso Bedingungen hinzufügen einfach als Google Formulare tut. Dies ist eine der versteckten Funktionen von Microsoft Forms.

Um bedingte Logik hinzuzufügen, fügen Sie alle Ihre Fragen ein und tippen Sie anschließend auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten Ecke und wählen Sie Verzweigung.

Tippen Sie anschließend auf die Frage, die Sie verzweigen möchten. Wählen Sie nun die nächste Frage aus der Dropdown-Liste aus. Beachten Sie, dass Sie es für alle Fragen tun müssen.

Um eine Vorschau Ihres Formulars mit bedingter Logik anzuzeigen, gehen Sie einfach zurück und tippen Sie auf das Vorschausymbol.

4. Zur Zusammenarbeit freigeben

Formulare und Umfragen können auch ein Zwei-Personen-Job oder mehr sein, und dafür hat Microsoft Forms die Funktion zur Zusammenarbeit. Um ein Formular mit Ihrem Freund oder Kollegen zu teilen, tippen Sie oben auf die Schaltfläche Teilen und wählen Sie im rechten Menü die Option Teilen.

Wählen Sie als Nächstes diejenige aus, die Ihren Wünschen entspricht, und teilen Sie den Link mit Ihren Kollegen. Der einzige Nachteil ist, dass Sie nicht selektiv Namen auswählen können, um ein Formular zu teilen, was in Zukunft eine willkommene Ergänzung wäre.

5. Gruppenformen: Was sind sie und was machen sie?

Bevor wir dazu kommen, werfen wir einen Blick darauf, was Gruppen sind. Groups ist ein exklusiver Office 365-Dienst, der Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihren Teamkollegen unterstützt. Und diese Gruppen beziehen sich nicht nur auf Formulare, sondern sind über die Office Suite verteilt.

In Gruppenformularen können Teammitglieder ein Formular sowohl anzeigen als auch bearbeiten. Und wenn Sie Teil einer Gruppe sind, benötigen Sie keinen Link zum Formular, um es anzuzeigen. Stattdessen werden diese Formulare im Abschnitt Gruppenformulare verfügbar sein.

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6. So fügen Sie Zeitbeschränkungen und andere Anpassungen hinzu

Auf den ersten Blick scheinen Microsoft Forms einige Funktionen zu fehlen. Aber wie oben erwähnt, sind einige der Funktionen ausgeblendet, und dies ist eine davon.

Um das Start- und Enddatum hinzuzufügen, gehen Sie zu den Einstellungen im Drei-Punkte-Menü und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Startdatum und Enddatum. Geben Sie die Daten ein, und das war's.

Eine weitere Anpassung, die Sie ebenfalls vornehmen können, besteht darin, die Fragen unter Ihren Befragten zu vermischen. Ebenso können Sie am Ende des Formulars eine benutzerdefinierte „Danke“-Nachricht hinzufügen.

Aber die eine Einstellung, die von größter Bedeutung ist, ist Email Benachrichtigung. Überprüfen Sie die Benachrichtigungseinstellung, und das war's. Jedes Mal, wenn jemand eine Umfrage beantwortet, werden Sie beim nächsten Mal darüber informiert.

7. Antworten analysieren

Sie haben also die Umfrage verschickt und die Antworten sind eingetroffen. Aber wie analysiert man die Antworten?

Rufen Sie einfach die Registerkarte "Antworten" Ihres Formulars auf, und Sie werden die Antworten sehen. Das Gute daran ist, dass Microsoft Forms alle Antworten visuell darstellt und so leicht verständlich ist.

Wenn Sie jedoch alle Einzelantworten anzeigen möchten, klicken Sie auf Ergebnisse anzeigen. Als nächstes wird der Name des Responders im Feld Responder angezeigt, und die Antworten werden unten angezeigt.

Um die nächste Antwort anzuzeigen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol. Um alle Antworten in einer Tabelle herunterzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche In Excel öffnen und die Tabelle wird auf Ihr System heruntergeladen.

8. Thema und Vorlagen ändern

Was ich an Microsoft Forms liebe, ist, dass die Benutzeroberfläche sauber und übersichtlich ist. Eine andere Sache, die es wert ist, diesen Service zu lieben, sind seine Themen. Mit hellen und ausdrucksstarken Farben heben diese Themen Ihre Formulare von den anderen ab.

Alles, was Sie tun müssen, ist oben auf die Schaltfläche Thema zu tippen und eines auszuwählen. Gleichzeitig können Sie Ihrem Formular auch eine benutzerdefinierte Farbe zuweisen oder besser ein Bild in der Galerie Ihres PCs auswählen.

Wenn sich Ihre Umfrage beispielsweise um Geräte und Telefone dreht, ist ein Hintergrund mit einem Gerät sinnvoller als ein Hintergrund mit einem surfenden Mann.

Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol und wählen Sie eine von zwei Optionen. Um einen Hintergrund hochzuladen, können Sie auch ein Bild hochladen von Ihrem OneDrive-Konto oder suchen Sie eine im Internet.

Lass sie rocken!

Obwohl Microsoft Forms über eine Vielzahl von Funktionen gepaart mit einem guten Design verfügt, fehlen ihm immer noch bestimmte Optionen wie die Möglichkeit zum Hochladen von Dateien. Außerdem gibt es keine gebrauchsfertigen Vorlagen, die Sie einfach abholen und Ihre Arbeit fortsetzen können, ohne viel Zeit mit dem Aufbau der Struktur zu verschwenden.

Next Up: Möchten Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word erstellen? Lesen Sie den folgenden Artikel, um herauszufinden, wie.