So erstellen Sie schnell Termine in Outlook

Ob Sie es lieben oder hassen, Microsoft Outlook ist immer noch das am weitesten verbreitete Desktop-E-Mail-Client in Organisationen auf der ganzen Welt. Das heißt, es ist wahrscheinlich auch die am häufigsten verwendete Plattform für Besprechungen planen und Termine.

Wenn es nun einen Termin gibt, muss ein Datum und eine Uhrzeit damit verknüpft sein. Was mich an diesem Feld stört ist, dass nicht alle Termine einen Terminplan mit absoluten Terminen erfordern. Manchmal müssen wir mit Referenzdaten arbeiten. Zum Beispiel eine Woche ab heute oder so etwas wie 2^nd Dienstag im August.

Was tun Sie in solchen Szenarien? Wahrscheinlich navigieren Sie durch den Kalender, finden das genaue Datum heraus und treffen dann eine Wahl. Findest du das nicht viel Aufwand? Ich glaube, das ist es und daher werde ich Ihnen einfachere und bessere Wege zeigen.

Der Trick dabei ist, dass Outlook natürliche Sprache als Eingabe für alle Datumsfelder verwenden kann. Das Tool versteht Ihre Abfragen und wandelt sie intelligent in ein Datum um. Und das wissen nicht viele Outlook-Benutzer.

Beispiel 1

Ich möchte ein Treffen in einer Woche von heute an planen, wo heute der 23.04.2014 ist. Schau dir meinen Input und das Ergebnis beim Schlagen an Eintreten.

Beispiel 2

Wenn ich ein 2. will^nd Dienstag im August, genau das werde ich schreiben. Beachten Sie, dass Sie statt 2 auch eine zweite schreiben können^nd. Sie können auch Abkürzungen für Tag und Monat wie Mo, Di, Mi… und Jan, Feb, Mar… verwenden.

Beispiel 3

Outlook versteht auch Feiertage, die jedes Jahr auf das gleiche Datum fallen. Und interessanterweise können Sie sie als Referenz verwenden. Ich möchte 1 Woche vor Weihnachten ein Treffen vereinbaren und das werde ich tun.

Einige Schlüsselwörter, die Sie sich merken sollten

Die drei oben genannten sind nur Beispiele. Es gibt kein Ende der natürlichsprachlichen Abfragen, die Sie erstellen können. Hier sind jedoch einige Schlüsselwörter, um Ihnen das Lernen zu erleichtern:

• heute Morgen gestern
• übermorgen
• Tag, Woche, Monat, Jahr
• vor, nach, von
• jetzt, nächstes, letztes

Ich hoffe die Stichworte sind selbsterklärend. Wenn nicht, empfehle ich Ihnen, sie auszuprobieren, anstatt sie auswendig zu lernen.

Kombinieren Sie die Abfragen

Die von Ihnen geschriebenen Abfragen sind nicht atomarer Natur. Das bedeutet, dass Sie mehrere Dinge gleichzeitig eingeben können. Mögen 2 Wochen 3 Tage von heute.

Mehr Zeit sparen

Ein Datum in natürlicher Sprache zu schreiben scheint einfach, oder? Sie können jedoch etwas mehr Zeit sparen, indem Sie diese Verknüpfungen kennen:

• y für Jahr
• Mo für Monat
• w für woche
• d für Tag

Außerdem können Sie mit dem +-Symbol die Tage hinzufügen. Also, 3 Tage später Weihnachten kann geschrieben werden als 12/25 +3 Tage. Oder schreiben Sie einfach 12/25 3d. Versuchen Sie etwas wie unten:-

Notiz: Sie können das Minuszeichen (-) jedoch nicht für dasselbe verwenden, wie Sie + verwendet haben. Sie müssen immer verwenden Vor stattdessen.

Abschluss

Ich wünschte, ich könnte auch die Betreffzeile meiner bestehenden Termine als Anhaltspunkte verwenden. Ich habe ein paar Abfragen ausprobiert und verschiedene Ansätze festgelegt. Es scheint nicht zu funktionieren. Trotzdem wird die Forschung fortgesetzt. Wenn Sie eine Lösung dafür finden, teilen Sie sie mit. Bei GT möchten wir so viel wie möglich lernen und gleichzeitig das Gelernte teilen.

Top-Bildnachweis: Andreana