So fügen Sie Signaturen in Outlook Web, Desktop und Telefon hinzu und bearbeiten sie

Das Bearbeiten von Signaturen in Outlook ist keine schwierige Aufgabe. Es unterstützt unter anderem Klartext, Bilder und Links. Es ist jedoch nicht einer der freundlichsten Orte da draußen. Wenn Sie eine einfache Unterschrift wünschen, kann sie die Arbeit erledigen. Versuchen Sie jedoch, eine Reihe von Bildern einzufügen oder Verknüpfe dein Pinterest-Konto, stehen die Chancen gut, dass Sie auf die eine oder andere Straßensperre stoßen.

Das Hauptproblem bei der Outlook-Signatur ist das Fehlen geeigneter Ausrichtungsoptionen für Bilder und Text. Das bedeutet, dass Sie entweder eine Signatur erhalten, die für Ihren Geschmack zu kindisch oder zu schlicht aussieht.

In diesem heutigen Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Signatur in Outlook hinzufügen und bearbeiten und sie ansprechender und vorzeigbarer machen.

Lass uns anfangen!

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1. So fügen Sie Signaturen in Outlook Web hinzu und bearbeiten sie

Schritt 1: Klicken Sie in Outlook Web oben auf das Symbol Einstellungen und scrollen Sie nach unten, bis Sie den Link für Alle Outlook-Einstellungen anzeigen sehen. Klicken Sie darauf, um das Einstellungsfenster zu öffnen.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Verfassen und antworten“, um das Signaturfenster im rechten Fenster zu öffnen. Wie Sie dem Screenshot unten entnehmen können, können Sie alle grundlegenden Formatierungsoptionen wie Fett, Kursiv, Hyperlink usw. hinzufügen.

Geben Sie nun den Text ein und gestalten Sie ihn nach Ihren Wünschen. Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das erste Symbol. Das einzige, was Sie beachten müssen, ist Bild verkleinern vor dem Hochladen. Das liegt daran, dass das Neuausrichten des Bildes in Outlook Web schwierig ist.

Wenn Sie alle Änderungen an der Signatur vorgenommen haben, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Speichern und das war's. Wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, wird diese Signatur von nun an automatisch unten eingefügt.

Cooler Tipp: Sie können die Größe des Bilds in Ihrer Signatur auch im E-Mail-Text ändern.

So gestalten Sie Signaturen in Outlook Web

Die auf diese Weise hinzugefügten Signaturen sind meist einfach. Wenn Sie eine vorzeigbare Unterschrift wünschen, investieren Sie am besten Ihre Zeit in die Suche nach einer guten Vorlage. Obwohl Microsoft eine Vorlage anbietet, konnte ich sie in Outlook Web nicht zum Laufen bringen. Also habe ich eine Vorlage von Mail Signatures verwendet.

Besuchen Sie Mail-Signaturen

Alles, was Sie tun müssen, ist, einen auszuwählen und Ihre Daten hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf Vorlage bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, fügen Sie Ihren Namen, Ihre Organisation und alle anderen relevanten Details hinzu. Das Beste daran ist, dass alle Änderungen in Echtzeit sichtbar sind.

Beachten Sie jedoch, dass der Link, wenn Sie ein Bild verwenden möchten, ein öffentlicher Link sein muss, d. h. für alle zugänglich sein muss. Wenn alles eingerichtet ist, klicken Sie auf Ihre Signatur anwenden. Klicken Sie anschließend auf Signatur in Zwischenablage kopieren.

Öffnen Sie nun die Signatur in Outlook und fügen Sie den Inhalt Ihrer Zwischenablage ein.

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2. So fügen Sie Signaturen in der Outlook-Desktop-App hinzu und bearbeiten sie

Für die Outlook-Desktop-App ist die Methode der ihrer Webversion sehr ähnlich. Sie können die Vorlagen von Mail Signature oder die standardmäßigen Microsoft-Vorlagen verwenden. Aber bevor wir dazu kommen, sehen wir uns an, wie Sie auf die Signatureinstellungen in der Desktop-App zugreifen.

Das Beste an der Outlook-Desktop-App ist die hilfreiche Funktion "Sagen Sie mir, was zu tun ist".

Welche Funktion Sie auch schnell benötigen, Sie können die Abfrage einfach in das Feld eingeben. Anstatt also auf der überfüllten Einstellungsseite von Outlook zu navigieren, geben Sie einfach Signatur in das Suchfeld ein und wählen Sie sie aus.

Jetzt müssen Sie nur noch auf Neu tippen, um eine neue Signatur hinzuzufügen, und die Optionen zum Hinzufügen von Bildern, zum Ändern von Schriftarten oder zum Hinzufügen eines Links werden für Sie sichtbar gemacht.

Abgesehen davon können Sie die leicht verfügbaren E-Mail-Vorlagen von Microsoft verwenden, um Ihre Signaturen aufzufrischen. Dazu müssen Sie die folgende Vorlage auf Ihren PC herunterladen.

Siehe Signaturvorlagen von Microsoft

Es gibt 20 verschiedene Vorlagen in dieser, und das Hinzufügen dieser Vorlagen ist kinderleicht. Sie müssen lediglich eine Vorlage Ihrer Wahl auswählen und die Variablen ändern. Um das Bild zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie Bild ändern. Hier müssen Sie darauf achten, dass die Bild wird vorher beschnitten.

Kehren Sie anschließend zur Outlook-App zurück und fügen Sie den Inhalt Ihrer Zwischenablage in das Signatur-Repository ein.

Denken Sie daran, dass Sie die Links zu Ihren Social-Media-Profilen hinzufügen müssen. Klicken Sie dazu auf das Bild und wählen Sie das Link-Symbol ganz rechts.

Das Gute daran ist, dass Sie mehr als eine Signatur speichern können. Verwenden Sie daher einen Namen, den Sie sich leicht merken können. Das Gute an Outlook ist, dass Sie eine Standardsignatur für Ihre E-Mails auswählen können.

Und wenn Sie sich für ein anderes entscheiden, können Sie es über die Option Signatur austauschen, wie im Screenshot unten gezeigt.

Wenn Sie das nächste Mal ein winziges neues Detail zu Ihren Signaturen hinzufügen müssen, öffnen Sie die Einstellungen, wählen Sie einfach eine E-Mail-Signatur aus und beginnen Sie mit der Bearbeitung. Und hey, vergiss nicht, die Ok-Taste zu drücken.

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3. So fügen Sie Signaturen in Outlook für Phone hinzu und bearbeiten sie

Leider unterstützt die Outlook-App für Telefonbenutzer nicht viel außer Klartext. Sie können weder HTML noch Bilder hinzufügen, noch können Sie Ihre Desktop- oder Web-App-Signaturen damit synchronisieren.

Standardmäßig fügt Outlook am Ende Get Outlook for Android text hinzu. Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, kann es leicht entfernt werden. Schieben Sie dazu das linke Menü auf und klicken Sie unten auf das Zahnrad für Einstellungen.

Tippen Sie auf Signaturen und fügen Sie Ihre Daten hinzu. Selbst wenn Sie eine Signatur aus einer der Vorlagen kopieren, entfernt die App alle anderen Details und fügt nur den Textteil hinzu.

Leider kann man darüber nicht hinausgehen. Hoffentlich nimmt das Team die Benutzer-Feedback und beginnt bald mit der Implementierung der Synchronisierungseinstellungen.

Melden Sie Ihre E-Mails wie ein Profi ab

So können Sie Signaturen in Outlook hinzufügen und bearbeiten. Obwohl die nativen Optionen recht anständig sind, besteht die klügere Option darin, eine Vorlagensignatur zu verwenden und sie dann entsprechend zu optimieren.

Es erfordert erheblich mehr Aufwand, ein Bild an den Ort Ihrer Wahl zu zwingen, als nur aus einer vorgefertigten Vorlage zu kopieren. Smart arbeiten, heißt es.

Next Up: Verpassen Sie neue E-Mails auf Outlook.com? So aktivieren oder deaktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen.