Doo für Mac Review: Leistungsstarker Ansatz für das Dokumentenmanagement
Verschiedenes / / December 02, 2021
Dokumentenmanagement ist nach wie vor einer der Heiligen Gral der modernen Tech-Welt, und jedes große Technologieunternehmen scheint eine andere Lösung dafür zu haben. Äpfel iCloud, mit seinem einfachen, aber unzugänglichen Ansatz verzichtet vollständig auf die Dateistruktur. Dann haben wir Google mit Google Drive und sein Ansatz „mit allen teilen“, der wiederum sehr ähnlich ist zu Dropbox's, eine weitere äußerst beliebte Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten im Internet und auf verschiedenen Computern.
Als Folge all dieser Dienste haben wir höchstwahrscheinlich alle Dokumente, die über alle verteilt sind, was das Auffinden und Organisieren zu einer ziemlichen Arbeit machen kann. Hinzu kommt, dass die meisten von uns immer noch physische Dokumente mit sich führen, die wir auch nur schwer organisieren können, und Sie haben das perfekte Rezept für das Bürochaos.
Um dies zu lösen, Doo.net hat vor einigen Monaten ein Projekt gestartet, das endlich mit der Einführung in Form von nativen Apps für den Mac, Windows 8 und mobile Geräte (diese kommen bald) begonnen hat.
Die einfach DOO genannte App bietet einen einzigartigen Ansatz für die Art und Weise, wie wir Dokumente organisieren Reihe von intelligenten Tools und Algorithmen, um nicht nur digitale, sondern auch physische Dokumente in Ordnung zu bringen Einsen.
Die Idee hinter DOO
Auf dem Mac die kostenlose App kann im Mac App Store heruntergeladen werden. Nach der Installation fordert DOO Sie auf, einen Ordner für die App zu erstellen, in dem alle Ihre Inhalte zentralisiert werden.
Im nächsten Schritt lernen wir den intelligenten Ansatz der App für das Dokumentenmanagement kennen: Anstatt nur zu versuchen, ein weiteres Dokument zu sein Sync-Dienst, DOO verbindet sich mit Ihren bestehenden und ruft die darin enthaltenen Daten ab, ohne sich mit ihrer eigenen Organisation und/oder Struktur.
Zu den unterstützten Diensten gehören Dropbox, Google Drive, Ihre lokalen Ordner und sogar Ihre E-Mail-Konten, von denen es alle erhält an Ihre E-Mail-Nachrichten angehängte Dokumente.
Wie DOO funktioniert
Sobald Ihre Ordner und Konten mit der App verknüpft wurden, beginnt sie, sie zu lesen und zu indizieren. Hier kommen einige der innovativsten Tools von DOO ins Spiel: Die App nutzt eine Reihe intelligenter Algorithmen, um alle relevanten Informationen in Ihren Dokumenten zu erkennen und zu klassifizieren.
Notiz: DOO verwendet OCR (Optical Character Recognition), um die wichtigsten Informationen aus Ihren gescannten physischen Dokumenten zu extrahieren, sodass sie leicht zu klassifizieren und zu finden sind.
Natürlich wäre diese App überhaupt nicht nützlich, wenn Sie das gewünschte Dokument nicht leicht finden könnten. Glücklicherweise ist die Suchfunktion von DOO nach der Indexierung sofort und äußerst genau. Die Ergebnisse werden direkt während der Eingabe angezeigt und können nach Tags gefiltert werden.
Darüber hinaus können Sie die Timeline-Suchfunktion der App verwenden, mit der Sie Ihre Suche nach Datum eingrenzen können.
Der Rest der App funktioniert wie erwartet, sodass Sie Dokumente nach Belieben sortieren können, sei es nach Synchronisierungsdienst, nach Typ, nach Arbeitsbereich und mehr.
DOO bietet auch seinen vollständig optionalen Cloud-Service (Konto erforderlich), der alle Ihre Dokumente speichern kann die firmeneigenen Cloud-Server, die auf allen anderen Geräten verfügbar sind, auf denen Sie die Anwendung haben Eingerichtet.
Wie die meisten Dienste, mit denen es funktioniert, bietet DOO auch einen kostenlosen Dienst mit einer Reihe von Upgrade-Optionen an. Diese sind noch nicht verfügbar, aber der Preis scheint angemessen.
Abschluss
Obwohl ich am Anfang einige Zweifel hatte, mochte ich DOO und was es zu erreichen versucht. Allumfassende Lösungen neigen dazu, durcheinander oder zu kompliziert zu werden, aber in diesem Fall sind die Entwickler von DOO hat eine App entwickelt, die einfach und benutzerfreundlich ist und den leistungsstarken Service, der dahinter steht, perfekt nutzt es. Ich muss noch sehen, wie es sich entwickelt, wenn es auf allen Geräten vollständig verfügbar ist, aber bisher sieht es so aus, als würde es halten, was es verspricht.