10 απίστευτα χρήσιμα εργαλεία παραγωγικότητας email και πρόσθετα

Αν κάτι από την εποχή του Διαδικτύου της δεκαετίας του '90 έχει επιβιώσει μαγικά από την επίθεση όλων των ειδών των μέσων επικοινωνίας όπως τα κοινωνικά δίκτυα, τα κινητά τηλέφωνα, οι εφαρμογές συνομιλίας (κάθε είδους) κ.λπ., και επίσης άνθισε ενώ το έκανε αυτό, είναι το ταπεινό email inbox. Ναι, το email είναι ζωντανό και κλωτσιά. Παραμένει ο πιο περιζήτητος –και εύκολος– τρόπος για τους περισσότερους από εμάς να αγγίζουμε τη βάση και να μιλάμε.

Ευγένεια εικόνας - xJasonRogersx

Φυσικά, η άνοδος του email ως ο πρωταρχικός τρόπος σύνδεσης σήμαινε επίσης ότι έχουμε αρχίσει να βασιζόμαστε υπερβολικά και να έχουμε υπερβολική εμμονή με αυτό το εργαλείο. Και συνήθως, αυτή η υπερβολική εξάρτηση και η υπερβολική εμμονή οδηγεί σε κόπωση παραγωγικότητας που, κατά συνέπεια, γεννά ένα ολόκληρο οικοσύστημα εφαρμογών, λογισμικού και για να μην αναφέρουμε, τις «συμβουλές του γκουρού» (το ονομάζουμε γκουρού γυαν εδώ στην Ινδία) για να σας βοηθήσουμε να γίνετε πιο παραγωγικοί με αυτό το εργαλείο.

Ομολογώ ότι ο ίδιος έχω εκμεταλλευτεί κάθε ευκαιρία για να διαδώσω τον γκουρού γυάαν σχετικά με την παραγωγικότητα του email μέσω περιεχομένου και από στόμα σε στόμα. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ως επί το πλείστον δεν είμαι σε θέση να κάνω οτιδήποτε άλλο εκτός από αυτό, θα συνεχίσω την πρακτική σήμερα, αν και αυτή τη φορά με τις εφαρμογές και τα πρόσθετα.

Έτσι, εάν είστε ακόμα μαζί μου (και έχετε ανεχθεί επιτυχώς τις φλυαρίες μου), ρίξτε μια ματιά σε αυτήν τη λίστα με μερικά ωραία εργαλεία που βελτιώνουν πραγματικά την εμπειρία σας μέσω email και σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Σε αντίθεση με ό, τι λέω ή σκέφτομαι, αυτά λειτουργούν πραγματικά.

1. Ρεπόρτερ

Ρεπόρτερ είναι ένα πρόσθετο προγράμματος περιήγησης για το Gmail που μετατρέπει την ήπια πλευρική γραμμή του Gmail (συνήθως γεμάτη διαφημίσεις) σε κάτι από το οποίο θα μπορούσατε να επωφεληθείτε σχεδόν καθημερινά. Εμφανίζει βασικά πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα του email όπως η εικόνα του, οι σύνδεσμοι στο προφίλ του, τα πρόσφατα tweets κ.λπ. Όπως βλέπετε στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης (το οποίο έβγαλα από την αρχική τους σελίδα), έχει πλήρεις πληροφορίες προφίλ του CEO τους στην πλαϊνή γραμμή του Gmail.

Το πρόσθετο είναι διαθέσιμο για Firefox, Chrome και Safari, δωρεάν για χρήση και ενσωματώνεται ομαλά στο Gmail. Και διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε χρόνο αναζητώντας το ιστορικό του ατόμου στο Διαδίκτυο που μόλις σας έστειλε με email αυτήν την προσφορά εκατομμυρίων δολαρίων.

2. AwayFind

Εάν ο έλεγχος του email είναι αυτό που κάνετε σχεδόν όλη μέρα, τότε μάλλον χρειάζεστε μια υπηρεσία όπως AwayFind για να σας βοηθήσει να κάνετε παραγωγική δουλειά χωρίς να ανησυχείτε πλέον για επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το AwayFind θα παρακολουθεί τον λογαριασμό email σας για σημαντικά μηνύματα και θα σας ειδοποιεί μέσω SMS, DM Twitter, εργαλείων άμεσων μηνυμάτων όπως το Gtalk/Yahoo ή μέσω της εφαρμογής του για iPhone/Android, όταν ένα τέτοιο email φτάσει στα εισερχόμενά σας.

Μπορείς ρυθμίστε φίλτρα για το AwayFind να αποφασίζει την προτεραιότητα μηνυμάτων στον λογαριασμό σας και επίσης να τα ρυθμίζει άμεσα μέσω των προσθηκών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Ο δωρεάν λογαριασμός τους παρακολουθεί 1 λογαριασμό (μόνο Gmail/IMAP) και τα προγράμματα ξεκινούν από 15 $ το μήνα, αν θέλετε περισσότερα από τα πράγματα τους.

3. ActiveInbox

ActiveInbox εισάγει μερικές εξαιρετικές δυνατότητες διαχείρισης εργασιών στο Gmail και διευκολύνει τη διαχείριση email (ναι, ένα άλλο πρόσθετο Gmail..διακόπτηςστο Gmail αν δεν το έχετε κάνει ακόμα). Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να μετατραπούν σε εργασίες που μπορούν να ενεργήσουν, μπορούν να δημιουργηθούν έργα και στόχοι και να προστεθούν σημειώσεις σε κάθε email.

Είναι ένα δωρεάν πρόσθετο για Firefox και Chrome, λειτουργεί όπου λειτουργούν αυτά τα προγράμματα περιήγησης και το Gmail.

4. NudgeMail

NudgeMail θέλει να ξέρεις ότι είναι εκεί για σένα όταν είσαι ξεχάστε τη συνέχεια του email σας. Επομένως, αν η γυναίκα σας έστειλε ένα email στο γραφείο σας για να πάρει γάλα και φρούτα στο δρόμο της επιστροφής (δεν θα πιστεύετε πόσες γυναίκες το κάνουν ότι) ή ένας φίλος σας ζήτησε να ελέγξετε μια δουλειά για αυτόν, το NudgeMail μπορεί να βεβαιωθεί ότι σας υπενθυμίζεται την κατάλληλη στιγμή για να τα αποκτήσετε Έγινε. Απλώς προωθήστε ένα email σε διευθύνσεις όπως "[email protected]" ή "[email protected]" και σταματήστε να ανησυχείτε για αυτό. Ολόκληρη η λίστα των εντολών είναι εδώ.

Το NudgeMail είναι δωρεάν ενώ βρίσκεται σε έκδοση beta, λειτουργεί με όλους τους παρόχους email, είτε σε υπολογιστή είτε σε κινητό και επίσης ενσωματώνεται στο Ημερολόγιο Google.

5. Grexit

Έχουμε μιλήσει προηγουμένως για GrexIt κατά μήκος μέσα το άρθρο μας στο GT Resources, και σκέφτηκα ότι αξίζει να αναφερθεί και σε αυτήν τη λίστα. Είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για ομάδες και μπορεί να εξοικονομήσει απίστευτα χρόνο μόλις αρχίσει να αναπτύσσεται η βάση δεδομένων email για εσάς και τους συναδέλφους σας.

Η ιδέα είναι απλή – δεν χρειάζεται να προωθήσετε το ίδιο email που είχε οδηγίες για το πώς να κάνετε το xyz σε μια νέα πρόσληψη, αφού το έχετε ήδη μιλήσει πριν από 3 ημέρες με έναν υπάρχοντα υπάλληλο. Θα πρέπει να υπάρχει μια κεντρική τοποθεσία όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε τέτοια email και το GrexIt παρέχει ακριβώς αυτό. Ωστόσο, προορίζεται μόνο για τις Εφαρμογές Google.

6. NutshellMail

NutshellMail δεν είναι ακριβώς ένα εργαλείο παραγωγικότητας email..αντίθετα, είναι αυτό που θα έλεγα παραγωγικότητα μέσω email. Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει μια γεύση από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνω από τη NutshellMail κάθε μέρα. Στέλνει μια σύνοψη των λογαριασμών σας στο κοινωνικό δίκτυο όπως Facebook, Twitter LinkedIn κ.λπ. και περιλαμβάνει σημαντικές πληροφορίες στη σύνοψη που μπορεί κάλλιστα να φροντίσει για τις πολλαπλές επισκέψεις που κάνετε σε αυτούς τους ιστότοπους κάθε δεύτερη ώρα, απλώς για να ενημερώνεστε για μικρά πράγματα σημασια.

7. Γράψε Αυτό. Ονομα

Γράψε Αυτό. Ονομα είναι ένα μοναδικό εργαλείο που ενημερώνει αυτόματα τις Επαφές Google (ή το βιβλίο διευθύνσεων του Gmail ) με τις πιο πρόσφατες λεπτομέρειες όπως τον αριθμό τηλεφώνου, τις διευθύνσεις email κ.λπ. Σαρώνει την υπογραφή των αποστολέων email και την εκτελεί στις επαφές σας για να δει εάν πρέπει να ενημερωθούν τα στοιχεία μιας υπάρχουσας επαφής. Επομένως, δεν χρειάζεται πλέον η μη αυτόματη προσθήκη νέων αριθμών τηλεφώνου και διευθύνσεων email στο βιβλίο διευθύνσεων.

8. Εργαλεία Αυτοματισμού

Γράφουμε email κάθε μέρα χωρίς να συνειδητοποιούμε ότι πολλές από τις φράσεις και τις προτάσεις που χρησιμοποιούμε είναι επαναλαμβανόμενες. Προφανώς, απώλεια παραγωγικότητας και κέρδος πλήξης (αν καταλάβετε ότι είναι βαρετό). Έτσι, η λύση είναι η χρήση εργαλείων αυτοματισμού που μπορούν να βάλουν προτάσεις στην εντολή ενός ή δύο κλειδιών. Παραδείγματα τέτοιων εργαλείων είναι Κονσερβοποιημένες απαντήσεις του Gmail, AutoHotKey, και κάλεσε το τακτοποιημένο μικρό βοηθητικό πρόγραμμα του Lifehacker Texter. Υπάρχουν πολλά περισσότερα τέτοια σενάρια αυτοματισμού, απλά πρέπει να βρείτε το σωστό και να το χρησιμοποιείτε όσο πιο συχνά γίνεται.

9. Xobni

Xobni είναι ένα ισχυρό πρόσθετο παραγωγικότητας email για το Outlook που συνδυάζει τις λειτουργίες ενός εργαλείου όπως το Rapportive για την εμφάνιση προφίλ επαφών και επίσης δημιουργεί αυτόματα το βιβλίο διευθύνσεων του χρήστη. Βελτιώνει επίσης την αναζήτηση του Outlook σε μεγάλο βαθμό. Το εργαλείο διατίθεται τόσο σε δωρεάν όσο και σε επαγγελματικές εκδόσεις και προσφέρει επίσης μια προσεγμένη εφαρμογή BlackBerry.

10. Καλύτερο Gmail 2

Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, έχουμε Καλύτερο Gmail 2 για Firefox (Οι χρήστες του Chrome μπορούν να ρίξουν μια ματιά Καλύτερο Gmail για Chrome). Με τα χρόνια, το Gmail έχει ενσωματώσει πολλές δυνατότητες που πρωτοπαρουσιάστηκαν από αυτό το πρόσθετο αλλά αυτό εξακολουθεί να παραμένει σχετικό και έχει τόνους προσαρμογών που είναι διαθέσιμες για τους πιο έμπειρους τεχνικούς μεταξύ του Gmail χρήστες.

Η γνώμη σου;

Λοιπόν, το email φαίνεται να καταλαμβάνει τη ζωή σας ξανά και ξανά; Πώς το έχετε αντιμετωπίσει μέχρι τώρα; Ποια ήταν τα αγαπημένα σας εργαλεία/κόλπα;