Δημιουργία κανόνων φακέλων στο MS Outlook για εισερχόμενα μηνύματα

Πολλοί από εσάς πρέπει να χρησιμοποιείτε MS Outlook ως πελάτης email. Επίσης, οι πιθανότητες είναι ότι έχετε ενσωματωθεί πολλαπλούς λογαριασμούς email για να παραδώσει μηνύματα στο δικό σας υπολογιστής-πελάτης. Σε ένα τέτοιο σενάριο, όταν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, τότε είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να τα διαχωρίζετε και να ελέγχετε πρώτα τα σημαντικά.

Αντί να το κάνετε χειροκίνητα, ίσως θέλετε να το κάνετε αποκλειστικούς φακέλους για διαφορετικούς τύπους email, έτσι ώστε τα εισερχόμενα μηνύματα να στοιβάζονται στους αντίστοιχους φακέλους τους. Για τέτοιους αυτοματισμούς, το Outlook σάς επιτρέπει δημιουργήστε κανόνες και ισχύει το ίδιο για κάθε εισερχόμενο email. Κατά συνέπεια, ωθεί τα μηνύματα στον καθορισμένο φάκελο τους. Η έννοια είναι παρόμοια με φίλτρα και ετικέτες στο Gmail.

Για παράδειγμα, θέλω όλα τα μηνύματα από το "Sandeep Agarwal" να φτάνουν σε έναν φάκελο με όνομα Εαυτός. Να πώς όρισα τους κανόνες για αυτό.

Βήματα για τη δημιουργία ενός κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η ίδια διαδικασία ισχύει για όλα τα είδη κανόνων email. Αυτό είναι ένα λεπτομερές παράδειγμα, που δείχνει την αναφερόμενη διαδικασία. Θα πρέπει να επιλέξετε/ορίσετε παραμέτρους σύμφωνα με αυτό που θέλετε.

Βήμα 1: Πλοηγηθείτε στο Εργαλεία καρτέλα και επιλέξτε την επιλογή Κανόνες και ειδοποιήσεις.

Βήμα 2: Εστιάστε το Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καρτέλα και πατήστε το κουμπί ανάγνωσης Νέος Κανόνας (Αλλαγή κανόνα εάν τροποποιείτε ένα υπάρχον).

Βήμα 3: Υπό Μείνετε Οργανωμένοι ενότητα επισημαίνει τη βασική σας απαίτηση (Επέλεξα, Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο).

Σημείωση: Στο κάτω μέρος του ίδιου διαλόγου θα βρείτε μια ενότητα που λέει Βήμα 2. Πρέπει να κάνετε κλικ σε κάθε σύνδεσμο που εμφανίζεται μετά από "Εφαρμόστε αυτόν τον κανόνα μετά την άφιξη του μηνύματος” και επεξεργαστείτε τις απαιτήσεις σας. Στο πλαίσιο μου ήταν: -

Βήμα 3(α): Επιλέξτε τα άτομα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα (δηλαδή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τα επιλεγμένα άτομα). Η λίστα θα εμφανίζει μόνο άτομα που έχουν προστεθεί στις επαφές σας. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει την επιθυμητή επαφή πριν ξεκινήσετε.

Βήμα 3(β): Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινούνται/παραδίδονται τα μηνύματα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο εδώ.

Βήμα 4: Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε πιο συγκεκριμένο τον κανόνα σας προσθέτοντας περισσότερους περιορισμούς ή παραμέτρους στον βασικό κανόνα. Για παράδειγμα, μηνύματα με ένα συγκεκριμένο Θέμα. Θα πρέπει επίσης να ελέγξετε την προτιμώμενη επιλογή και να κάνετε κλικ στον σύνδεσμό της για να κάνετε πιο συγκεκριμένο τον κανόνα ή να προσθέσετε περιγραφές.

Βήμα 5: Αν υπάρχουν εξαιρέσεις στον κανόνα ότι δεν μπορέσατε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους στα παραπάνω βήματα, μπορείτε να το κάνετε εδώ.

Βήμα 6: Τώρα τελειώσατε και μπορείτε να το επιλέξετε Φινίρισμα. Ωστόσο, σας προτείνω να ελέγξετε Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα τώρα… μαζί με Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα. Αυτό διασφαλίζει ότι τα νέα και τα υπάρχοντα μηνύματα που πληρούν τον κανόνα μετακινούνται στον αντίστοιχο φάκελο.

Μια πιο γρήγορη εναλλακτική

Εάν θέλετε να συντομεύσετε τη διαδικασία (ωστόσο, ενδέχεται να μην μπορείτε να ορίσετε έναν λεπτομερή κανόνα με αυτόν τον τρόπο), μεταβείτε στα εισερχόμενά σας και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1: Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα (από το άτομο του κανόνα σας έως την αντιστοίχιση φακέλων) και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 2: Επιλέξτε τα πλαίσια για όποιες παραμέτρους θέλετε να εφαρμόσετε, επιλέξτε το φάκελό σας και κάντε κλικ Εντάξει.

συμπέρασμα

Αυτός είναι ένας απλός τρόπος για να διατηρείτε τα email σας στο Outlook πιο οργανωμένα. Επίσης, θα μπορείτε να εστιάσετε εύκολα σε σημαντικά μηνύματα. Ξεκινήστε και θα μάθετε τα οφέλη!