Πώς να ρυθμίσετε το μήνυμα εκτός γραφείου στο Microsoft Teams

Εάν πρόκειται να πάτε σε άδεια, είναι καλή ιδέα να ορίσετε ειδοποιήσεις εκτός γραφείου για πράγματα πέρα ​​από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ένα μήνυμα "Εκτός γραφείου" στην εφαρμογή Microsoft Teams και να ενημερώσετε άλλους για τη μη διαθεσιμότητα σας. Αν βάλετε ένα τέτοιο μήνυμα, οι συμπαίκτες σας θα συνειδητοποιήσουν την απουσία σας.

Δείτε πώς μπορείτε να ορίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο Microsoft Teams.

Ρύθμιση εκτός γραφείου στο Microsoft Teams

Το Microsoft Teams για Windows και Mac χρησιμοποιούν την ίδια διεπαφή χρήστη. Τα βήματα για τη χρήση της λειτουργίας Out of Office και στις δύο πλατφόρμες παραμένουν ίδια.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να χρησιμοποιήσετε και να ορίσετε το μήνυμα εκτός γραφείου στο Microsoft Teams.

Βήμα 1: Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams στον υπολογιστή σας.

Βήμα 2: Επιλέξτε τη σχετική ομάδα από την αριστερή πλαϊνή γραμμή.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στην εικόνα προφίλ στο επάνω μέρος.

Βήμα 4: Επιλέξτε Ορισμός μηνύματος κατάστασης.

Βήμα 5: Κάντε κλικ στο κουμπί «Προγραμματισμός εκτός γραφείου» και θα ανοίξει ένα αποκλειστικό μενού εκτός γραφείου.

Βήμα 6: Ενεργοποίηση Ενεργοποίηση εναλλαγής αυτόματων απαντήσεων.

Βήμα 7: Ορισμός μηνύματος εκτός γραφείου.

Λάβετε υπόψη ότι το πρόσθετο μήνυμά σας θα εμφανιστεί όταν οι άνθρωποι προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας στο Teams ή όταν ανοίξουν το προφίλ σας. Οι ομάδες θα το στείλουν ως αυτόματη απάντηση στο Outlook.

Μόλις προσθέσετε το μήνυμα εκτός γραφείου, έχετε δύο επιλογές για να επιλέξετε από το ίδιο μενού. Ας μάθουμε για αυτούς.

Αποστολή απαντήσεων εκτός του οργανισμού μου: Εάν προτιμάτε να στείλετε ένα αυτόματο μήνυμα σε επαφές εκτός του οργανισμού σας, κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Αποστολή". απαντήσεις εκτός του οργανισμού μου.' Οι ομάδες θα σας επιτρέψουν να επιλέξετε μεταξύ "Μόνο στις επαφές σας" και "Όλα εξωτερικά". αποστολείς».

Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά μηνύματα για τις επαφές σας μόνο από το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου. Εάν θέλετε να διατηρήσετε το ίδιο μήνυμα εκτός γραφείου, αντιγράψτε/επικολλήστε το μήνυμα από πάνω.

Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου: Αυτό είναι απαραίτητο για οποιονδήποτε προσπαθεί να ρυθμίσει μηνύματα εκτός γραφείου στο Teams. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο περιόδου και θα σας ζητήσει να προσθέσετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης με την ώρα.

Ας υποθέσουμε ότι είστε εκτός μιας εβδομάδας. Μπορείτε να προσθέσετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης και να καθορίσετε την ώρα για να προγραμματίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου.

Επίσης στο Guiding Tech

Ορισμός εκτός γραφείου από τις Ρυθμίσεις ομάδων

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην ίδια επιλογή από το μενού ρυθμίσεων Teams και να ορίσετε μήνυμα εκτός γραφείου.

Βήμα 1: Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams και κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στην εικόνα προφίλ.

Βήμα 2: Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.

Βήμα 3: Επιλέξτε Γενικά και μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος.

Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Χρονοδιάγραμμα και θα ανοίξει ένα οικείο μενού όπως παραπάνω για να ορίσετε την κατάσταση εκτός γραφείου.

Επεξεργασία εκτός γραφείου σε ομάδες από το Microsoft Outlook

Μόλις εγκαταστήσετε εκτός γραφείου στο Microsoft Teams, συγχρονίζεται αυτόματα με το email του Microsoft Outlook. Δείτε πώς μπορείτε να επεξεργαστείτε εκτός γραφείου στο Outlook και ενημερώστε το ίδιο μήνυμα στο Teams.

Βήμα 1: Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Outlook στα Windows.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Αρχείο στο επάνω μέρος.

Βήμα 3: Επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις.

Βήμα 4: Θα δείτε το ίδιο μήνυμα που έχετε ορίσει στο Microsoft Teams.

Βήμα 5: Εάν επεξεργαστείτε το μήνυμα εκτός γραφείου, η ίδια αλλαγή θα εμφανιστεί και στην εφαρμογή Microsoft Teams.

Επίσης στο Guiding Tech

Ορισμός μηνύματος κατάστασης στις Εφαρμογές για κινητές συσκευές Teams

Δεν υπάρχει τρόπος να ορίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στις εφαρμογές του Microsoft Teams για κινητά. Ωστόσο, μπορείτε να ορίσετε ένα μήνυμα κανονικής κατάστασης και να το διαγράψετε μετά από έναν καθορισμένο χρόνο.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν βρίσκεστε σε μια συνάντηση ή μένετε μακριά από τις ομάδες για λίγες ώρες. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

Βήμα 1: Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams σε iPhone ή Android (και τα δύο χρησιμοποιούν την ίδια διεπαφή χρήστη).

Βήμα 2: Πατήστε στο εικονίδιο του προφίλ στο επάνω μέρος.

Βήμα 3: Επιλέξτε το μήνυμα Ορισμός κατάστασης.

Βήμα 4: Προσθέστε ένα μήνυμα κατάστασης, ενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση όταν μου στέλνουν μηνύματα.

Βήμα 5: Ρυθμίστε το χρονόμετρο ώστε να διαγράφει αυτόματα το μήνυμα μετά την καθορισμένη ώρα.

Πατήστε Τέλος στο επάνω μέρος και οι επαφές σας θα βλέπουν το καθορισμένο μήνυμα κατάστασης κάθε φορά που προσπαθούν να σας στείλουν μήνυμα στο Teams.

Εάν λείπετε από το Microsoft Teams για συγκεκριμένο λόγο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία αντί για απλή αλλαγή της κατάστασης των ομάδων στην εφαρμογή.

Επίσης στο Guiding Tech

Ορίστε καθαρή επικοινωνία σε ομάδες

Φαίνεται επαγγελματικό όταν ξεκινάτε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο Teams για να ενημερώσετε τους άλλους για τον λόγο και τον πιθανό χρόνο να περιμένουν απάντηση. Λάβετε υπόψη ότι το ίδιο μήνυμα εκτός γραφείου συγχρονίζεται και με το email του Outlook.