Πώς να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα Gmail σαν επαγγελματίας για να μειώσετε το άγχος

Κάθε πρωί ξυπνάς και τις περισσότερες φορές, ακόμη και πριν σκεφτείς να βουρτσίσεις τα δόντια σου, αρχίζεις να ελέγχεις το τηλέφωνό σου. Και ιδού, ο λογαριασμός σας στο Gmail έχει πλημμυρίσει από δεκάδες mail που μπορεί να απαιτεί ή όχι την προσοχή σας. Σίγουρα, μπορείτε πάντα να τα ελέγξετε αργότερα, αλλά τα μηνύματα συνεχίζουν να συσσωρεύονται και σύντομα, είναι μια κατολίσθηση.

Σε κανέναν δεν αρέσει να ασχολείται με περιττά μηνύματα και η μείωση του άγχους της διαχείρισης του μπαράζ των μηνυμάτων είναι ακριβώς αυτό στο οποίο θα σας βοηθήσουμε. Δεδομένου ότι το Gmail είναι ο πελάτης της επιλογής των περισσότερων ανθρώπων, ας δούμε πόσο έξυπνοι είναι αυτοί φίλτρα μπορεί να βοηθήσει να διατηρήσουμε την αρτηριακή μας πίεση υπό έλεγχο.

Οδηγός για αρχάριους: Εάν δεν είστε σίγουροι για κάποιον από αυτούς τους όρους, βεβαιωθείτε ότι το κάνετε ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας για ετικέτες, φίλτρα και ετικέτες για το Gmail.

1. Δεν υπάρχει σημείο ανάγνωσης ΟΛΩΝ των email

Τα περισσότερα από τα ενοχλητικά μηνύματα που λαμβάνω είναι απλώς επιβεβαιώσεις. Μερικές φορές ένας νέος ιστότοπος ή μια υπηρεσία στην οποία εγγράφεστε (από την οποία δεν μπορείτε να περιμένετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και μερικές φορές γνωστές διευθύνσεις που βομβαρδίζουν τα εισερχόμενά σας. Για τους γνωστούς, έχω δημιουργήσει ένα φίλτρο που επισημαίνει αυτόματα ότι αυτά τα μηνύματα έχουν διαβαστεί και μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε ετικέτες όπως «autoread» για να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας τακτοποιημένα.

Όπως μπορείτε να δείτε, έχω προσθέσει το mailer επιβεβαίωσης της Amazon σε αυτό το προσαρμοσμένο φίλτρο και μπορείτε ακόμη και να το προσθέσετε σε ολόκληρο το όνομα τομέα «amazon.com» (amazon.in στην περίπτωσή μου). Φτιάξτε αυτά τα φίλτρα για όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ούτως ή άλλως δεν έχει νόημα να τα διαβάσετε όλα.

2. Έχετε ακούσει ποτέ για Boolean;

Σχετικά απλά, Boolean είναι ο όρος που μοιάζει πολύ με τον «σύνδεσμο» της αγγλικής γλώσσας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λέξεις όπως ΚΑΙ, Ή ή ΟΧΙ για να κάνετε αναζήτηση στο Gmail σας. Ομοίως, μπορεί να θέλετε να αγνοήσετε τα περισσότερα από τα αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός από μερικά σημαντικά από ορισμένους τομείς. Για παράδειγμα, ενώ έχετε αποκλείσει όλα τα μηνύματα επιβεβαίωσης της παραγγελίας σας από την Amazon, πιθανότατα το κάνετε ΔΕΝ θέλετε να διαβάσετε αυτόματα αυτά που έχουν τη λέξη «πρόβλημα».

3. Τα φίλτρα + οι ετικέτες πηγαίνουν χέρι-χέρι

Προσθέτωντας ετικέτες σε ταξινομημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας δώσει μια πολύ καλύτερη οπτική ιδέα για το τι συμβαίνει με όλα αυτά τα email που φτάνουν στα εισερχόμενά σας. Τα σημαντικά μηνύματα με τα παραπάνω φίλτρα μπορεί να έχουν μια πιο εντυπωσιακή κόκκινη (ή παρόμοια) ετικέτα, ενώ το ασήμαντο μπορεί να μείνει μόνο του.

4. Λαμπερά αστέρια

Η προσθήκη αστεριών στα πιο σημαντικά μηνύματα που χρειάζονται την άμεση προσοχή σας είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρείτε σε τάξη τις προτεραιότητες. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό θα ήταν να ανοίξετε την αλληλογραφία που πιστεύετε ότι είναι πολύ σημαντική και να επιλέξετε την επιλογή Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά.

Στην επόμενη οικεία οθόνη φίλτρου Gmail, επιλέξτε Δημιουργήστε φίλτρο με αυτήν την αναζήτηση και στην επόμενη οθόνη επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για Το αστέρι. Μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε το παρακάτω πλαίσιο για Εφαρμόστε επίσης φίλτρο σε x συνομιλίες που ταιριάζουν, το οποίο θα αστερίζει αυτόματα τις υπάρχουσες συνομιλίες με το επιλεγμένο φίλτρο.

5. Μαζική

Λοιπόν, όχι κυριολεκτικά! Το Gmail σάς επιτρέπει να δημιουργείτε μαζικά φίλτρα για την ίδια ενέργεια. Έτσι, για την ίδια ενέργεια παραπάνω, εάν ήδη γνωρίζουν τις διευθύνσεις αλληλογραφίας των ανθρώπων (ή είναι μέρος της λίστας επαφών σας) απλώς προχωρήστε και δημιουργήστε ένα φίλτρο με το Boolean OR και ο ίδιος κανόνας μπορεί να εφαρμοστεί σε όλα τα email τους από εδώ και στο εξής.

Φυσικά, μη διστάσετε να ελέγξετε αυτά τα πλαίσια Έχει προσάρτηση και Μην συμπεριλάβετε συνομιλίες για περαιτέρω διαχωρισμό.

Η εφαρμογή ετικετών σε αναγνωριστικά μαζικής αλληλογραφίας λειτουργεί επίσης μια χαρά και είναι καλή ιδέα εάν θέλετε να διαχωρίσετε την εργασία σας και να παίξετε μηνύματα αλληλογραφίας με ετικέτες διαφορετικών χρωμάτων.

Μην περιπλέκεστε υπερβολικά

Ό, τι κι αν επιλέξετε να κάνετε με αυτές τις συμβουλές, προσπαθήστε να μην υπερβάλλετε. Θέλετε να διατηρήσετε τα πράγματα απλά εφαρμόζοντας απλούς κανόνες που λειτουργούν για να διατηρείτε τα mail σας σε τάξη. Εάν έχετε απορίες ή ερωτήσεις, εγγραφείτε στα φόρουμ μας. Θα θέλαμε να μάθουμε πώς θέλετε να λειτουργούν τα φίλτρα σας στο Gmail.

Τελευταία ενημέρωση στις 03 Φεβρουαρίου 2022

Το παραπάνω άρθρο μπορεί να περιέχει συνδέσμους συνεργατών που βοηθούν στην υποστήριξη της Guiding Tech. Ωστόσο, δεν επηρεάζει τη συντακτική μας ακεραιότητα. Το περιεχόμενο παραμένει αμερόληπτο και αυθεντικό.