Πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε έργα στα Έγγραφα Google

Για να αντιμετωπίσει τα αυξανόμενα αρθρωτά εργαλεία παραγωγικότητας στην αγορά, η Google έχει προβλέψει τα Έγγραφα Google ως τον τέλειο σύντροφο για την ολοκλήρωση της εργασίας. Με πολλα προσεγμένα έξυπνα πρόσθετα καμβά, τα Έγγραφα Google έχουν τραβήξει την προσοχή πρόσφατα. Μια τέτοια προσθήκη είναι η χρήση των Εγγράφων ως εργαλείου διαχείρισης έργου μεταξύ των μελών της ομάδας. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε έργα στα Έγγραφα Google.

Τον Μάιο του 2022, Η Google παρουσίασε δύο νέες προσθήκες στον έξυπνο καμβά για ενίσχυση της συνεργασίας. Χρήση αναπτυσσόμενων επιλογών και πίνακα πρότυπα, είναι πιο εύκολο από ποτέ να διαχειρίζεστε έργα και εργασίες στα Έγγραφα Google. Θα δημιουργήσουμε ένα έργο από την αρχή, θα προσθέσουμε σχετικές λεπτομέρειες και, τέλος, θα προσκαλέσουμε τα μέλη της ομάδας να το διαχειριστούν σε αυτήν την ανάρτηση. Ας αρχίσουμε.

Εξερευνήστε τα πρότυπα πίνακα

Τα πρότυπα πίνακα είναι διάφορες έτοιμες προς χρήση βάσεις δεδομένων με βάση τις προτιμήσεις σας. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σωστά πρότυπα.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Google Chrome ή οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης για υπολογιστές, πληκτρολογήστε docs.new στη γραμμή διευθύνσεων και πατήστε Enter για να ανοίξετε ένα νέο έγγραφο Εγγράφων.

Βήμα 3: Επιλέξτε Εισαγωγή στο επάνω μέρος και επιλέξτε Πίνακας από το αναπτυσσόμενο μενού.

Βήμα 4: Από την επιλογή Πίνακες, επιλέξτε Πρότυπα πίνακα και ελέγξτε τα προεπιλεγμένα πρότυπα διαχείρισης έργων.

Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε @ και να επιλέξετε ένα σχετικό πρότυπο από το αναπτυσσόμενο μενού. Εδώ, θα χρησιμοποιήσουμε τον οδικό χάρτη προϊόντων για να ξεκινήσουμε.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων έργου

Τώρα που έχετε προσθέσει ένα σχετικό πρότυπο πίνακα στα Έγγραφα Google, ήρθε η ώρα να το προσαρμόσετε με βάση τις προτιμήσεις σας.

Προσθήκη, αφαίρεση στηλών και γραμμών

Το προεπιλεγμένο πρότυπο χάρτη πορείας προϊόντος διαθέτει τέσσερις στήλες και τέσσερις σειρές. Αυτό μπορεί να μην είναι αρκετό για όλους. Ας προσθέσουμε μερικά ακόμη μπλοκ στο μείγμα.

Βήμα 1: Για να προσθέσετε μια στήλη, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το επάνω κελί.

Βήμα 2: Θα δείτε ένα μικρό αιωρούμενο μενού που εμφανίζεται στο στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω.

Βήμα 3: Επιλέξτε το εικονίδιο + για να εισαγάγετε μια στήλη στα δεξιά.

Ομοίως, μπορείτε να μετακινήσετε την αριστερή πλευρά και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο + για να προσθέσετε μια άλλη σειρά. Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε σειρές και στήλες στα Έγγραφα Google ανά πάσα στιγμή.

Για να μετακινήσετε ένα μη επεξεργασμένο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το πρώτο κελί, σύρετε και αποθέστε χρησιμοποιώντας το μενού με τις έξι κουκκίδες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο αιωρούμενο μενού (ελέγξτε το στιγμιότυπο οθόνης παραπάνω), κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις έξι κουκκίδες και να αλλάξετε τη θέση της στήλης.

Χρησιμοποιήστε και προσαρμόστε τις αναπτυσσόμενες επιλογές

Επίσημα ονομάζεται drop-down chips. σας επιτρέπει να βλέπετε γρήγορα την κατάσταση του έργου. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε νέες αναπτυσσόμενες επιλογές και να επεξεργαστείτε τις υπάρχουσες με χρωματική κωδικοποίηση. Αρχικά, επιτρέψτε μας να σας δείξουμε πώς να τα εφαρμόσετε σε οποιοδήποτε κελί.

Βήμα 1: Στο έγγραφό σας στα Έγγραφα Google, επιλέξτε ένα κελί στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε την αναπτυσσόμενη λειτουργία.

Βήμα 2: Τύπος @drop-down και επιλέξτε το ίδιο από την πρόταση.

Βήμα 3: Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε ένα νέο αναπτυσσόμενο μενού σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας είτε να επιλέξετε από τα υπάρχοντα – Κατάσταση αξιολόγησης, Κατάσταση εκκίνησης, Ναι/Όχι.

Βήμα 4: Εκτελέστε το ίδιο σε όλα τα σχετικά κελιά.

Αφού προσθέσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού, μπορεί να θέλετε να το προσαρμόσετε με περισσότερες επιλογές.

Προσαρμόστε τις αναπτυσσόμενες επιλογές

Δείτε πώς μπορείτε να προσαρμόσετε τις αναπτυσσόμενες επιλογές και να προσθέσετε νέες επιλογές κατάστασης.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα σε ένα αναπτυσσόμενο μενού.

Βήμα 2: Επιλέξτε Προσθήκη/Επεξεργασία επιλογών.

Βήμα 3: Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του προτύπου, τη θέση κατάστασης και ακόμη και να το αφαιρέσετε χρησιμοποιώντας το εικονίδιο διαγραφής.

Βήμα 4: Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στο κάτω μέρος για να προσθέσετε μια νέα επιλογή και να της δώσετε ένα σχετικό όνομα.

Βήμα 5: Μπορείτε να κάνετε κλικ στο μενού χρωμάτων και να επιλέξετε την επιλογή χρώματος.

Βήμα 6: Μόλις κάνετε κλικ στην Αποθήκευση, έχετε δύο επιλογές για να διαλέξετε.

Μόνο αυτή η περίπτωση: Η αλλαγή θα εφαρμοστεί μόνο στο αναπτυσσόμενο μενού επιλογής.

Εφαρμογή σε όλα: Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή. Οι αλλαγές θα εφαρμοστούν σε όλες τις γραμμές του αναπτυσσόμενου μενού με τις ίδιες ιδιότητες.

Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα αναπτυσσόμενα μενού προτιμάτε και να τα προσθέσετε σε οποιαδήποτε στήλη ή σειρά σε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google.

Προσθέστε σημειώσεις και σχετικά αρχεία

Δεδομένου ότι τα Έγγραφα Google είναι στενά ενσωματωμένα με το Google Drive, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε αρχεία αναφοράς από Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις.

Βήμα 1: Πληκτρολογήστε το @ σύμβολο σε ένα κελί και συνεχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα του εγγράφου.

Βήμα 2: Τα Έγγραφα Google θα εμφανίζουν σχετικά αρχεία από τον λογαριασμό σας στο Drive.

Βήμα 3: Επιλέξτε ένα αρχείο και προσθέστε το στη βάση δεδομένων σας.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σημειώσεις στις οποίες θα αναφέρονται τα μέλη της ομάδας σας.

Μοιραστείτε τα Έγγραφα Google

Τώρα που έχετε το τέλειο έγγραφο των Εγγράφων Google με όλες τις σχετικές λεπτομέρειες του έργου, μπορείτε να προσκαλέσετε τα μέλη της ομάδας σας σε αυτό.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στο επάνω μέρος.

Βήμα 2: Προσθέστε τα αναγνωριστικά email των ατόμων, δώστε τους την απαιτούμενη άδεια και πατήστε το κουμπί Αποστολή.

Κύρια Έγγραφα Google

Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε εναλλαγή μεταξύ α ειδικό εργαλείο διαχείρισης έργου και Έγγραφα Google. Μπορείτε να δοκιμάσετε τον έξυπνο καμβά στα Έγγραφα και να αναπαράγετε την ίδια εμπειρία σε ένα μόνο μέρος. Φυσικά, αυτό δεν ταιριάζει με προηγμένα εργαλεία όπως τα Asana, Jira ή AirTable που διαθέτουν αυτοματισμό και άλλες λειτουργίες. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι μια πολλά υποσχόμενη αρχή από την Google και ανυπομονούμε να δούμε πώς θα βελτιωθεί η εταιρεία με γερά θεμέλια.

Τελευταία ενημέρωση στις 11 Μαΐου 2022

Το παραπάνω άρθρο μπορεί να περιέχει συνδέσμους συνεργατών που βοηθούν στην υποστήριξη της Guiding Tech. Ωστόσο, δεν επηρεάζει τη συντακτική μας ακεραιότητα. Το περιεχόμενο παραμένει αμερόληπτο και αυθεντικό.

ΤΟ ΗΞΕΡΕΣ

Η Notion, η εφαρμογή παραγωγικότητας, ιδρύθηκε το 2013.