Καταπληκτικές συμβουλές και κόλπα της λίστας SharePoint που πρέπει να γνωρίζετε

Είτε είστε μεγάλος οργανισμός είτε μικρός, το SharePoint είναι μια υπηρεσία που μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοσδήποτε για να κάνει την επιχείρησή του αποτελεσματική. Με αυτόν τον ιστότοπο, μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε και να μοιραστείτε πληροφορίες με άλλους υπαλλήλους χωρίς κόπο. Εάν δεν έχετε τις κατάλληλες γνώσεις για το πώς να χρησιμοποιήσετε τις διάφορες δυνατότητες του SharePoint, τότε μπορεί να είναι δύσκολη δουλειά να χρησιμοποιήσετε το πλήρες δυναμικό αυτής της πλατφόρμας. Έτσι, αποφασίσαμε να γράψουμε ένα άρθρο για να μοιραστούμε μαζί σας μερικές συμβουλές για τη λίστα του SharePoint. Είστε ενθουσιασμένοι που τους γνωρίζετε; Καθώς είμαστε ενθουσιασμένοι να μοιραστούμε τις γνώσεις μας, ας ξεκινήσουμε. Επίσης, θα μάθετε παραδείγματα λιστών του SharePoint.

Καταπληκτικές συμβουλές και κόλπα της λίστας SharePoint που πρέπει να γνωρίζετε

Δείξαμε λεπτομερώς παραδείγματα λιστών SharePoint και συμβουλές και κόλπα λιστών SharePoint.

Σχετικά με το SharePoint

Παρουσιάστηκε για πρώτη φορά από τη Microsoft το 2001, είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης και ανταλλαγής πληροφοριών. Βοηθά τους οργανισμούς να δημιουργήσουν ιστότοπους για αποθήκευση και κοινή χρήση δεδομένων με τους υπαλλήλους τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς τύπους τοποθεσιών με Κοινόχρηστο σημείο, όπως ιστότοποι ομάδων, ιστότοποι επικοινωνίας, κλασικοί ιστότοποι κ.λπ. Το καλύτερο πράγμα είναι ότι συνοδεύεται από ορισμένες εκδόσεις του Office 365. Επίσης, μπορείτε να το αγοράσετε ως αυτόνομη υπηρεσία.

Ωστόσο, υπάρχουν πιθανότητες να εργάζεστε σε μια εταιρεία πληροφορικής και να μην έχετε ακούσει ποτέ για αυτήν την πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου. Αυτό συμβαίνει επειδή πολλοί μικροί οργανισμοί δεν χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο και το αντικαθιστούν με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office. Αλλά αυτό δεν αλλάζει το γεγονός του πόσο ισχυρό είναι το SharePoint. Και έχει τη δυνατότητα να ικανοποιήσει τις περισσότερες από τις απαιτήσεις σας. Χρησιμοποιεί τη ροή εργασίας για να παρέχει εργαλεία συνεργασίας όπως λίστες, βιβλιοθήκες, βάσεις δεδομένων κ.λπ.

Σε αντίθεση με άλλες εφαρμογές της Microsoft, δεν λαμβάνει συχνές ενημερώσεις. Παρά το γεγονός αυτό, το SharePoint εξακολουθεί να έχει μοντέρνα εμφάνιση και είναι επίσης αρκετά ασφαλές.

Στοιχεία για το SharePoint

• Πάνω από 100εκατομμύριο άνθρωποι σε όλο τον κόσμο χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο συνεργασίας.
• Σχεδόν 50 το ποσοστό των κορυφαίων εταιρειών στον κόσμο, συμπεριλαμβανομένων των εταιρειών του Fortune 500, χρησιμοποιούν το SharePoint για τις καθημερινές τους ανάγκες.
• Η Microsoft είναι ένας αρκετά μεγάλος οργανισμός που κερδίζει δισεκατομμύρια δολάρια σε έσοδα ετησίως. Γνωρίζετε όμως ότι το SharePoint κερδίζει σχεδόν 2 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως από τα συνολικά του έσοδα.
• Ένα άλλο διασκεδαστικό γεγονός είναι ότι η Microsoft λαμβάνει 10.000 νέους χρήστες του SharePoint την ημέρα.
• Στη σύγχρονη εποχή, μια δεξιότητα που είναι περιζήτητη είναι η κωδικοποίηση. Ωστόσο, δεν αρέσει σε όλους η κωδικοποίηση και πολλοί από τους υπαλλήλους σας μπορεί να μην ξέρουν πώς να κωδικοποιούν. Έτσι, χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα εύκολης μεταφοράς και απόθεσης του SharePoint, οποιοσδήποτε μπορεί να δημιουργήσει έναν ιστότοπο χωρίς να κωδικοποιήσει ούτε μια λέξη.
• Υπάρχουν 3 διαφορετικές λειτουργίες στις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο: On-Premise, Cloud και Hybrid. Έτσι, δεν είναι μόνο ισχυρό αλλά και ευέλικτο.

Τώρα, διαβάστε περαιτέρω για να μάθετε σχετικά με τις συμβουλές λίστας SharePoint.

Αφού λάβετε απαντήσεις στις περισσότερες από τις σημαντικές ερωτήσεις σας, ήρθε η ώρα να μάθετε συμβουλές και κόλπα της ηλεκτρονικής λίστας του SharePoint.

1. Εξαγωγή δεδομένων στο Excel

Ένα από τα χαρακτηριστικά της λίστας SharePoint είναι η λειτουργία σύνθετης γραφικής αναπαράστασης δεδομένων. Επομένως, εάν διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας στη λίστα του SharePoint και πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα γραφικής αναπαράστασης, πρέπει να εξαγάγετε τα δεδομένα στο Excel. Αυτό συμβαίνει επειδή η γραφική αναπαράσταση δεν είναι διαθέσιμη στη λίστα του SharePoint. Η εξαγωγή στο Excel είναι μια αρκετά εύχρηστη δυνατότητα και θα πρέπει να τη χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο. Αυτή ήταν η πρώτη συμβουλή που βοήθησε στην επίλυση του ερώτημά σας, συμβουλές λίστας SharePoint. Ας μάθουμε τη δεύτερη συμβουλή.

2. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα φίλτρου

Ένα από τα κύρια αξιοθέατα της λίστας του SharePoint είναι η επιλογή φίλτρου. Με το φιλτράρισμα, μπορείτε εύκολα να βρείτε τις πληροφορίες που αναζητούσατε μέσα σε δευτερόλεπτα. Ωστόσο, αυτή η ενέργεια μπορεί να διαρκέσει ώρες για να βρεθεί χωρίς αυτήν την επιλογή φίλτρου.

3. Ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές του Microsoft 365

Μπορείτε να ενσωματώσετε τη λίστα του SharePoint με άλλες εφαρμογές γραφείου, κάτι που είναι μια ισχυρή και βολική δυνατότητα. Για αποτελεσματικότητα, μπορείτε να ενσωματώσετε τη λίστα με το Power Apps, το Power Automate και το Power BI. Αυτή ήταν η τρίτη συμβουλή για κόλπα λίστας SharePoint. Τώρα ας προχωρήσουμε στην επόμενη συμβουλή.

4. Ορίστε δικαιώματα

Το Permission είναι μια δυνατότητα που κάνει το SharePoint πιο προσοδοφόρο και μια καλύτερη λύση για πολλά άλλα λογισμικά καταχώρισης. Το καλύτερο πράγμα είναι ότι μπορείτε να προσαρμόσετε τα δικαιώματα. Εάν ορισμένοι υπάλληλοι δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσουν την επιλογή επεξεργασίας, μπορείτε να τους παρέχετε μόνο τα απαραίτητα δικαιώματα. Δεν είναι μόνο βολικό, αλλά μειώνει τον κίνδυνο να διαγραφούν σημαντικές πληροφορίες από έναν αρχάριο υπάλληλο.

5. Η απλότητα είναι το κλειδί

Το επόμενο στα κόλπα της λίστας του SharePoint είναι η απλότητά του. Αλλά μην πάρετε τη λάθος ιδέα. Είναι ακόμα ένα ισχυρό εργαλείο. Ωστόσο, πολλοί μπορούν να το χρησιμοποιήσουν με πολύπλοκο τρόπο αν δεν ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν σωστά κάθε εργαλείο και να κάνουν τα πράγματα περίπλοκα. Θα σας προτείνουμε λοιπόν να μην το κάνετε και να κάνετε λίστες σεβόμενοι τον μινιμαλισμό. Πώς μπορείτε να κάνετε μινιμαλιστικές λίστες; Η απάντηση είναι απλή. Διαβάστε σχετικά με τις λειτουργίες και πώς να διατηρείτε σωστά τις πληροφορίες στη σωστή μορφή.

Διαβάστε επίσης:Microsoft 365 Copilot: Νέος Βοηθός AI για εφαρμογές του Office

Περιορισμοί λίστας SharePoint

Αφού μάθετε συμβουλές για τη λίστα του SharePoint, ενημερώστε μας για τους περιορισμούς του. Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί της λίστας του SharePoint που πρέπει να έχετε υπόψη σας. Αναφέρονται παρακάτω:

• 30,000,000 είναι ο μέγιστος αριθμός στοιχείων που μπορείτε να προσθέσετε σε μια λίστα του SharePoint. Ωστόσο, μπορείτε να πείτε ότι είναι υπεραρκετό. Ναι, αν η οργάνωση είναι μικρή, τότε μόνο αυτή η δήλωση είναι αληθινή. Αλλά σε περίπτωση που είναι μία από τις 500 εταιρείες της τύχης, δεν είμαστε σίγουροι ότι ούτε αυτό μπορεί να είναι αρκετό.
• 250 MB είναι το μέγιστο όριο μεγέθους μιας λίστας. Αυτό μπορεί να είναι περιοριστικό εάν θέλετε να προσθέσετε συνημμένα και όχι απλώς να γεμίσετε τη λίστα με λέξεις.
• Μπορεί να θέλετε κρύψτε κάποια στήληns από ορισμένους χρήστες. Αλλά δυστυχώς, είναι αδύνατον για να το κάνετε αυτό στη λίστα του SharePoint, το οποίο μπορεί να είναι ένα σημαντικό μειονέκτημα για ορισμένους χρήστες.
• Αν θέλεις απόκρυψη ορισμένων προβολών λίστας για ορισμένους χρήστες, τότε είναι επίσης αδύνατο Να κάνω αυτό.
• Εάν υπάρχουν χιλιάδες έγγραφα ή στοιχεία σε μια λίστα, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να λάβουν ένα σφάλμα κατωφλίου κατά την αναζήτηση στη λίστα για ένα συγκεκριμένο στοιχείο.
• Στις λίστες, είναι διαθέσιμα γενικά ονόματα επιλογών όπως νέο στοιχείο, επεξεργασία στοιχείου, check-in και check-out. Αλλά εσύ δεν είναι δυνατή η προσαρμογή του μενού σύμφωνα με την απαίτηση.

Διαβάστε την επόμενη ενότητα για να μάθετε σχετικά με παραδείγματα λιστών του SharePoint.

Παραδείγματα λιστών SharePoint

Τώρα ας σας δώσουμε μερικά παραδείγματα λιστών του SharePoint για να διευρύνετε την κατανόησή σας για αυτό το θέμα.

1. Λίστα παραδείγματος μαθήματος

Στη λίστα παραδειγμάτων μαθημάτων, μπορούμε να αποθηκεύσουμε διάφορα δεδομένα σχετικά με τα μαθήματα. Εισαγάγετε λεπτομέρειες όπως το όνομα του μαθήματος, το όνομα του διδάσκοντα, την περιγραφή, το κόστος του μαθήματος και τον τύπο του μαθήματος.

2. Λίστα διακοπών

Σε αυτόν τον τύπο λίστας, μπορείτε να παρακολουθείτε τις λεπτομέρειες σχετικά με τις διακοπές των εργαζομένων. Εισαγάγετε στοιχεία όπως το όνομα του υπαλλήλου, τον λόγο αποχώρησης, την ημερομηνία της άδειας, τη συνολική περίοδο, την έγκριση ή μη κ.λπ.

3. Διαχείριση έργου

Εάν διευθύνετε μια εταιρεία, τότε θα έχετε ένα έργο. Επίσης, για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά αυτό το έργο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα στο SharePoint. Οι λεπτομέρειες που μπορούν να συμπεριληφθούν σε μια λίστα διαχείρισης έργου είναι το όνομα του έργου, η ημερομηνία έναρξης, η ημερομηνία λήξης, η ανάθεση, ο προϋπολογισμός και η διάρκεια.

4. Κατάλογος Προσλήψεων/Tracker

Εάν είστε HR, τότε αυτή η λίστα θα σας βοηθήσει πολύ. Με ένα πρόγραμμα παρακολούθησης προσλήψεων, μπορείτε να παρακολουθείτε τα προφίλ των υποψηφίων, τις ημερομηνίες συνεντεύξεων, τις καταστάσεις των αιτήσεων κ.λπ. Ορισμένες λεπτομέρειες που μπορείτε να προσθέσετε είναι το όνομα, η θέση, η ημερομηνία αίτησης, η ημερομηνία συνέντευξης, το όνομα του υπεύθυνου προσλήψεων, η διεύθυνση email του υποψηφίου, η εμπειρία και οι δεξιότητες.

5. Λίστα Έρευνας Υπαλλήλων

Για να διευθύνετε μια επιτυχημένη εταιρεία, χρειάζεστε καλούς υπαλλήλους. Γνωρίζουμε ότι είναι δύσκολο να βρεις καλούς υπαλλήλους. Ωστόσο, ξέρετε τι είναι πιο δύσκολο; Για να τα διατηρήσουν! Εάν θέλετε να διευθύνετε μια επιτυχημένη εταιρεία και θέλετε να διατηρήσετε αυτήν την επιτυχία, τότε είναι απαραίτητο να ακούσετε τις προτάσεις και τα παράπονα των εργαζομένων. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να διατηρήσετε μια λίστα ερευνών. Μπορείτε να συμπεριλάβετε τις λεπτομέρειες σε αυτήν τη λίστα: όνομα, ημερομηνία, μισθός, παροχές υγείας, εργασιακή κουλτούρα, σχόλια απόδοσης, ευκαιρίες εργασίας κ.λπ.

Διαβάστε επίσης:Τρόπος επίλυσης του SharePoint Επεξεργασία τμήματος Web που δεν επιτρέπεται

SharePoint Lists Vs SharePoint Libraries

Αφού λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το SharePoint, ας μάθουμε μερικές διαφορές μεταξύ των λιστών του SharePoint και των βιβλιοθηκών.

Είναι η λίστα SharePoint καλύτερη από το Microsoft Excel;

Η απάντηση εξαρτάται από τη χρήση. Εάν θέλετε μια απλή εμπειρία λογισμικού με ευελιξία, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα, η οποία είναι καλύτερη επιλογή. Το Excel είναι η καλύτερη επιλογή εάν θέλετε μερικές ισχυρές λειτουργίες όπως γραφήματα. Καθώς συζητάμε το SharePoint εδώ, ας μάθουμε μερικά πράγματα που το κάνουν καλύτερο από το Excel.

• είναι Ανεταπρος τηνχρήσηκαι δεν χρειάζεται να αφιερώσετε μήνες για να μάθετε τις δυνατότητες της λίστας του SharePoint.
• Μπορεί εύκολα ενσωματώνουν με άλλες εφαρμογές του Microsoft 365, γεγονός που το κάνει περισσότερο εύκαμπτος παρά ένα υπολογιστικό φύλλο.
• Ακριβώς όπως τα ψώνια στο Amazon, μπορείτε εύκολα να βρείτε τις σωστές πληροφορίες χρησιμοποιώντας το προηγμένες δυνατότητες φίλτρων στη λίστα.
• Στο Excel, οι χρήστες μπορούν να κάνουν λήψη ενός συγκεκριμένου αρχείου, να εισάγουν δεδομένα σε αυτό και στη συνέχεια να το στείλουν μέσω email στο αφεντικό τους. Αυτή η μέθοδος δεν είναι μόνο επίπονη, αλλά μπορεί να προκαλέσει και λάθη. Στη λίστα, ωστόσο, οι χρήστες μπορούν κάνετε αλλαγές στα δεδομένα, και θα υπάρχει μόνο μία εκδοχή του. Δεν υπάρχουν αντίγραφα και δεν υπάρχει πονοκέφαλος διαχείρισης πολλών αρχείων.
• Στο Excel, δεν μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τα δικαιώματα για κάθε χρήστη. Πρέπει να δώσετε όλη την άδεια ή τίποτα, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα όπως διαγραφή σημαντικών κελιών, ζητήματα μορφοποίησης κ.λπ. Ωστόσο, μπορείτε επιλέξτε τα δικαιώματα θέλετε να δώσετε έναν υπάλληλο σε λίστες.

Συνιστάται:

• 22 καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Dropbox
• 7 τρόποι για να διορθώσετε τη μη διαθέσιμη τοποθεσία iPhone iMessage
• Καταπληκτικές συμβουλές και κόλπα για τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint
• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα SharePoint

Ελπίζουμε αυτό το άρθρο για Συμβουλές λίστας SharePoint ήταν χρήσιμο για εσάς. Μοιραστήκαμε επίσης ορισμένες άλλες πληροφορίες που σας βοήθησαν να αποκτήσετε περισσότερες γνώσεις σχετικά με τα παραδείγματα λιστών του SharePoint. Εάν εξακολουθείτε να έχετε ερωτήσεις, μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε την ενότητα σχολίων και η ομάδα μας θα εξετάσει το ερώτημά σας. Μπορείτε επίσης να προτείνετε νέα θέματα στα σχόλια και θα γράψουμε ένα ειδικό άρθρο για αυτό. Αποθηκεύστε τον ιστότοπό μας στους σελιδοδείκτες σας για μελλοντική αναφορά. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε.