Ένας οδηγός για τη χρήση της Αυτόματης Συμπλήρωσης και της Συμπλήρωσης Flash στο Microsoft Excel
Miscellanea / / July 31, 2023
Στην εφαρμογή Microsoft Excel, μπορεί να έχετε συναντήσει τις λειτουργίες Flash Fill ή AutoFill. Αυτά τα δύο χαρακτηριστικά βοηθούν στη μείωση του χρόνου που χρειάζεται πλήρης εισαγωγή δεδομένων εργασίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Ωστόσο, μην μπερδεύεστε ο ένας με τον άλλο και προσπαθήστε να τα χρησιμοποιήσετε εναλλακτικά.
Και οι δύο λειτουργίες Fill μπορούν να ανιχνεύσουν και να επαναλάβουν μοτίβα δεδομένων. Ωστόσο, όπου το Flash Fill μπορεί να ανιχνεύσει, να επαναλάβει και να κάνει προσαρμογές σε ένα μοτίβο δεδομένων σύμφωνα με προηγούμενες καταχωρίσεις του χρήστη, η Αυτόματη Συμπλήρωση δεν μπορεί. Αισθάνεται και επαναλαμβάνει μόνο μοτίβα. Επομένως, όσο πιο περίπλοκο είναι το μοτίβο δεδομένων σας, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο στο Excel.
Πώς να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση στο Microsoft Excel
Η δυνατότητα Auto Fill του Microsoft Excel είναι κατάλληλη για την πλήρωση κελιών με δεδομένα που ακολουθούν ένα απλό μοτίβο ή ακολουθία. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να γεμίσετε κελιά που βασίζονται σε δεδομένα σε άλλα συμπληρωμένα κελιά. Για παράδειγμα, εάν έχετε αριθμούς (1,2,3) ή ημέρες της εβδομάδας (Δευτέρα, Τρίτη) σε ένα κελί, η Αυτόματη Συμπλήρωση μπορεί να συμπληρώσει την επόμενη εμφάνιση στη σειρά.
Ταυτόχρονα, εάν θέλετε απλώς να επαναλάβετε τα ίδια δεδομένα σε πολλά κελιά, η Αυτόματη Συμπλήρωση μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό. Ακολουθούν οι διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση στο Microsoft Excel:
Για αυτόματη συμπλήρωση κελιών με τα ίδια δεδομένα
Εάν θέλετε τα ίδια δεδομένα να αναπαράγονται σε κελιά στο φύλλο εργασίας του Excel, αντί για αντιγραφή και επικόλληση, η Αυτόματη Συμπλήρωση είναι μια πιο γρήγορη επιλογή. Δείτε πώς να το κάνετε:
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στη γραμμή εργασιών και πληκτρολογήστε προέχω για να αναζητήσετε την εφαρμογή.
Βήμα 2: Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εφαρμογή ή έγγραφο του Microsoft Excel για να το ανοίξετε.
Βήμα 3: Στο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel, εισαγάγετε ένα δείγμα των δεδομένων που θέλετε να αντιγράψετε σε κελιά. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε ημέρες της εβδομάδας ως παράδειγμα και έχουμε εισαγάγει τη Δευτέρα σε ένα κελί.
Βήμα 4: Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί με την καταχώριση δεδομένων και κάντε κλικ σε αυτό για να εμφανιστεί ένα περίγραμμα γύρω από το κελί.
Βήμα 5: Μετακινήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά πλευρά του κελιού μέχρι να δείτε α + πινακίδα που αντιπροσωπεύει τη λαβή πλήρωσης.
Βήμα 6: Σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο επόμενο κελί και το Excel θα τη συμπληρώσει. Λάβετε υπόψη ότι όταν εργάζεστε με δεδομένα με γνωστό μοτίβο, π.χ. ημέρες της εβδομάδας, όταν χρησιμοποιείτε την Αυτόματη Συμπλήρωση, το Excel θα συμπληρώσει τα κελιά με το επόμενο στοιχείο της σειράς. Εάν συμβεί αυτό προσπαθώντας απλώς να αναπαραγάγετε δεδομένα, προχωρήστε στο Βήμα 7.
Βήμα 7: Αφού χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης, θα δείτε το αναδυόμενο εικονίδιο Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης. Κάντε κλικ στο εικονίδιο.
Βήμα 8: Από τις επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης που εμφανίζονται, επιλέξτε Αντιγραφή κελιών. Αυτό διασφαλίζει ότι καθώς συνεχίζετε να χρησιμοποιείτε τη λαβή πλήρωσης σε κελιά, τα δεδομένα σας αντιγράφονται και δεν συμπληρώνονται ως σειρά.
Βήμα 9: Σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο επόμενο κελί για να συνεχίσετε την αντιγραφή των δεδομένων σας.
Για να συμπληρώσετε μια σειρά
Εάν έχετε μια απλή σειρά ή ακολουθία που θέλετε να συμπληρώσετε σε κελιά, η Αυτόματη Συμπλήρωση μπορεί να εκτελέσει την εργασία για εσάς. Δείτε πώς:
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στη γραμμή εργασιών και πληκτρολογήστε προέχω για να αναζητήσετε την εφαρμογή.
Βήμα 2: Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εφαρμογή ή έγγραφο του Microsoft Excel για να το ανοίξετε.
Βήμα 3: Στο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel, εισαγάγετε ένα δείγμα των δεδομένων που θέλετε να αντιγράψετε σε κελιά. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε ημέρες της εβδομάδας ως παράδειγμα και έχουμε εισαγάγει τη Δευτέρα σε ένα κελί.
Βήμα 4: Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί με την καταχώριση δεδομένων και κάντε κλικ σε αυτό για να εμφανιστεί ένα περίγραμμα γύρω του.
Βήμα 5: Μετακινήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά πλευρά του κελιού μέχρι να δείτε α + πινακίδα που αντιπροσωπεύει τη λαβή πλήρωσης.
Βήμα 6: Σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο επόμενο κελί και το Excel θα τη συμπληρώσει.
Βήμα 7: Για να δείτε άλλες επιλογές πλήρωσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης.
Βήμα 8: Επιλέξτε τον τύπο γεμίσματος που θέλετε από:
- Συμπλήρωση σειράς
- Μόνο μορφοποίηση συμπλήρωσης
- Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση
- Γεμίστε μέρες
- Συμπληρώστε τις καθημερινές
Σημειώστε ότι Συμπληρώστε τις ημέρες και συμπληρώστε τις καθημερινές θα εμφανιστεί μόνο εάν η αρχική καταχώριση δεδομένων σας έχει να κάνει με τις ημέρες της εβδομάδας. Εάν η αρχική σας καταχώριση είχε να κάνει με ημέρες του μήνα, θα είχατε δει το Συμπληρώστε Μήνες επιλογή.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill στο Microsoft Excel
Η λειτουργία Flash Fill του Excel είναι κατάλληλη για την πλήρωση κελιών με δεδομένα που ακολουθούν ένα πολύπλοκο μοτίβο ή ακολουθία. Για παράδειγμα, εάν προσπαθείτε να χωρίσετε δεδομένα σε διάφορες στήλες ή να συνδυάσετε δεδομένα από πολλές στήλες σε μία. Εφόσον έχετε ένα δείγμα αυτού που θέλετε και τη συνέπεια στα δεδομένα, το Flash Fill μπορεί να σας βοηθήσει να αναπαράγετε τις πληροφορίες σε πολλά κελιά.
Ακολουθούν οι διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το FlashFill στο Microsoft Excel:
Για να χωρίσετε τα δεδομένα σε στήλες
Εάν προσπαθείτε να χωρίσετε αριθμούς, ημερομηνίες ή οποιαδήποτε μορφή κειμένου σε διαφορετικές στήλες, δείτε πώς να το κάνετε:
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στη γραμμή εργασιών και πληκτρολογήστε προέχω για να αναζητήσετε την εφαρμογή.
Βήμα 2: Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εφαρμογή ή έγγραφο του Microsoft Excel για να το ανοίξετε.
Βήμα 3: Στο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα δεδομένα για διαχωρισμό σε μία στήλη. Επίσης, δημιουργήστε άλλες ή πολλές στήλες για τα δεδομένα που θέλετε να χωρίσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε ημερομηνίες ως παράδειγμα και προσπαθούμε να τις χωρίσουμε σε στήλες ημερών, μήνα και έτους αντίστοιχα.
Βήμα 4: Εισαγάγετε ένα παράδειγμα στις επόμενες στήλες όπου θέλετε να χωρίσετε τα δεδομένα. Δηλαδή, πώς θέλετε να χωριστούν τα δεδομένα.
Βήμα 5: Κάντε κλικ σε μια στήλη που περιέχει ένα από τα νέα δείγματα συνόλων δεδομένων σας.
Βήμα 6: Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
Βήμα 7: Στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill και το Excel θα αναπαράγει το ίδιο μοτίβο για τις άλλες σειρές. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + E για να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill.
Βήμα 8: Επαναλάβετε αυτό για τις άλλες στήλες που έχετε μέχρι να συμπληρωθούν όλες οι στήλες.
Για να συνδυάσετε δεδομένα σε μία στήλη
Εάν προσπαθείτε να συνδυάσετε αριθμούς, ημερομηνίες ή οποιαδήποτε μορφή κειμένου σε μια στήλη, δείτε πώς να το κάνετε με το Flash Fill:
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στη γραμμή εργασιών και πληκτρολογήστε προέχω για να αναζητήσετε την εφαρμογή.
Βήμα 2: Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εφαρμογή ή έγγραφο του Microsoft Excel για να το ανοίξετε.
Βήμα 3: Στο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel, βεβαιωθείτε ότι έχετε τις στήλες με τα δεδομένα που θέλετε να συνδυάσετε. Επίσης, δημιουργήστε μια άλλη στήλη για να φιλοξενήσει τον νέο συνδυασμό δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε ονόματα ως παράδειγμα και προσπαθούμε να έχουμε το χαρακτηριστικό Όνομα και Επώνυμο σε μία στήλη Όνομα.
Βήμα 4: Στη στήλη όπου θέλετε να συνδυάσετε τα δεδομένα, εισαγάγετε ένα παράδειγμα. Δηλαδή, πώς θέλετε να συνδυαστούν τα δεδομένα.
Βήμα 5: Κάντε κλικ στη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + E ή κάντε κλικ στο κουμπί Flash Fill στην καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας του Excel για να γεμίσετε τα άλλα κελιά.
Χρήση αυτόματης διόρθωσης και αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel
Δύο άλλες δυνατότητες στο Excel, όπως το Flash Fill και η AutoFill, που μπερδεύονται μεταξύ τους είναι Αυτόματη Διόρθωση και Αυτόματη Συμπλήρωση. Αυτά τα δύο χαρακτηριστικά είναι διαφορετικά καθώς εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Ωστόσο, και τα δύο βοηθούν στην εξοικονόμηση χρόνου με την εισαγωγή δεδομένων.