Τρόπος χρήσης του Microsoft Spreadsheet Compare για την ανάλυση εκδόσεων αρχείων Excel
Miscellanea / / November 29, 2021
Το Microsoft Excel έχει μια δυνατότητα που επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθήστε τις αλλαγές που έγιναν σε ένα βιβλίο εργασίας. Ωστόσο, μόλις γίνουν αποδεκτές οι αλλαγές στο βιβλίο εργασίας, η αλλαγή διαδρομής χάνεται για πάντα. Λοιπόν, τι συμβαίνει όταν χρειάζεται να επαναφέρετε ή να ανατρέξετε στην προηγούμενη έκδοση του βιβλίου εργασίας;
Μια επιλογή που μπορείτε να δοκιμάσετε είναι η Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων της Microsoft. Η σύγκριση υπολογιστικών φύλλων της Microsoft διευκολύνει τους χρήστες να συγκρίνουν δύο εκδόσεις ενός αρχείου Excel. Στη συνέχεια, το εργαλείο επισημαίνει τις διαφορές μεταξύ των δύο αρχείων, διευκολύνοντας τον εντοπισμό των αλλαγών.
Απαιτήσεις χρήσης Microsoft Spreadsheet Compare
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Microsoft Spreadsheet Compare σε Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 και Office Professional Plus 2019. Η πρόσβαση στο εργαλείο είναι δυνατή από την ομάδα προγραμμάτων Microsoft Office Tools.
Για να λειτουργήσει η σύγκριση, είναι απαραίτητο να υπάρχουν διαφορετικές εκδόσεις του υπολογιστικού φύλλου. Στη συνέχεια, το εργαλείο αναλύει τα αρχεία και επισημαίνει τις διαφορές χρησιμοποιώντας ορισμένα κριτήρια. Ετσι δουλευει:
Επίσης στο Guiding Tech
Πώς να αναλύσετε δύο εκδόσεις ενός βιβλίου εργασίας με σύγκριση υπολογιστικών φύλλων της Microsoft
Για να αναλύσετε διαφορετικές εκδόσεις ενός βιβλίου εργασίας, πρέπει να εισαγάγετε και τα δύο βιβλία εργασίας στο εργαλείο σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων. Δείτε πώς να το κάνετε:
Βήμα 1: Από το μενού Έναρξη, αναζητήστε τη Σύγκριση υπολογιστικού φύλλου και εκκινήστε το.
Βήμα 2: Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, στην ομάδα Σύγκριση, επιλέξτε Σύγκριση αρχείων για να ανοίξετε ένα πλαίσιο διαλόγου.
Βήμα 3: Στο πλαίσιο διαλόγου Σύγκριση αρχείων, επιλέξτε το εικονίδιο Αρχείο δίπλα στην επιλογή Σύγκριση (παλαιότερο αρχείο). Επιλέξτε το αρχείο Excel στην Εξερεύνηση αρχείων και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
Βήμα 4: Επιλέξτε το εικονίδιο Αρχείο δίπλα στην επιλογή Προς (νεότερο αρχείο) στο πλαίσιο διαλόγου Σύγκριση αρχείων. Επιλέξτε το αρχείο Excel στην Εξερεύνηση αρχείων και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
Βήμα 5: Κάντε κλικ στο OK για να ξεκινήσει η διαδικασία σύγκρισης.
Σημείωση: Εάν διαπιστώσετε ότι η σειρά της σύγκρισης αρχείων είναι μπερδεμένη, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Swap για να αλλάξετε τη θέση κάθε βιβλίου εργασίας.
Βήμα 6: Μπορείτε να βελτιστοποιήσετε ό, τι αναλύει το εργαλείο σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων είτε σημειώνοντας είτε αφαιρώντας τα πλαίσια ελέγχου στο κάτω αριστερό μέρος του εργαλείου. Η λειτουργία ορισμένων από τα πλαίσια ελέγχου επεξηγείται παρακάτω:
- Εισαγόμενες τιμές: επισημαίνει μια αλλαγή στην εισαγωγή δεδομένων στα βιβλία εργασίας.
- Υπολογιζόμενες τιμές: επισημαίνει τη διαφορά στις υπολογισμένες τιμές μέσα στα βιβλία εργασίας.
- ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι: επισημαίνει μια αλλαγή στους τύπους στα βιβλία εργασίας.
- Ονόματα: επισημαίνει τη διαφορά στα ονόματα των κελιών στα βιβλία εργασίας.
- Μακροεντολές: υπογραμμίζει τη διαφορά στον κώδικα VBA στα βιβλία εργασίας.
Ένα γράφημα στην κάτω δεξιά γωνία του εργαλείου, κατατάσσει τους διαφορετικούς τύπους αλλαγών στο βιβλίο εργασίας. Αυτό το γράφημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό των αλλαγών που συμβαίνουν περισσότερο στα βιβλία εργασίας.
Επίσης στο Guiding Tech
Τρόπος εξαγωγής αποτελεσμάτων σύγκρισης από το Microsoft Spreadsheet Compare
Μόλις κάνετε κλικ στο Εντάξει για σύγκριση υπολογιστικών φύλλων για να αναλύσετε τις αλλαγές στα φύλλα εργασίας σας, οι αλλαγές που προσδιορίζονται επισημαίνονται με διαφορετικά χρώματα κειμένου και γεμίσματος κελιών. Τα αποτελέσματα της σύγκρισης μπορούν είτε να χρησιμοποιηθούν απευθείας στο εργαλείο είτε να εξαχθούν σε άλλη πλατφόρμα. Δείτε πώς να το κάνετε:
Εξαγωγή αποτελεσμάτων σύγκρισης στο Microsoft Excel
Εξάγοντας τα αποτελέσματα σύγκρισης στο Microsoft Excel, μπορείτε να κάνετε περαιτέρω ανάλυση σε αυτό. Δείτε πώς μπορείτε να το εξαγάγετε:
Βήμα 1: Στην κορδέλα του εργαλείου σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων, επιλέξτε Εξαγωγή αποτελεσμάτων, η οποία εκκινεί την Εξερεύνηση αρχείων.
Βήμα 2: Επιλέξτε τη θέση που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο.
Βήμα 3: Επιλέξτε Αποθήκευση.
Η ανάλυση σύγκρισης θα πρέπει τώρα να είναι διαθέσιμη στην αποθηκευμένη τοποθεσία σας.
Επίσης στο Guiding Tech
Αντιγράψτε τα αποτελέσματα σύγκρισης στο Πρόχειρο
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα σύγκρισης σε οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα εκτός από το Microsoft Excel, τότε η αντιγραφή στο πρόχειρο είναι η καλύτερη επιλογή. Δείτε πώς να το κάνετε:
Βήμα 1: Στην κορδέλα του εργαλείου σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων, επιλέξτε Αντιγραφή αποτελεσμάτων στο πρόχειρο.
Βήμα 2: Εκκινήστε μια εφαρμογή για να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Βήμα 3: Επιλέξτε Ctrl + V στο πληκτρολόγιό σας για επικόλληση.
Περιορισμοί υπολογιστικών φύλλων Σύγκριση
Αυτό αφορά τον τρόπο χρήσης του Microsoft Spreadsheet Compare για να συγκρίνετε διαφορετικές εκδόσεις ενός αρχείου Excel. Ωστόσο, το εργαλείο έχει έναν σημαντικό περιορισμό στο ότι οι αλλαγές που σημειώνονται στα συγκριτικά βιβλία εργασίας δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτές ή να απορριφθούν. Το εργαλείο δείχνει μόνο φύλλα excel δίπλα-δίπλα και επισημαίνει τις αλλαγές για να διευκολύνει τους χρήστες να τις αναγνωρίσουν.