Κορυφαίες 13 συμβουλές και κόλπα για τις ετικέτες Gmail για να τις οργανώσετε και να τις διαχειριστείτε

Μπορείς να προσθέσεις Ετικέτες στο Gmail για να εντοπίσετε τα σημαντικά και να τα οργανώσετε συστηματικά. Το Gmail σάς δίνει μερικές προκαθορισμένες ετικέτες όπως π.χ Σκουπίδια, Ανεπιθύμητα και Πρόχειρα. Θα μοιραστούμε συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε τις νέες ετικέτες Gmail για να κατηγοριοποιήσετε και να οργανώσετε όλα τα υπάρχοντα και εισερχόμενα email σας.

Ένα από τα ωραία πράγματα για το Labels είναι ότι ένα μόνο email μπορεί να έχει πολλές ετικέτες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες για email με βάση την προτεραιότητα εργασιών (υψηλής προτεραιότητας, χαμηλή προτεραιότητα), τα άτομα (διαχειριστής, συντάκτης), το θέμα, τον τύπο και άλλα.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε και να διαχειριστείτε τις ετικέτες στο Gmail.

Πού βλέπετε ετικέτες

Μπορείτε να προβάλετε ετικέτες από την αριστερή πλαϊνή γραμμή στην έκδοση Ιστού του Gmail. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε ετικέτα για να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα σε αυτήν. Εναλλακτικά, θα βρείτε τις ετικέτες πριν από το θέμα του email στη λίστα των email.

Θα βρείτε επίσης ετικέτες δίπλα στο θέμα του email όταν ανοίγετε το email.

1. Δημιουργία ετικετών στο Gmail

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε μια ετικέτα από τον ιστότοπο του Gmail. Αρχικά, ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στο Δημιουργία νέας ετικέτας από την αριστερή πλαϊνή γραμμή. Εάν δεν το βλέπετε απευθείας, κάντε κλικ στο Περισσότερα > Δημιουργία νέας ετικέτας.

Θα ανοίξει το αναδυόμενο παράθυρο Νέα ετικέτα. Πληκτρολογήστε το όνομα της ετικέτας σας και κάντε κλικ στο Δημιουργία. Η νέα ετικέτα θα εμφανίζεται στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.

Ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε μια ετικέτα είναι από ένα ίδιο το email. Ας υποθέσουμε ότι διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να το προσθέσετε σε μια ετικέτα. Αλλά δεν βρίσκετε κατάλληλη ετικέτα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ετικέτα αμέσως.

Για αυτό, ανοίξτε το email. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Label στο επάνω μέρος και επιλέξτε Create new label από το μενού. Πληκτρολογήστε το όνομα και πατήστε Δημιουργία.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ετικέτες από την εφαρμογή Gmail Android. Ωστόσο, μπορείτε να το κάνετε στην εφαρμογή iOS.

2. Προσθήκη ετικέτας στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αφού δημιουργήσετε ετικέτες, ήρθε η ώρα να τις εφαρμόσετε στα email σας. Για αυτό, ανοίξτε το απαιτούμενο email. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ετικέτες. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στις ετικέτες που θέλετε να εφαρμόσετε στο email σας και πατήστε το κουμπί Εφαρμογή.

Όταν εφαρμόζετε μια ετικέτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα συνεχίσει να έχει μία από τις υπάρχουσες ετικέτες, όπως Εισερχόμενα, Ενημέρωση, κ.λπ., όπου έφτασε αρχικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η προσθήκη μιας ετικέτας δεν θα την αφαιρέσει από αυτούς τους φακέλους. Έτσι, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό από τα κύρια εισερχόμενα και την προστιθέμενη ετικέτα. Σε περίπτωση που θέλετε να αφαιρέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπάρχουσες ετικέτες, ελέγξτε πώς να μετακινήσετε ετικέτες από την επόμενη ενότητα.

Υπόδειξη: Βρίσκω τι είναι ένα φόρουμ στο Gmail και πώς να δημιουργήσετε ένα.

Επίσης στο Guiding Tech

3. Μετακινήστε ένα email σε μια ετικέτα

Εάν θέλετε καθαρά εισερχόμενα, μπορείτε να αφαιρέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ετικέτας Εισερχόμενα και να τα διατηρήσετε μόνο στις αποκλειστικές ετικέτες τους. Όταν το κάνετε αυτό, θα βρείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο κάτω από τις ετικέτες που έχουν προστεθεί σε αυτό και όχι στα κύρια εισερχόμενα.

Μπορείτε να μετακινήσετε ένα email σε μια ετικέτα με τρεις τρόπους. Αρχικά, ανοίξτε το απαιτούμενο email και κάντε κλικ στο εικονίδιο Μετακίνηση σε. Επιλέξτε την απαιτούμενη ετικέτα από το μενού.

Δεύτερον, προσθέστε πρώτα την απαιτούμενη ετικέτα στο email σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο σταυρού δίπλα στις ετικέτες από τις οποίες θέλετε να αφαιρέσετε το email. Ας πούμε Εισερχόμενα. Κρατήστε μόνο τις ετικέτες όπου θέλετε να εμφανίζεται το email.

Τέλος, σύρετε και αποθέστε το email από τη λίστα email στην απαιτούμενη ετικέτα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.

Υπόδειξη: Βρίσκω τι είναι ένα αρχείο στο Gmail και πώς να αρχειοθετήσετε τα email.

4. Προσθήκη χρώματος στις ετικέτες

Για να αναγνωρίζετε εύκολα τα email σας, μπορείτε να κωδικοποιήσετε χρώμα τις ετικέτες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κόκκινο χρώμα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υψηλής προτεραιότητας ή να προσθέσετε χρώματα επωνυμίας σε ετικέτες κ.λπ. Οι έγχρωμες ετικέτες θα εμφανιστούν στη λίστα των email.

Για να προσθέσετε ένα χρώμα σε οποιαδήποτε ετικέτα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την ετικέτα από την αριστερή πλαϊνή γραμμή. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος ή στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο όνομα της ετικέτας. Επιλέξτε χρώμα ετικέτας από το μενού. Στη συνέχεια επιλέξτε ένα χρώμα από τη λίστα. Εάν δεν σας αρέσουν τα χρώματα που προσφέρονται, κάντε κλικ στο Προσθήκη προσαρμοσμένου χρώματος.

5. Μετονομασία ετικετών

Για να μετονομάσετε οποιαδήποτε ετικέτα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο όνομα της ετικέτας της αριστερής πλευρικής γραμμής. Επιλέξτε Επεξεργασία. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για την ετικέτα σας. Θα εφαρμοστεί αυτόματα στα email κάτω από αυτήν την ετικέτα.

6. Δημιουργήστε ένθετες ετικέτες

Οι ένθετες ετικέτες είναι σαν υποφάκελοι. Έχετε την κύρια ετικέτα και, στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένθετες ετικέτες κάτω από αυτήν. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να οργανώσετε περαιτέρω τα email σας με πολύ καλύτερο τρόπο. Το email θα εμφανίζεται μόνο στις ένθετες ετικέτες. Αλλά στο όνομα της ετικέτας θα προστεθούν τα ονόματα όλων των κορυφαίων ετικετών. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε μια κύρια ετικέτα Λογαριασμών ακολουθούμενη από ένθετες ετικέτες – ρεύμα, φυσικό αέριο, νερό κ.λπ.

Υπόδειξη: Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές ιεραρχίες ετικετών, δηλαδή, μπορείτε να έχετε μια υποετικέτα κάτω από μια ένθετη ετικέτα.

Για να δημιουργήσετε μια υποετικέτα κάτω από μια ετικέτα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο όνομα της ετικέτας. Επιλέξτε Προσθήκη υποετικέτας.

Εναλλακτικά, ενώ δημιουργείτε μια ετικέτα, πρέπει να έχετε παρατηρήσει την ετικέτα Nest κάτω από την επιλογή νέας ετικέτας. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα του και επιλέξτε την ετικέτα κάτω από την οποία θέλετε να είναι η υποετικέτα.

Υπόδειξη: Για να τοποθετήσετε μια υπάρχουσα ετικέτα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες δίπλα της. Επιλέξτε Επεξεργασία. Στη συνέχεια, από το αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε Ετικέτα Nest κάτω.

7. Αφαίρεση ετικέτας από ένα email

Για να αφαιρέσετε μια ετικέτα από ένα email, ανοίξτε το email. Τώρα κάντε κλικ στο εικονίδιο σταυρού δίπλα στο όνομα της ετικέτας για να το αφαιρέσετε. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο κουμπί Αφαίρεση ετικέτας στο επάνω μέρος. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε την επιλογή των ετικετών που δεν χρειάζεστε από την επιλογή Ετικέτες.

8. Αφαιρέστε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ετικέτα

Μερικές φορές, θέλετε να αφαιρέσετε μια συγκεκριμένη ετικέτα από πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιήσετε την παραπάνω μέθοδο, αυτό θα είναι χρονοβόρο. Υπάρχει καλύτερη εναλλακτική.

Ανοίξτε την απαιτούμενη ετικέτα από την αριστερή πλαϊνή γραμμή στο Gmail. Θα βρείτε όλα τα email με αυτήν την ετικέτα. Επιλέξτε τα email από τα οποία θέλετε να αφαιρέσετε την ετικέτα. Αφού το επιλέξετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αφαίρεση ετικέτας στο επάνω μέρος.

Επίσης στο Guiding Tech

9. Βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς ετικέτες

Προτού αφαιρέσετε ετικέτες, ελέγξτε αν το email έχει ετικέτες. Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχει ετικέτα, δεν θα το βρείτε στα Κύρια εισερχόμενα. Τέτοια ορφανά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνουν στο φάκελο Όλα τα μηνύματα στον οποίο μπορείτε να προσπελάσετε από την αριστερή πλαϊνή γραμμή.

10. Συγχώνευση ετικετών

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συγχωνεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από δύο υπάρχουσες ετικέτες Gmail σε μια νέα ετικέτα. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να επιτευχθεί αυτό.

Αρχικά, δημιουργήστε μια νέα ετικέτα. Στη συνέχεια, επιλέξτε όλα τα email από την πρώτη ετικέτα και σύρετε και αποθέστε στη νέα ετικέτα. Ομοίως, μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη δεύτερη ετικέτα στη νέα ετικέτα. Στη συνέχεια, διαγράψτε τις δύο πρώτες ετικέτες.

Υπόδειξη: Αντί για μεταφορά και απόθεση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Μετακίνηση σε για να μετακινήσετε ετικέτες.

Στη δεύτερη μέθοδο, πρέπει να λάβετε τη βοήθεια της αναζήτησης του Gmail. Αρχικά, δημιουργήστε μια νέα ετικέτα. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα των ετικετών που θέλετε να συγχωνεύσετε στη γραμμή αναζήτησης. Θα πρέπει να έχουν τη μορφή' label: name1 Ή label: name2', όπου το name1 και το name 2 είναι τα ονόματα των ετικετών. Για παράδειγμα, ετικέτα: σημειώσεις Ή ετικέτα: GT. Επιλέξτε όλα τα email που εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Σύρετε και αποθέστε στη νέα ετικέτα ή χρησιμοποιήστε την επιλογή Μετακίνηση σε. Διαγράψτε τις αρχικές ετικέτες.

Υπόδειξη: Εάν το όνομα της ετικέτας σας έχει κενό, αντικαταστήστε το με παύλα -.

11. Αυτόματη προσθήκη ετικετών σε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με τη βοήθεια των φίλτρων Gmail, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο όπου τα λαμβανόμενα email που πληρούν τα κριτήρια φίλτρου θα εφαρμόζουν αυτόματα μια συγκεκριμένη ετικέτα.

Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στο Gmail. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων από το μενού.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στην καρτέλα Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου φίλτρου.

Βήμα 3: Ορίστε τα κριτήρια του φίλτρου στο αναδυόμενο παράθυρο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση Θέμα ή Από το email. Κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου.

Βήμα 4: Θα σας ζητηθεί να επιλέξετε μια ενέργεια για το φίλτρο. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Εφαρμογή ετικέτας και επιλέξτε την ετικέτα από τη λίστα. Κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου.

12. Εμφάνιση ή Απόκρυψη ετικετών

Η αριστερή πλαϊνή γραμμή στο Gmail μπορεί να φιλοξενήσει 500 ετικέτες. Είμαι βέβαιος ότι δεν θα απαιτούσατε τόσες πολλές ετικέτες. Ωστόσο, αντί να διαγράφετε ετικέτες, μπορείτε να αποκρύψετε τις ετικέτες ώστε να μην εμφανίζονται στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τις απαιτούμενες ετικέτες.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες της ετικέτας στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Εμφάνιση/απόκρυψη όπου απαιτείται, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Εναλλακτικά, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις Gmail > Ετικέτες. Εδώ θα δείτε όλες τις ετικέτες, συμπεριλαμβανομένων των ετικετών συστήματος. Απόκρυψη ή εμφάνιση τους σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Υπόδειξη: Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή email στο Gmail.

13. Διαγραφή ετικέτας

Εάν δεν χρειάζεστε καθόλου ετικέτα, μπορείτε να τη διαγράψετε. Η διαγραφή μιας ετικέτας δεν θα διαγράψει τα συσχετισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα συνεχίσουν να εμφανίζονται σε άλλες ετικέτες εάν προστεθούν. Ωστόσο, εάν δεν προστεθεί καμία ετικέτα, θα τις βρείτε στον φάκελο Όλα τα μηνύματα, όπως φαίνεται παραπάνω.

Σημείωση: Η διαγραφή μιας ετικέτας θα διαγράψει όλες τις δευτερεύουσες ετικέτες της.

Για να διαγράψετε μια ετικέτα, ανοίξτε το μενού από το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες της ετικέτας. Επιλέξτε Κατάργηση ετικέτας. Εναλλακτικά, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις Gmail > Ετικέτα. Πατήστε Κατάργηση δίπλα στην ετικέτα σας.

Επίσης στο Guiding Tech

Οργανώστε το Gmail

Οι ετικέτες είναι μόνο ένας από τους τρόπους οργάνωσης των εισερχομένων σας στο Gmail. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες δυνατότητες, όπως αρχειοθέτηση, καρτέλες κ.λπ. Ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας για πώς να οργανώσετε αποτελεσματικά το Gmail.