3 κρυφές λειτουργίες στο Outlook.com για αύξηση της παραγωγικότητας

Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά email του Outlook, είναι πιθανώς επειδή είστε τουλάχιστον ένα ήπια λειτουργικό και παραγωγικό ανθρώπινο ον που συνεισφέρει στην κοινωνία. Για αυτό, συγχαρητήρια. Αλλά υπάρχει πάντα λίγο περισσότερο περιθώριο για οποιονδήποτε να αυξήσει την παραγωγικότητα και να πάρει τα πράγματα σε μια βαθμίδα.

Ίσως κάποια κρυμμένα δυνατότητες στο Outlook Δεν θα αλλάξουν αρκετά τη ζωή για να εκτοξεύσουν ξαφνικά τις δεξιότητές σας στην παραγωγικότητα, αλλά αυτές οι δυνατότητες θα σας βοηθήσουν τουλάχιστον να ξοδέψετε λιγότερο από τον πολύτιμο χρόνο σας προσπαθώντας να ταξινομήσετε τα email. Δώστε τους λοιπόν μια ευκαιρία.

1. Απαλλαγείτε γρήγορα από ανεπιθύμητη αλληλογραφία με το Sweep

Μπορεί να έχετε δει το Σκούπισμα κουμπί που βρίσκεται στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του Outlook.com, αλλά δεν ξέρω τι κάνει. Σου επιτρέπει κυριολεκτικά να σκουπίζεις την ακαταστασία στα εισερχόμενά σου γρήγορα και αποτελεσματικά. Όταν προβάλλετε ένα email, κάντε κλικ 

Σκούπισμα για να εμφανίσετε γρήγορες ενέργειες που αντιστοιχούν σε αυτό το email, μελλοντικά email ή τον αποστολέα του.

Για παράδειγμα, εάν λάβετε ένα email ως μέρος ενός ενημερωτικού δελτίου που θέλετε να φροντίζει αυτόματα το Outlook, μπορείτε να έχετε το Sweep από πάνω. Μπορείτε να διαγράψετε αυτόματα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον αποστολέα από τα εισερχόμενά σας, να αποκλείσετε όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα, να διατηρήσετε το πιο πρόσφατο και διαγράψτε αυτόματα τα υπόλοιπα από αυτόν τον αποστολέα ή διαγράψτε πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα παλαιότερο των 10 ετών μέρες.

Το Sweep είναι προσαρμόσιμο και προσαρμόσιμο σε διαφορετικούς φακέλους και κατηγορίες, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε να αρχειοθετήσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Διαχειριστείτε και προσαρμόστε τις κατηγορίες σας του Outlook

Είτε το γνωρίζετε είτε όχι, πιθανότατα χρησιμοποιείτε το Outlook Κατηγορίες χαρακτηριστικό. Αυτό ταξινομεί αυτόματα διάφορους τύπους email σε κατάλληλους έξυπνους φακέλους και αναδεικνύει περιεχόμενο που αξίζει να εστιάσετε. Η κατηγορία Φωτογραφίες εμφανίζει όλες τις φωτογραφίες σε ένα email και τις παρουσιάζει σε μια ωραία συλλογή, ενώ η κατηγορία Ενημερώσεις αποστολής σάς παρέχει τον κώδικα παρακολούθησης και ενημερώσεις σε ένα πακέτο.

Αλλά αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι αυτές οι κατηγορίες είναι πλήρως προσαρμόσιμες και υπάρχουν πολύ περισσότερες διαθέσιμες σε εσάς από αυτές που θα μπορούσατε να έχετε ενεργοποιήσει στην πλαϊνή γραμμή. Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας κατηγορίες και να ορίσετε κανόνες για τα email που εμπίπτουν σε αυτές.

Για να προσαρμόσετε τις κατηγορίες, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία του Outlook.com και επιλέξτε Διαχείριση κατηγοριών από το μενού. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ποιες από τη μεγάλη λίστα κατηγοριών θέλετε να ενεργοποιήσετε (φιλτράρετε) και ποιες θέλετε να εμφανίζεται συγκεκριμένα στο μενού φακέλων για γρήγορη πρόσβαση.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας κατηγορία κάνοντας κλικ Νέα κατηγορία.

Υπόδειξη: Για να χρησιμοποιήσετε μια νέα κατηγορία, σκεφτείτε να κάνετε κλικ Διαχείριση κανόνων στο Ρυθμίσεις μενού και κάνοντας έναν κανόνα για να ταξινομεί αυτόματα διάφορους τύπους email σε αυτή την κατηγορία.

3. Το Outlook.com διαθέτει πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου

Είσαι συντόμευση πληκτρολογίου φανατικός? Ή ίσως απλώς αναζητάτε πιο γρήγορους τρόπους για να ολοκληρώσετε κοινές εργασίες στο Outlook. Είτε έτσι είτε αλλιώς, το Outlook διαθέτει μια συντόμευση πληκτρολογίου για σχεδόν κάθε λειτουργία email που χρησιμοποιείτε. Υπάρχουν δεκάδες που καλύπτουν τα πάντα, από τη σύνταξη ενός email έως την ανάγνωση ενός έως την ανάληψη δράσης.

Για να δείτε την πλήρη λίστα των συντομεύσεων πληκτρολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, απλώς πατήστε το ? κλειδί οπουδήποτε στο Outlook.com. Μπορείτε επίσης να δείτε το εύχρηστο στιγμιότυπο οθόνης παραπάνω.

Πώς χρησιμοποιείτε το Outlook.com;

Τώρα που ξέρετε πώς να «σκουπίζετε» τα μηνύματά σας, προσαρμόστε τις έξυπνες κατηγορίες σας και κινηθείτε με με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, είστε στο δρόμο για να γίνετε επαγγελματίας του Outlook – και κάποιος που μπορεί να αντεπεξέλθει στο κουραστικό έργο του ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.