Top 15 Cool Outlook για iOS Συμβουλές για να το χρησιμοποιήσετε σαν επαγγελματίας
Miscellanea / / November 29, 2021
Η Microsoft έχει μια ασυνήθιστη ικανότητα να δημιουργεί συνεχώς εκπληκτικές εφαρμογές για κινητά. Συχνά σε κάνει να αναρωτιέσαι πώς στο καλό μπέρδεψαν τα Windows Phone, σωστά? Και όπως ήταν αναμενόμενο, το Outlook για iOS δεν αποτελεί εξαίρεση.
Εάν το άγονο σύνολο χαρακτηριστικών στην εγγενή εφαρμογή Mail της Apple απλά δεν σας το κόβει πια, τότε το Outlook θα πρέπει να είναι μια ανάσα φρέσκου αέρα. Είτε πρόκειται για τη ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων είτε για τον προγραμματισμό των ληφθέντων email για αργότερα, η εφαρμογή αποστολής email της Microsoft απλώς σπάει το καλούπι.
Λόγω του τεράστιου αριθμού χαρακτηριστικών που ενσωματώνονται, τα πράγματα μπορεί να γίνουν συντριπτικά. Για παράδειγμα, τι διάολο είναι το Focused Inbox; Ή μπορείτε ακόμη και να εκτελέσετε μια κανονική απάντηση; Αν μόλις εγκαταστήσατε το Outlook για iOS, σίγουρα θα μπερδευτείτε.
Ευτυχώς, το μόνο που χρειάζεται είναι λίγο ψάξιμο για να εξοικειωθείτε με αυτήν την καταπληκτική εφαρμογή και να την εξημερώσετε όπως θέλετε να λειτουργεί. Και αυτοί οι έξυπνοι δείκτες θα σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό ακόμα πιο γρήγορα.
1. Εκπαιδεύστε τα εστιασμένα εισερχόμενά σας
Το Focused Inbox είναι ενοχλητικό. Τουλάχιστον είναι η πρώτη φορά που ξεκινάτε το Outlook για iOS. Αλλά μόλις μάθετε πώς λειτουργεί το πράγμα, είναι απλά εκπληκτικό.
Θεωρήστε το ένα είδος φίλτρου που εμφανίζει μόνο σημαντικά μηνύματα. Η εφαρμογή χρησιμοποιεί διάφορους αλγόριθμους μηχανικής εκμάθησης για πολλά πράγματα - όπως απαντήσεις και συχνότητα μηνυμάτων - για να προσδιορίσει τι εμφανίζεται μέσα σε αυτήν με την πάροδο του χρόνου.
Φυσικά, το Focused Inbox δεν είναι τέλειο και θα βλέπετε άχρηστα email να μπαίνουν κρυφά σε αυτό από καιρό σε καιρό. Ή χειρότερα, βρείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν μεταβιβαστεί στα Άλλα Εισερχόμενα.
Ευτυχώς, μπορείτε να προωθήσετε γρήγορα την ταχύτητα εκμάθησης της εφαρμογής ταξινομώντας με μη αυτόματο τρόπο τα λανθασμένα κατηγοριοποιημένα email.
Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε ένα email, πατήστε το εικονίδιο Horizontal Ellipsis στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και, στη συνέχεια, πατήστε ένα Μετακίνηση σε άλλα Εισερχόμενα ή Μετακίνηση σε Εστιασμένα Εισερχόμενα ανάλογα με τα εισερχόμενα στα οποία θέλετε πραγματικά να μεταβείτε παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μελλοντικός.
Αφού το κάνετε αυτό για λίγο, θα πρέπει να βρείτε μια πολύ «εστιασμένη» εμπειρία με τα εισερχόμενα email σας.
2. Τροποποίηση προεπιλεγμένων ειδοποιήσεων
Μόλις μάθατε να εκπαιδεύετε τα Εστιασμένα Εισερχόμενα ώστε να λειτουργεί καλύτερα. Αλλά φυσικά, θα θέλατε να γνωρίζετε τουλάχιστον ότι έχετε νέα αλληλογραφία και στα Άλλα Εισερχόμενά σας. Και λαμβάνοντας υπόψη ότι το Outlook για iOS μπορεί να κατηγοριοποιήσει λανθασμένα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από επαφές που προστέθηκαν πρόσφατα, είναι πάντα καλύτερο να παραμείνετε ενήμεροι.
Από προεπιλογή, η εφαρμογή παρέχει ειδοποιήσεις push μόνο για τα Εστιασμένα Εισερχόμενα. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να λαμβάνετε παρόμοιες ειδοποιήσεις για αλληλογραφία που λαμβάνετε και στα Άλλα Εισερχόμενα.
Ξεκινήστε πατώντας το εικονίδιο σε σχήμα χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
Στο μενού που εμφανίζεται, πατήστε το εικονίδιο Ρυθμίσεις σε σχήμα γρανάζι.
Τώρα βρίσκεστε στον πίνακα "Ρυθμίσεις". Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Αλληλογραφία και, στη συνέχεια, πατήστε Ειδοποιήσεις.
Στην οθόνη Ειδοποιήσεις αλληλογραφίας, πατήστε Εστίαση και άλλα Εισερχόμενα.
Θα πρέπει τώρα να λαμβάνετε ειδοποιήσεις push για όλα τα email που λαμβάνετε. Φυσικά, μπορείτε επίσης να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις push — πατήστε Καμία — εάν θέλετε να βασίζεστε αποκλειστικά σε εικονίδια και ήχους σημάτων.
Υπόδειξη: Το Outlook σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε πλήρως τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων ξεχωριστά για κάθε λογαριασμό email που προσθέτετε σε αυτό.
Και μιλώντας για ήχους, μπορείτε να τροποποιήσετε τις προεπιλεγμένες ειδοποιήσεις ήχου τόσο για τα εισερχόμενα όσο και για τα εξερχόμενα email, απευθείας από την οθόνη Ειδοποιήσεις αλληλογραφίας.
3. Προγραμματίστε τη λήψη email για αργότερα
Έχετε ένα σημαντικό email από τη δουλειά; Αντί απλώς να διαβάσετε και να ξεχάσετε το όλο θέμα στη συνέχεια, το Outlook διαθέτει μια εξαιρετική δυνατότητα που ονομάζεται προγραμματισμός email που σας επιτρέπει να λαμβάνετε το ίδιο email αργότερα.
Τι θα λέγατε μετά το μεσημεριανό γεύμα σήμερα; Ή μήπως αύριο μόλις φτάσετε για δουλειά; Κανένα θέμα. Ας αλλάξουμε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να λαμβάνετε ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα.
Αφού ανοίξετε το email, πατήστε το εικονίδιο Horizontal Ellipsis στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Χρονοδιάγραμμα.
Εάν αυτή είναι η πρώτη σας φορά, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν φάκελο για να αποθηκεύετε προσωρινά τα προγραμματισμένα email σας. Μόλις το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε μια προκαθορισμένη ώρα — ή ορίστε τη δική σας ώρα — και, στη συνέχεια, πατήστε Χρονοδιάγραμμα.
Αυτό είναι. Θα πρέπει τώρα να λάβετε το ίδιο email στα εισερχόμενά σας την καθορισμένη ώρα. Μην ανησυχείτε πια μήπως ξεχάσετε πράγματα ή φράξετε τη λίστα υποχρεώσεων σας. Και φυσικά, όχι άλλες δικαιολογίες.
Σημείωση: Μόλις προγραμματίσετε ένα email, δεν θα το βρείτε στα εισερχόμενά σας μέχρι να το λάβετε την προγραμματισμένη ώρα. Φυσικά, μπορείτε ακόμα να έχετε πρόσβαση σε αυτό μέσω του φακέλου που δημιουργήσατε για να αποθηκεύσετε τα προγραμματισμένα email σας.
4. Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων
Ο προγραμματισμός email είναι μια πολύ καλή δυνατότητα. Τι γίνεται, όμως, αν είστε διακοπές — ή απλώς χαλαρώνετε στο σπίτι — και δεν θέλετε να ασχοληθείτε με άμεσο πρόβλημα στη δουλειά; Λύση — αυτόματες απαντήσεις.
Απλώς ορίστε μια αυτόματη απάντηση με οποιονδήποτε λόγο ή δικαιολογία έρχεται στο μυαλό σας. Και στη συνέχεια, όποιος σας στέλνει ένα email θα λάβει μια αυτοματοποιημένη απάντηση αμέσως. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον λογαριασμό email σας από την ενότητα Λογαριασμοί στις Ρυθμίσεις του Outlook.
Στην επόμενη οθόνη, πατήστε Αυτόματες απαντήσεις.
Ενεργοποιήστε το διακόπτη δίπλα στις Αυτόματες απαντήσεις και προσθέστε την απάντησή σας. Το Outlook για iOS θα πρέπει τώρα να το χρησιμοποιεί για να απαντά αυτόματα σε τυχόν εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημείωση: Απλώς απενεργοποιήστε το διακόπτη δίπλα στις Αυτόματες απαντήσεις όταν θέλετε να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα.
5. Εκτέλεση κανονικών απαντήσεων
Το Outlook για iOS είναι πολύ διαισθητικό, αλλά υπάρχει μόνο ένα σημαντικό ελάττωμα που μπορεί να τρελάνει οποιονδήποτε. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει την εφαρμογή για λίγο, ίσως έχετε αναρωτηθεί πού είναι το κουμπί Απάντηση, σωστά; Το Outlook χρησιμοποιεί μια δυνατότητα Γρήγορης απάντησης από προεπιλογή που απλώς δεν την κόβει μερικές φορές, ειδικά όταν πρόκειται για την προσθήκη διευθύνσεων CC ή BCC στις απαντήσεις σας.
Ευτυχώς, η εφαρμογή διαθέτει μια πλήρη επιλογή απάντησης. Ωστόσο, είναι κρυμμένο.
Αφού ανοίξετε ένα email, πατήστε το εικονίδιο Horizontal Ellipsis κάτω από την ετικέτα ώρας. Υπάρχει ένα άλλο παρόμοιο εικονίδιο στο επάνω μέρος της οθόνης. Μην μπερδεύεστε λοιπόν.
Και εκεί το έχετε.
Ενώ η διαδικασία σκέψης πίσω από τη Γρήγορη απάντηση είναι αρκετά καλή, η Microsoft θα έπρεπε να έχει κάνει την τυπική επιλογή απάντησης λίγο πιο ορατή. Ελπίζουμε ότι η Microsoft θα το αντιμετωπίσει σε μελλοντική ενημέρωση.
Επίσης στο Guiding Tech
6. Αλλαγή προεπιλεγμένων ενεργειών ολίσθησης
Οι προεπιλεγμένες ενέργειες ολίσθησης για τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αρκετά βαρετές — ποιος πραγματικά θέλει να προγραμματίζει και να αρχειοθετεί συνεχώς; Εάν θέλετε μια διαφορετική λειτουργικότητα με τις ενέργειες σάρωσης αριστερά και δεξιά, το Outlook για iOS σάς επιτρέπει να τις τροποποιείτε εύκολα.
Ξεκινήστε μεταβαίνοντας στον πίνακα ρυθμίσεων του Outlook. Μόλις μπείτε, πατήστε Επιλογές ολίσθησης.
Θα πρέπει τώρα να δείτε δύο επιλογές — Σύρετε προς τα δεξιά και Σαρώστε προς τα αριστερά.
Πατήστε σε ένα και μπορείτε να επιλέξετε μια δέσμη ενεργειών στις οποίες μπορείτε να αλλάξετε — Επισήμανση ως ανάγνωση, Διαγραφή, Σημαία κ.λπ.
Ή εάν θέλετε να αποτρέψετε τυχόν τυχαίες ενέργειες ολίσθησης, απλώς πατήστε Καμία.
7. Καιρός να φύγουμε
Θα θέλατε να λαμβάνετε υπενθυμίσεις όταν πλησιάζετε πιο κοντά σε σημαντικά συμβάντα ημερολογίου; Και όχι μόνο τακτικές ειδοποιήσεις, αλλά αυτές που επηρεάζουν την τρέχουσα τοποθεσία σας, τους χρόνους διέλευσης, και γύρω από την κυκλοφορία μόνο για να μπορείτε να φτάσετε όπου θέλετε με αρκετό χρόνο στο χέρι; Λοιπόν, αυτό είναι πολύ απλό χάρη στη λειτουργία Time To Leave στο Outlook για iOS.
Σημείωση: Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για λογαριασμούς Outlook.com, Office 365 και Gmail.
Μόλις ενεργοποιήσετε το Time to Leave για τον λογαριασμό email σας μέσω του πίνακα Ρυθμίσεις, περιμένετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις push την πιο βέλτιστη στιγμή για να μεταβείτε σε προγραμματισμένες εκδηλώσεις.
Και για τη διευκόλυνσή σας, το Time To Leave βγάζει ακόμη και έναν χάρτη για εσάς, με οδηγίες για την εκδήλωση. Πολύ ωραία πράγματα, ε;
8. Αλλάξτε το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησής σας
Το iOS είναι πολύ ανένδοτο όταν πρόκειται να διατηρήσει το Safari ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης για την προβολή ιστοσελίδων εντός των εφαρμογών σε iPhone και iPad. Αλλά το Outlook για iOS σάς επιτρέπει να το αλλάξετε αυτό.
Εάν σας αρέσει να χρησιμοποιείτε το Chrome ή Το δικό του πρόγραμμα περιήγησης για κινητά Edge της Microsoft, στη συνέχεια μπορείτε να αλλάξετε το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης που χρησιμοποιεί το Outlook για να ανοίγει συνδέσμους εντός των ληφθέντων email.
Για να το κάνετε αυτό, πατήστε Άνοιγμα συνδέσμων με στην οθόνη Ρυθμίσεις του Outlook.
Τώρα, το μόνο που χρειάζεται είναι να επιλέξετε το αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης.
9. Διαφορετικές εφαρμογές για οδηγίες
Αλλάξατε λοιπόν το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης, αλλά τι γίνεται με την υπηρεσία χαρτογράφησης που χρησιμοποιεί το Outlook για iOS από προεπιλογή; Εάν δεν σας αρέσει να χρησιμοποιείτε τους Χάρτες της Apple έναντι των Χαρτών Google, μπορείτε να το αλλάξετε επίσης. Και αν ζείτε εκτός των Ηνωμένων Πολιτειών, τότε πραγματικά θα έπρεπε.
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στον πίνακα Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, πατήστε Άνοιγμα οδηγιών με.
Τώρα μπορείτε να επιλέξετε μια εφαρμογή τρίτου μέρους όπως οι Χάρτες Google ή το Waze.
10. Αλλαγή της προεπιλεγμένης υπογραφής του Outlook
Για μια μεγάλη εφαρμογή αποστολής email, η προεπιλεγμένη υπογραφή που εμφανίζεται στα αποσταλμένα email σας είναι απλά γελοία. Αποκτήστε το Outlook για iOS; Άντε, Microsoft!
Να βάλω κάτι καλύτερο, πατήστε Υπογραφή στην οθόνη Ρυθμίσεις.
Τώρα μπορείτε να προσθέσετε το όνομά σας, το επάγγελμά σας ή οτιδήποτε άλλο δεν σας αρέσει να πληκτρολογείτε κάθε φορά που στέλνετε ένα email.
Ειλικρινά, σχεδόν οτιδήποτε πρέπει να λειτουργεί αντί για αυτήν την ηλίθια διαφήμιση του Outlook, σωστά;
Επίσης στο Guiding Tech
11. Αυξήστε την ασφάλεια
Τι θα συμβεί αν κάποιος σας τραβήξει γρήγορα μια συσκευή σε αυτή τη σύντομη στιγμή ενώ η οθόνη του iPhone σας είναι ξεκλείδωτη; Αν λαμβάνετε συχνά εξαιρετικά ευαίσθητο ή προσωπικό email, στη συνέχεια σκεφτείτε να προσθέσετε ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας στο Outlook για iOS.
Στην οθόνη Ρυθμίσεις, θα πρέπει να έχετε μια επιλογή με την ένδειξη Touch ID ή Face ID.
Απλώς ενεργοποιήστε το και το Outlook για iOS είναι πλέον προστατευμένο από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
12. Ενεργοποιήστε με πρόσθετα
Το Outlook για iOS είναι γεμάτο δυνατότητες και σας επιτρέπει επίσης να βελτιώσετε τα πράγματα ακόμα περισσότερο συνδέοντας πρόσθετα. Είτε πρόκειται για απευθείας μεταφορά ενός μηνύματος στο Evernote είτε για απάντηση σε κάποιον με GIF, Αυτά τα πρόσθετα κάνουν πραγματικά το email αρκετά διασκεδαστικό.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα διαθέσιμα πρόσθετα, απλώς πατήστε Πρόσθετα στην οθόνη Ρυθμίσεις.
Βλέπετε κάτι χρήσιμο; Απλώς πατήστε το εικονίδιο «+» δίπλα του για να ενεργοποιήσετε το πρόσθετο αμέσως.
Τα ενεργοποιημένα πρόσθετα παρατίθενται αλφαβητικά και είναι προσβάσιμα πατώντας το εικονίδιο Horizontal Ellipsis κάτω από την ετικέτα χρόνου ενός ληφθέντος email.
13. Ενεργοποιήστε το γραφικό στοιχείο του Outlook
Το Time to Leave μπορεί να σώσει τη μέρα σας. Αλλά δεν θα σας αρέσει να παρακολουθείτε τα επερχόμενα γεγονότα πολύ νωρίτερα για να προγραμματίσετε ανάλογα; Τότε θα πρέπει πραγματικά να ενεργοποιήσετε το γραφικό στοιχείο του Outlook.
Για να το κάνετε αυτό, απλώς πατήστε το εικονίδιο Επεξεργασία στην πιο αριστερή Αρχική οθόνη.
Στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί «+» πριν από το εικονίδιο του Outlook για να εμφανιστεί το γραφικό στοιχείο του Outlook στην οθόνη κλειδώματος. Θα πρέπει τώρα να βλέπετε τα επερχόμενα συμβάντα στο γραφικό στοιχείο, εξοικονομώντας έτσι σημαντικό χρόνο, διαφορετικά θα ξοδευτείτε για τον μη αυτόματο έλεγχο του ημερολογίου του Outlook.
14. Αναζήτηση λογαριασμών για οτιδήποτε
Το Outlook για iOS είναι ένα θηρίο όταν πρόκειται για αναζήτηση πραγμάτων. Και σε αντίθεση με την εφαρμογή Mail για iOS, το Outlook σάς επιτρέπει να βρίσκετε οτιδήποτε —είτε είναι email, συνημμένα είτε επαφές— σε σχεδόν μηδενικό χρόνο. Επίσης, σαρώνει όλους τους προστιθέμενους λογαριασμούς email για σχετικά πράγματα, κάτι που είναι εξαιρετικά χρήσιμο όταν δεν έχετε ιδέα πού πρέπει να αρχίσετε να ψάχνετε πρώτα.
Λοιπόν, πώς το κάνετε αυτό; Βλέπετε αυτό το εικονίδιο αναζήτησης στο κάτω μέρος της οθόνης; Απλώς πατήστε το για να ξεκινήσετε.
Εισαγάγετε το ερώτημά σας στη συνέχεια και το Outlook θα πρέπει να βγάλει αμέσως όλα τα στοιχεία που ταιριάζουν. Για να φιλτράρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα, πατήστε αυτόν τον μικροσκοπικό διακόπτη με την ένδειξη "Συνημμένα" στα δεξιά της οθόνης.
15. Ενημερώνοντας τη διαθεσιμότητά σας
Δεν αρέσει σε όλους να βασίζονται συγχρονισμένα ημερολόγια ή RSVP για να προγραμματίσετε συναντήσεις. Τι θα συμβεί αν ένας δυνητικός επιχειρηματικός πελάτης —ή οποιοσδήποτε για εκείνο το θέμα— θέλει να συναντηθεί μαζί σας με τον παλιομοδίτικο τρόπο;
Αντί να ψαχουλεύετε και να μπερδεύετε πιθανώς τις ημερομηνίες και τις ώρες σας, το Outlook για iOS διαθέτει μια εξαιρετική δυνατότητα για να σας βοηθήσει μόνο σε αυτές τις περιπτώσεις.
Βλέπετε αυτό το μικροσκοπικό εικονίδιο ημερολογίου όταν συνθέτετε ή απαντάτε σε ένα μήνυμα; Απλώς πατήστε το και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή διαθεσιμότητας.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να ξεκινήσει το ημερολόγιο του Outlook. Απλώς πατήστε στις χρονοθυρίδες που θέλετε να επιλέξετε και θα τις δείτε να έχουν εισαχθεί απευθείας στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πολύ βολικό, σωστά;
Επίσης στο Guiding Tech
Ώρα να απελευθερώσετε το Outlook για iOS
Λοιπόν, αυτό είναι. Ώρα να αρχίσετε επιτέλους να χρησιμοποιείτε το Outlook για iOS για να ζηλέψουν όλοι. Φυσικά, θα πρέπει ακόμα να βρείτε έναν τόνο άλλων χρήσιμων επιλογών μέσα στην εφαρμογή. Το Outlook δεν θα σταματήσει να σας εκπλήσσει νωρίτερα, οπότε μην σταματήσετε να πειραματίζεστε.
Χρησιμοποιείτε άλλες ενδιαφέρουσες συμβουλές και κόλπα με την εφαρμογή Outlook που θέλετε να μοιραστείτε; Μη διστάσετε να αφήσετε ένα σχόλιο και να μας ενημερώσετε.